Panduan · Diperbarui · Oleh Buğra Sözeri
Cara Mengumpulkan Tanda Tangan dengan Formulir Online
Terkadang Anda tidak tahu sebelumnya siapa yang akan menandatangani. Tempat panjat tebing butuh surat pernyataan dari setiap orang yang datang, sekolah butuh persetujuan dari setiap orang tua, sebuah acara butuh setiap relawan menyetujui aturannya. Mengirim dokumen lewat email ke setiap orang tidak berhasil jika Anda belum punya email mereka. Tautan penandatanganan publik, yang juga disebut formulir web, membalik caranya: Anda memublikasikan satu tautan, dan setiap orang yang membukanya menandatangani salinannya sendiri.
Langkah demi langkah
- Siapkan template dengan satu penanda tangan. Mulai dari template seperti surat pernyataan pelepasan tanggung jawab atau formulir persetujuan medis, atau unggah file PDF atau Word Anda sendiri. Letakkan kolom yang diisi penanda tangan: tanda tangan, tanggal, dan kolom teks seperti kontak darurat.
- Jadikan formulir web. Di eSignSimple, buat formulir web dari template tersebut. Anda mendapat tautan publik yang diawali /f/.
- Bagikan tautannya. Pasang tautan di halaman pemesanan, di email konfirmasi, atau di footer email Anda, atau cetak sebagai kode QR untuk meja depan.
- Penanda tangan mengisi dan menandatangani. Setiap orang membuka tautan, memasukkan nama dan email, mengisi kolom, dan menandatangani di browser. Tidak perlu akun dan aplikasi.
- Tinjau kiriman dan nonaktifkan jika sudah selesai. Setiap kiriman muncul di dasbor Anda sebagai dokumen bertanda tangan tersendiri dengan jejak audit. Saat musim atau acara berakhir, nonaktifkan tautannya dan tautan itu langsung berhenti menerima tanda tangan.
Apa itu formulir web, dan apa bedanya dengan mengirim dokumen?
Saat Anda mengirim dokumen, Anda yang memilih penanda tangan: Anda memasukkan emailnya, ia mendapat tautan pribadi, dan jejak audit menunjukkan dokumen dikirim ke alamat tersebut. Formulir web bersifat publik. Anda tidak tahu siapa yang akan membukanya, jadi penanda tangan mengetik sendiri nama dan emailnya. Selebihnya sama: mereka menandatangani salinannya sendiri, dan Anda mendapat dokumen selesai dengan sertifikat.
Perbedaan itulah yang menentukan kapan memakai yang mana. Formulir web ideal untuk dokumen standar yang mungkin perlu ditandatangani siapa saja: surat pernyataan, pelepasan hak, formulir persetujuan, perjanjian pengunjung, syarat pendaftaran. Untuk kontrak hasil negosiasi, atau apa pun yang mengharuskan Anda yakin bahwa orang tertentu yang menandatangani, kirimlah secara langsung (lihat cara mengirim dokumen untuk ditandatangani).
Apa yang dicatat untuk setiap kiriman?
Setiap kiriman menjadi dokumen tersendiri di dasbor Anda. Jejak audit mencatat nama dan email yang dimasukkan penanda tangan, waktu penandatanganan, dan alamat IP-nya, dan sertifikat penyelesaian menyertakan sidik jari SHA-256 dari PDF bertanda tangan. Penanda tangan menerima salinan bertanda tangan lewat email, yang juga menjadi catatan bagi mereka.
Pahami dengan jelas apa yang dibuktikan: catatan itu menunjukkan bahwa seseorang dengan email dan nama tersebut menandatangani pada saat itu. Itu bukan verifikasi identitas. Untuk sebagian besar surat pernyataan dan formulir persetujuan, itulah standar di industri ini. Verifikasi identitas segera hadir di eSignSimple dan belum tersedia; lihat verifikasi identitas.
Memakai kode QR di meja depan
Cara termudah agar surat pernyataan ditandatangani saat kedatangan adalah kode QR di meja. Buat kode QR dari tautan /f/ Anda dengan generator QR apa pun, cetak, dan biarkan orang menandatangani di ponsel mereka sendiri sambil mengantre. Halaman penandatanganan berfungsi di browser ponsel, jadi tidak ada aplikasi yang perlu dipasang. Jika ada yang tidak membawa ponsel, buka tautannya di tablet di meja depan.
Buat dokumennya singkat dan mudah dibaca di layar kecil. Surat pernyataan dua halaman dengan tanda tangan dan tanggal akan ditandatangani; yang dua belas halaman akan ditinggalkan.
Template apa yang cocok dijadikan formulir web?
Apa pun yang punya satu penanda tangan dan teks yang sama untuk semua orang: surat pernyataan pelepasan tanggung jawab, surat pernyataan kebugaran, dan surat pernyataan acara kami untuk kegiatan, formulir persetujuan medis untuk perawatan, serta izin penggunaan foto, izin model, dan izin penggunaan video untuk pemotretan dan acara. Telusuri semuanya di perpustakaan template.
Dokumen yang ditandatangani dua pihak, seperti perjanjian sewa, tidak cocok untuk formulir web, karena formulir hanya punya satu penanda tangan. Kirim dokumen seperti itu dengan beberapa penanda tangan; lihat cara mengirim dokumen ke beberapa penanda tangan.
Formulir web atau kirim massal?
Keduanya memberi setiap orang salinannya sendiri. Bedanya ada pada siapa yang memulai. Dengan kirim massal Anda sudah punya daftarnya: tempel nama dan email atau unggah CSV, hingga 200 orang per pengiriman, dan setiap orang mendapat tautan pribadi. Dengan formulir web, orang-orang yang datang kepada Anda. Jika Anda punya email para orang tua, kirim massal formulir persetujuannya dan Anda akan tahu persis siapa yang belum menandatangani; jika tidak punya, publikasikan tautan.
Batas dan biaya
Setiap formulir web menerima hingga 30 kiriman per jam, yang mencegah bot membanjiri dasbor Anda dan sudah lebih dari cukup untuk meja depan yang sibuk. Setiap kiriman dihitung sebagai satu dokumen dalam paket Anda. Paket Gratis mencakup 5 dokumen per bulan, jadi cocok untuk mencoba; jika tautannya akan dipasang permanen di situs web Anda, Personal seharga $4,99 per bulan tanpa batas. Detail lebih lanjut ada di halaman formulir web.
Pendapat kami
Tautan penandatanganan publik adalah fitur yang paling diremehkan dalam tanda tangan elektronik untuk usaha kecil. Gym, studio, guru les, dan organisasi nirlaba tidak butuh alur kerja yang rumit; mereka butuh satu tautan yang mengubah setiap pengunjung menjadi surat pernyataan bertanda tangan beserta catatannya. Gunakan untuk dokumen standar dengan satu penanda tangan, kirim langsung jika identitas penting, dan nonaktifkan tautan lama saat musim berakhir agar kata-kata yang sudah usang berhenti mengumpulkan tanda tangan.
Pertanyaan umum
Bisakah orang menandatangani formulir saya tanpa akun?
Bisa. Siapa pun yang punya tautannya cukup memasukkan nama dan email lalu menandatangani di browser, tanpa akun atau aplikasi.
Apakah surat pernyataan yang ditandatangani lewat formulir web sah secara hukum?
Tanda tangan elektronik umumnya sah untuk surat pernyataan di AS, UE, dan banyak tempat lain, tetapi apakah sebuah surat pernyataan tertentu bisa dipertahankan bergantung pada kata-katanya dan hukum setempat. Mintalah teksnya ditinjau jika risikonya besar.
Bisakah saya membuat kode QR untuk tautan penandatanganan saya?
Bisa. Tempel tautan /f/ Anda ke generator kode QR apa pun, cetak, dan penanda tangan memindainya dengan kamera ponsel.
Bagaimana cara menghentikan formulir mengumpulkan tanda tangan?
Nonaktifkan formulir web di dasbor Anda. Formulir langsung berhenti menerima tanda tangan baru; kiriman yang sudah ada tetap tersimpan di akun Anda.
Bisakah formulir web punya lebih dari satu penanda tangan?
Tidak. Formulir web dibuat dari template dengan satu penanda tangan. Untuk dokumen yang ditandatangani beberapa orang, kirim dengan beberapa penanda tangan.
Dapatkan tanda tangan untuk dokumen Anda berikutnya hari ini.
Mulai dengan 5 dokumen gratis per bulan. Tanpa kartu kredit.