ウェブフォーム（署名リンク）

「ウェブフォーム（署名リンク）」とは？

ウェブフォーム（署名フォーム、PowerForm、セルフサービスの署名リンクなどとも呼ばれます）とは、リンクを知っている人なら誰でも、送信者から個別に招待されなくても、自分で文書に記入して署名できるホスト型のページです。動かない契約書を、ウェブサイトに埋め込んだりメッセージで共有したりできるものに変えてくれます。

フォームはテンプレートから作ります。名前、メールアドレス、住所、署名など訪問者が記入する欄を指定し、リンクを公開します。誰かがリンクを開くと、情報を入力し、署名して送信します。サービスはその人用の完了済み文書を独自の監査証跡付きで作成し、必要ならこちら側の担当者に回して署名してもらうこともできます。

ヨガスタジオのオーナーがよい例です。新しい生徒全員に免責同意書をメールで送る代わりに、予約ページに同意書のリンクを置きます。生徒は最初のレッスンの前に署名し、オーナーは何もしなくても一人ひとりの完了記録を手にできます。フリーランスも、標準の受付時の合意書で同じことができます。

よくある誤解は、ウェブフォームは招待して署名してもらう方法より法的に弱い、というものです。適用される原則は同じで、署名する意思、電子で取引することへの同意、信頼できる記録です。本当の違いは本人確認です。リンクを知っていれば誰でも送信できるため、誰が署名したかは、招待した相手からではなく、入力された内容と監査証跡からわかります。

ウェブフォームはテンプレートをもとに作られ、一括送信のセルフサービス版のようなものです。一括送信は既知のリストに文書を送り出し、ウェブフォームは人々が自分で文書を取りに来られるようにします。

ウェブフォームを使うなら、送信後に何が起きるかを考えておきましょう。担当者が署名すべきか、完了した写しをどこに保管するか、公開リンクからの重複送信やいたずらの送信をどう見分けるかを決めておきます。メールアドレスを必須の欄にすれば、各署名者に署名した内容の写しを送れます。入力欄が1つ増えるごとに完了率は下がるので、フォームは短く保つのも大切です。公開リンクが今も最新版の文書を指しているか、定期的に見直してください。

私たちの見解：ウェブフォームは、免責同意書、同意書、簡単な受付時の合意書など、件数が多くリスクの低い文書にとても向いています。誰が署名したかが本当に重要な文書には、やはり直接の署名依頼のほうが適しています。

eSignSimple ではウェブフォームを利用できます。署名者が1人のテンプレートなら、どれでも公開リンクにでき、誰でもそのリンクを開いて名前とメールアドレスを入力し、ブラウザで署名できます。アカウントは不要です。リンクはいつでも無効にできます。完了した文書にはすべて、タイムスタンプ・IP アドレス・端末情報付きの監査証跡、完了証明書、公開の検証ページで確認できる SHA-256 ハッシュ値が付きます。この方法で公開する文書として特に多いのが免責同意書です。

「ウェブフォーム（署名リンク）」の具体例

クライミングジムが、来館者全員に最初の利用前に免責同意書へ署名してもらいたいと考えています。マネージャーは同意書を eSignSimple のテンプレートとして作り、ウェブフォームとして公開し、そのリンクを予約確認メールと受付の QR コードに載せます。来館者はスマートフォンでリンクを開き、情報を入力して署名します。送信ごとに、監査証跡付きの署名済み PDF が1通ずつ作られます。

関連する用語

• テンプレート: 電子署名のテンプレートとは、署名者の役割と入力欄をあらかじめ設定した再利用できる文書で、同じ契約書を設定し直さずに何度でも送れます。
• 一括送信: 一括送信とは、1つの文書やテンプレートを多数の受信者に一度に送り、各人がそれぞれ自分用の写しを受け取って署名できる機能です。
• 埋め込み署名（エンベデッド署名）: 埋め込み署名とは、署名者がメールのリンクから電子署名サービスのサイトへ移動するのではなく、自社のウェブサイトやアプリの中で文書に署名できるようにする仕組みです。
• 電子署名 API: 電子署名 API とは、ウェブアプリを操作する代わりに、ソフトウェアからプログラムで署名依頼の作成、送信、追跡、ダウンロードを行えるようにするインターフェースです。