Anleitung · Aktualisiert · Von Buğra Sözeri
Unterschriften mit einem Online-Formular sammeln
Manchmal wissen Sie vorher nicht, wer unterschreiben wird. Eine Kletterhalle braucht einen Haftungsausschluss von jedem, der hereinkommt, eine Schule die Einwilligung jedes Elternteils, eine Veranstaltung die Zustimmung jedes Helfers zu den Regeln. Jeder Person ein Dokument zu mailen, funktioniert nicht, wenn Sie die E-Mail-Adresse noch nicht haben. Ein öffentlicher Signaturlink, auch Webformular genannt, dreht das um: Sie veröffentlichen einen Link, und jede Person, die ihn öffnet, unterschreibt ihre eigene Kopie.
Schritt für Schritt
- Eine Vorlage mit einem Unterzeichner vorbereiten. Starten Sie mit einer Vorlage wie einem Haftungsausschluss oder einer medizinischen Einwilligungserklärung oder laden Sie Ihre eigene PDF- oder Word-Datei hoch. Platzieren Sie die Felder, die der Unterzeichner ausfüllt: Unterschrift, Datum und Textfelder wie einen Notfallkontakt.
- Daraus ein Webformular machen. Erstellen Sie in eSignSimple aus der Vorlage ein Webformular. Sie erhalten einen öffentlichen Link, der mit /f/ beginnt.
- Den Link teilen. Setzen Sie den Link auf Ihre Buchungsseite, in eine Bestätigungs-E-Mail oder in Ihre E-Mail-Signatur, oder drucken Sie ihn als QR-Code für den Empfang aus.
- Unterzeichner füllen aus und unterschreiben. Jede Person öffnet den Link, gibt Name und E-Mail-Adresse ein, füllt die Felder aus und unterschreibt im Browser. Weder Konto noch App sind nötig.
- Einsendungen prüfen und am Ende abschalten. Jede Einsendung erscheint in Ihrem Dashboard als eigenes unterschriebenes Dokument mit Audit-Trail. Endet die Saison oder Veranstaltung, schalten Sie den Link ab, und er nimmt sofort keine Unterschriften mehr an.
Was ist ein Webformular, und was unterscheidet es vom Versand?
Wenn Sie ein Dokument senden, wählen Sie den Unterzeichner: Sie geben seine E-Mail-Adresse ein, er erhält einen persönlichen Link, und der Audit-Trail zeigt, dass das Dokument an diese Adresse zugestellt wurde. Ein Webformular ist öffentlich. Sie wissen nicht, wer es öffnet, deshalb gibt der Unterzeichner Namen und E-Mail-Adresse selbst ein. Alles andere ist gleich: Er unterschreibt seine eigene Kopie, und Sie erhalten ein abgeschlossenes Dokument mit Zertifikat.
Dieser Unterschied entscheidet, wann Sie was nutzen. Webformulare sind ideal für Standarddokumente, die jeder unterschreiben könnte: Haftungsausschlüsse, Freigaben, Einwilligungserklärungen, Besuchervereinbarungen, Bedingungen für eine Anmeldung. Bei einem verhandelten Vertrag oder überall dort, wo Sie sicher sein müssen, dass eine bestimmte, namentlich bekannte Person unterschrieben hat, senden Sie stattdessen direkt (siehe Dokument zur Unterschrift senden).
Was wird bei jeder Einsendung erfasst?
Jede Einsendung wird zu einem eigenen Dokument in Ihrem Dashboard. Der Audit-Trail hält den vom Unterzeichner eingegebenen Namen und die E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Unterschrift und die IP-Adresse fest, und das Abschlusszertifikat enthält einen SHA-256-Fingerabdruck der unterschriebenen PDF. Der Unterzeichner erhält seine unterschriebene Kopie per E-Mail und hat damit ebenfalls einen Nachweis.
Seien Sie sich klar, was das beweist: dass jemand mit dieser E-Mail-Adresse und diesem Namen zu diesem Zeitpunkt unterschrieben hat. Eine Identitätsprüfung ist es nicht. Für die meisten Haftungsausschlüsse und Einwilligungserklärungen ist das branchenweit der Standard. Eine Ausweisprüfung kommt in Kürze zu eSignSimple und ist noch nicht verfügbar; siehe Ausweisprüfung.
QR-Codes am Empfang nutzen
Am einfachsten lassen Sie einen Haftungsausschluss bei der Ankunft unterschreiben, indem ein QR-Code auf dem Tresen liegt. Erzeugen Sie mit einem beliebigen QR-Generator einen QR-Code aus Ihrem /f/-Link, drucken Sie ihn aus und lassen Sie die Leute in der Warteschlange am eigenen Handy unterschreiben. Die Signaturseite funktioniert im mobilen Browser, es muss also keine App installiert werden. Hat jemand kein Handy zur Hand, öffnen Sie den Link auf einem Tablet am Empfang.
Halten Sie das Dokument kurz und auf einem kleinen Bildschirm gut lesbar. Ein zweiseitiger Haftungsausschluss mit Unterschrift und Datum wird unterschrieben; ein zwölfseitiger wird abgebrochen.
Welche Vorlagen eignen sich als Webformular?
Alles mit einem einzigen Unterzeichner und demselben Text für alle: unser Haftungsausschluss, der Haftungsausschluss für Fitness und der Haftungsausschluss für Veranstaltungen für Aktivitäten, die medizinische Einwilligungserklärung für Behandlungen sowie die Fotofreigabe, die Model-Release-Vereinbarung und die Videofreigabe für Shootings und Veranstaltungen. Alle finden Sie in der Vorlagenbibliothek.
Dokumente, die zwei Parteien unterschreiben, etwa ein Mietvertrag, passen nicht in ein Webformular, weil das Formular einen Unterzeichner hat. Senden Sie diese an mehrere Unterzeichner; siehe Dokument an mehrere Unterzeichner senden.
Webformular oder Massenversand?
Beide geben jeder Person ihre eigene Kopie. Der Unterschied ist, wer den Anstoß gibt. Beim Massenversand haben Sie die Liste schon: Namen und E-Mail-Adressen einfügen oder eine CSV hochladen, bis zu 200 Personen pro Versand, und jede erhält einen persönlichen Link. Beim Webformular kommen die Leute zu Ihnen. Haben Sie die E-Mail-Adressen der Eltern, versenden Sie die Einwilligungserklärung per Massenversand und wissen genau, wer noch nicht unterschrieben hat; haben Sie sie nicht, veröffentlichen Sie einen Link.
Limits und Kosten
Jedes Webformular nimmt bis zu 30 Einsendungen pro Stunde an. Das hält Bots davon ab, Ihr Dashboard zu fluten, und reicht für einen vollen Empfang allemal. Jede Einsendung zählt als ein Dokument für Ihren Tarif. Der Gratistarif umfasst 5 Dokumente im Monat und genügt zum Ausprobieren; steht der Link dauerhaft auf Ihrer Website, ist Personal für 4,99 $ im Monat unbegrenzt. Mehr Details auf der Seite Webformulare.
Unsere Einschätzung
Ein öffentlicher Signaturlink ist die am meisten unterschätzte Funktion elektronischer Signaturen für kleine Unternehmen. Fitnessstudios, Kursanbieter, Nachhilfelehrer und Vereine brauchen keinen komplizierten Ablauf; sie brauchen einen Link, der jeden Besucher in einen unterschriebenen Haftungsausschluss mit Nachweis verwandelt. Nutzen Sie ihn für Standarddokumente mit einem Unterzeichner, senden Sie direkt, wenn die Identität zählt, und schalten Sie alte Links am Saisonende ab, damit veraltete Formulierungen keine Unterschriften mehr sammeln.
Häufige Fragen
Können Leute mein Formular ohne Konto unterschreiben?
Ja. Jeder mit dem Link gibt Namen und E-Mail-Adresse ein und unterschreibt im Browser, ohne Konto und ohne App.
Ist ein über ein Webformular unterschriebener Haftungsausschluss rechtsgültig?
Elektronische Unterschriften sind für Haftungsausschlüsse in den USA, der EU und vielen anderen Ländern grundsätzlich gültig, aber ob ein bestimmter Haftungsausschluss trägt, hängt von seinem Wortlaut und dem örtlichen Recht ab. Lassen Sie den Text prüfen, wenn das Risiko erheblich ist.
Kann ich einen QR-Code für meinen Signaturlink erstellen?
Ja. Fügen Sie Ihren /f/-Link in einen beliebigen QR-Code-Generator ein, drucken Sie ihn aus, und Unterzeichner scannen ihn mit der Handykamera.
Wie verhindere ich, dass ein Formular weiter Unterschriften sammelt?
Schalten Sie das Webformular in Ihrem Dashboard ab. Es nimmt sofort keine neuen Unterschriften mehr an; bestehende Einsendungen bleiben in Ihrem Konto.
Kann ein Webformular mehr als einen Unterzeichner haben?
Nein. Webformulare entstehen aus Vorlagen mit einem Unterzeichner. Dokumente, die mehrere Personen unterschreiben, senden Sie stattdessen an mehrere Unterzeichner.
Lassen Sie Ihr nächstes Dokument noch heute unterschreiben.
Starten Sie mit 5 kostenlosen Dokumenten pro Monat. Keine Kreditkarte nötig.