1つの文書を数百人に。一人ひとりに個別のコピーを。

署名の一括送信とは？

一括送信は、1つの文書を多くの人に一度に送り、一人ひとりが自分専用のコピーに署名し、それぞれに監査証跡が残る機能です。文書の内容は全員同じで、署名者だけが変わる場面に最適です。たとえば全従業員への規程改定、ボランティア全員の免責同意書、クラスの保護者全員の同意書などです。

一括送信は eSignSimple ですでに利用できます。1回で最大200人にテンプレートを送ることができ、署名する人はアカウントを作る必要がありません。

eSignSimple の一括送信はどう動くのか？

署名者の役割がちょうど1つのテンプレートを選びます。次に、1人につき「氏名, メールアドレス」を1行ずつ貼り付けるか、氏名とメールアドレスの2列の CSV ファイルをアップロードして送信します。1回の送信で最大200人まで対応します。受信者はそれぞれ専用の署名リンク付きの別々のコピーを受け取るので、他の人の情報が見えることはありません。

送信する前に、リストを整理します。無効なメールアドレスや重複はスキップされ、どの行がなぜスキップされたかを正確にお知らせします。送られた各コピーには、手作業で送った文書と同じように、それぞれ監査証跡、署名証明書、SHA-256 フィンガープリントが付きます。

アカウントの設定でメール送信サービスが構成されていない場合、メールが送られたふりはしません。代わりに個別の署名リンクの一覧をお渡しするので、1人ずつご自身で共有できます。

一括送信はプランの上限にどう数えられるのか？

コピー1通が文書1件です。毎月5件までの無料プランでは、一括送信は受信者1人につき1件を使います。送信が上限を超える場合は、プランで許される分だけ送り、残りの行は「未送信」として報告するので、誰に文書が届いたかを常に正確に把握できます。月額4.99ドルのパーソナルプランは無制限なので、200人への送信はそのまま200人に届きます。

一括送信は誰のためのもので、どんなときに向かないのか？

就業規則や規程の変更を周知する人事部門（人事向けページを参照）、写真使用同意書で写真掲載や遠足の同意を集める学校、イベント前にボランティアの免責同意書を集める非営利団体、建物の全入居者に規則の改定を送る大家さん、業務委託先に改定版の秘密保持契約書への署名を求める企業などに向いています。

一方、個別価格の販売契約のように文書ごとに交渉する場合や、複数の異なる署名者が決まった順番で署名する必要がある場合には向きません。そうした文書は、テンプレートから1件ずつ送り、それぞれの版を正確に仕上げてください。

一括送信をきれいに行うには？

普段使っているスプレッドシートや人事システムからリストを直接書き出し、2列だけにしておきましょう。送信後はスキップされた行のレポートを確認してください。メールアドレスの入力ミスは、1週間後に「何も届いていない」と言われてから直すより、今直すほうがずっと簡単です。200人を超えるリストは、いくつかに分けて送ってください。

他社は一括送信をどう扱っているか？

DocuSign は Bulk Send を主にビジネス向けのプランで提供しており、Dropbox Sign、Adobe Acrobat Sign、PandaDoc にもそれぞれ同様の機能があります。どれもよくできていますが、上位プラン限定であることが多く、エンベロープ単位の料金体系では、数百人への一括送信1回で月間・年間の送信枠の大部分を使い切ってしまうこともあります。

私たちの考え：エンベロープ単位の課金は、一括送信を予算管理の作業に変えてしまいます。私たちは一括送信をすべてのプランに含め、コピーの数を正直に数えます。パーソナルプランなら、チーム全員に規程を送る前に残り枠を確認する必要はありません。

一括送信は誰が何に使うのか？