ガイド · 更新日 · 執筆：Buğra Sözeri
オンラインフォームで署名を集める方法
誰が署名するか事前にわからないこともあります。ボルダリングジムは来店する全員から免責同意書をもらう必要があり、学校はすべての保護者から同意を得る必要があり、イベントではボランティア全員にルールへ同意してもらう必要があります。まだメールアドレスを知らない相手に、書類を1件ずつメールで送ることはできません。公開署名リンク、つまり Web フォームは発想が逆です。リンクを1つ公開し、それを開いた人がそれぞれ自分の写しに署名します。
ステップごとの手順
- 署名者1人用のテンプレートを用意する. 免責同意書 や 医療同意書 などのテンプレートから始めるか、自分の PDF や Word ファイルをアップロードします。署名者が入力するフィールド（署名、日付、緊急連絡先などのテキスト欄）を配置します。
- Web フォームにする. eSignSimple で、テンプレートから Web フォームを作成します。/f/ で始まる公開リンクが発行されます。
- リンクを共有する. 予約ページ、確認メール、メールの署名欄にリンクを載せるか、受付用に QR コードとして印刷します。
- 署名者が入力して署名する. 各自がリンクを開き、名前とメールアドレスを入力し、フィールドを埋めてブラウザで署名します。アカウントもアプリも不要です。
- 提出内容を確認し、終わったらオフにする. 提出されたものはすべて、監査証跡付きの個別の署名済み書類としてダッシュボードに表示されます。シーズンやイベントが終わったらリンクをオフにすれば、すぐに署名の受け付けが止まります。
Web フォームとは？ 送信とどう違う？
書類を送信する場合は、署名者を自分で選びます。メールアドレスを入力すると相手に専用のリンクが届き、監査証跡にはそのアドレスに書類が届いたことが記録されます。Web フォーム は公開されています。誰が開くかわからないため、署名者が自分で名前とメールアドレスを入力します。それ以外は同じです。各自が自分の写しに署名し、あなたには証明書付きの完了した書類が届きます。
この違いで使い分けが決まります。Web フォームは、誰が署名してもよい定型の書類に最適です。免責同意書、権利放棄書、同意書、来訪者の誓約書、申込時の規約などです。交渉した契約書や、特定の個人が署名したことを確実にする必要があるものは、直接送信してください（書類を署名依頼に送る方法 を参照）。
提出ごとに何が記録される？
提出されたものは、それぞれダッシュボード上の個別の書類になります。監査証跡には署名者が入力した名前とメールアドレス、署名時刻、IP アドレスが記録され、完了証明書には署名済み PDF の SHA-256 フィンガープリントが含まれます。署名者にも署名済みの写しがメールで届くので、相手側にも記録が残ります。
これが何を証明するかははっきりさせておきましょう。そのメールアドレスと名前の人が、その時点で署名したことを示すものです。本人確認ではありません。大半の免責同意書や同意書では、これが業界標準です。eSignSimple の本人確認は近日提供予定で、まだ利用できません。本人確認 をご覧ください。
受付で QR コードを使う
来店時に免責同意書に署名してもらう最も簡単な方法は、カウンターに置いた QR コードです。好きな QR コード生成ツールで /f/ のリンクから QR コードを作って印刷し、並んでいる間に自分のスマホで署名してもらいましょう。署名ページはスマホのブラウザで動作するので、アプリのインストールは不要です。スマホが手元にない人には、受付のタブレットでリンクを開いてもらいます。
書類は短く、小さな画面でも読みやすくしておきましょう。署名と日付だけの2ページの免責同意書なら署名してもらえますが、12ページもあれば途中でやめられてしまいます。
Web フォームに向いているテンプレートは？
署名者が1人で、全員に同じ文面のものなら何でも向いています。アクティビティ向けの 免責同意書、フィットネス免責同意書、イベント免責同意書、施術向けの 医療同意書、撮影やイベント向けの 写真使用許諾書、モデルリリース、動画使用許諾書 などです。すべて テンプレートライブラリ で見られます。
賃貸借契約書のように2者が署名する書類は、フォームの署名者が1人なので Web フォームには向きません。そうした書類は複数の署名者で送ってください。複数の署名者に書類を送る方法 をご覧ください。
Web フォームか一括送信か
どちらも各自に自分の写しを渡します。違いは誰が始めるかです。一括送信 は、すでにリストがある場合に使います。名前とメールアドレスを貼り付けるか CSV をアップロードし、1回の送信で最大200人に送れて、各自に専用のリンクが届きます。Web フォームでは、相手のほうから来てもらいます。保護者のメールアドレスがわかっているなら同意書を一括送信すれば、誰がまだ署名していないか正確にわかります。わからないなら、リンクを公開しましょう。
上限と費用
各 Web フォームが受け付けるのは1時間あたり最大30件です。ボットによってダッシュボードが埋め尽くされるのを防ぐためで、忙しい受付でも十分な数です。提出1件ごとにプランの書類1件と数えられます。無料プランは月5件までなので試すには十分です。リンクを Web サイトに常設するなら、Personal は月額4.99ドルで無制限です。詳しくは Web フォーム のページをご覧ください。
私たちの見解
公開署名リンクは、小規模事業者向けの電子署名で最も過小評価されている機能です。ジム、スタジオ、家庭教師、NPO に複雑なワークフローは必要ありません。必要なのは、来訪者一人ひとりを記録付きの署名済み免責同意書に変えてくれるリンク1つです。署名者1人の定型書類に使い、本人性が重要なときは直接送信し、シーズンが終わったら古いリンクはオフにして、古い文面で署名が集まり続けないようにしましょう。
よくある質問
アカウントなしでフォームに署名してもらえますか？
はい。リンクを知っている人なら誰でも、名前とメールアドレスを入力してブラウザで署名できます。アカウントもアプリも不要です。
Web フォームで署名された免責同意書は法的に有効ですか？
米国、EU、その他多くの地域で、免責同意書への電子署名は一般に有効です。ただし、個々の免責同意書が実際に効力を持つかは、その文面と現地の法律によります。リスクが大きい場合は文面を専門家に確認してもらってください。
署名リンクの QR コードを作れますか？
はい。/f/ のリンクを好きな QR コード生成ツールに貼り付けて印刷すれば、署名者はスマホのカメラで読み取れます。
フォームでの署名の受け付けを止めるには？
ダッシュボードで Web フォームをオフにします。新しい署名の受け付けはすぐに止まり、提出済みのものはアカウントに残ります。
Web フォームに複数の署名者を設定できますか？
できません。Web フォームは署名者1人用のテンプレートから作成します。複数の人が署名する書類は、代わりに複数の署名者で送ってください。