Guida · Aggiornato · Di Buğra Sözeri
Come raccogliere firme con un modulo online
A volte non sai in anticipo chi firmerà. Una palestra di arrampicata ha bisogno di una liberatoria da chiunque entri, una scuola del consenso di ogni genitore, un evento dell'accettazione delle regole da parte di ogni volontario. Inviare un documento a ciascuno per email non funziona quando non hai ancora la sua email. Un link di firma pubblico, chiamato anche modulo web, ribalta la situazione: pubblichi un solo link, e ogni persona che lo apre firma la propria copia.
Passo passo
- Prepara un modello con un solo firmatario. Parti da un modello come una liberatoria di responsabilità o un modulo di consenso medico, oppure carica il tuo file PDF o Word. Posiziona i campi che il firmatario compila: firma, data ed eventuali campi di testo come il contatto di emergenza.
- Trasformalo in un modulo web. In eSignSimple crea un modulo web dal modello. Ottieni un link pubblico che inizia con /f/.
- Condividi il link. Inserisci il link nella pagina di prenotazione, in un'email di conferma o nella firma delle tue email, oppure stampalo come codice QR per la reception.
- I firmatari compilano e firmano. Ogni persona apre il link, inserisce nome ed email, compila i campi e firma nel browser. Non servono account né app.
- Controlla gli invii e disattiva il link alla fine. Ogni invio compare nella tua dashboard come un documento firmato a sé, con il suo audit trail. Quando la stagione o l'evento finisce, disattiva il link e smette subito di accettare firme.
Cos'è un modulo web e in cosa si differenzia dall'invio?
Quando invii un documento, scegli tu il firmatario: inserisci la sua email, riceve un link personale e l'audit trail mostra che il documento è stato consegnato a quell'indirizzo. Un modulo web è pubblico. Non sai chi lo aprirà, quindi è il firmatario a inserire nome ed email. Tutto il resto è uguale: firma la propria copia e tu ricevi un documento completato con un certificato.
Questa differenza decide quando usare l'uno o l'altro. I moduli web sono ideali per documenti standard che chiunque può dover firmare: liberatorie, autorizzazioni, moduli di consenso, accordi per i visitatori, condizioni di iscrizione. Per un contratto negoziato, o per qualsiasi cosa in cui devi essere certo che abbia firmato una persona precisa, invialo direttamente (leggi come inviare un documento da firmare).
Cosa viene registrato per ogni invio?
Ogni invio diventa un documento a sé nella tua dashboard. L'audit trail registra il nome e l'email inseriti dal firmatario, l'ora della firma e il suo indirizzo IP, e il certificato di completamento include un'impronta SHA-256 del PDF firmato. Il firmatario riceve la sua copia firmata via email, che costituisce anche per lui una prova.
Sii chiaro su cosa dimostra: che qualcuno con quel nome e quell'email ha firmato in quel momento. Non è una verifica dell'identità. Per la maggior parte delle liberatorie e dei moduli di consenso, è lo standard del settore. La verifica dell'identità arriverà presto su eSignSimple e non è ancora disponibile; vedi verifica dell'identità.
Usare i codici QR alla reception
Il modo più semplice per far firmare una liberatoria all'arrivo è un codice QR sul bancone. Genera un codice QR dal tuo link /f/ con un qualsiasi generatore di QR, stampalo e lascia che le persone firmino dal proprio telefono mentre aspettano. La pagina di firma funziona nel browser del telefono, quindi non c'è nessuna app da installare. Se qualcuno non ha il telefono a portata di mano, apri il link su un tablet alla reception.
Mantieni il documento breve e leggibile su uno schermo piccolo. Una liberatoria di due pagine con firma e data viene firmata; una di dodici pagine viene abbandonata.
Quali modelli funzionano bene come moduli web?
Qualsiasi documento con un solo firmatario e lo stesso testo per tutti: la nostra liberatoria di responsabilità, la liberatoria per palestre e la liberatoria per eventi per le attività, il modulo di consenso medico per i trattamenti, e la liberatoria fotografica, la liberatoria per modelli e la liberatoria video per servizi ed eventi. Sfogliali tutti nella libreria dei modelli.
I documenti firmati da due parti, come un contratto di locazione, non sono adatti a un modulo web, perché il modulo ha un solo firmatario. Inviali con più firmatari; leggi come inviare un documento a più firmatari.
Modulo web o invio massivo?
Entrambi danno a ogni persona la propria copia. La differenza è chi avvia il processo. Con l'invio massivo hai già l'elenco: incolla nomi ed email o carica un CSV, fino a 200 persone per invio, e ognuno riceve un link personale. Con un modulo web sono le persone a venire da te. Se hai le email dei genitori, usa l'invio massivo per il modulo di consenso e saprai esattamente chi non ha firmato; se non le hai, pubblica un link.
Limiti e costi
Ogni modulo web accetta fino a 30 invii all'ora, il che impedisce ai bot di inondare la tua dashboard ed è più che sufficiente per una reception affollata. Ogni invio conta come un documento nel tuo piano. Il piano Gratuito include 5 documenti al mese, quindi va bene per provare; se il link resterà sul tuo sito, Personal a 4,99 $ al mese è illimitato. Maggiori dettagli nella pagina moduli web.
La nostra opinione
Un link di firma pubblico è la funzione più sottovalutata della firma elettronica per le piccole imprese. Palestre, studi, insegnanti privati e associazioni non hanno bisogno di un flusso complicato; hanno bisogno di un link che trasformi ogni visitatore in una liberatoria firmata con tanto di prova. Usalo per i documenti standard con un solo firmatario, invia direttamente quando conta l'identità e disattiva i vecchi link a fine stagione, così un testo superato smette di raccogliere firme.
Domande frequenti
Le persone possono firmare il mio modulo senza account?
Sì. Chiunque abbia il link inserisce nome ed email e firma nel browser, senza account né app.
Una liberatoria firmata tramite modulo web ha valore legale?
Le firme elettroniche sono in genere valide per le liberatorie negli Stati Uniti, nell'UE e in molti altri paesi, ma la tenuta di una specifica liberatoria dipende dalla sua formulazione e dalla legge locale. Fai rivedere il testo se il rischio è significativo.
Posso creare un codice QR per il mio link di firma?
Sì. Incolla il tuo link /f/ in un qualsiasi generatore di codici QR, stampalo, e i firmatari lo scansionano con la fotocamera del telefono.
Come faccio a smettere di raccogliere firme con un modulo?
Disattiva il modulo web nella tua dashboard. Smette subito di accettare nuove firme; gli invii esistenti restano nel tuo account.
Un modulo web può avere più di un firmatario?
No. I moduli web si creano da modelli con un solo firmatario. Per i documenti firmati da più persone, inviali invece con più firmatari.
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