Guide · Mis à jour · Par Buğra Sözeri
Comment recueillir des signatures avec un formulaire en ligne
Parfois, vous ne savez pas à l'avance qui va signer. Une salle d'escalade a besoin d'une décharge de chaque personne qui entre, une école du consentement de chaque parent, un événement de l'accord de chaque bénévole sur le règlement. Envoyer un document à chacun par e-mail ne fonctionne pas quand vous n'avez pas encore son adresse. Un lien de signature public, aussi appelé formulaire web, inverse la logique : vous publiez un seul lien, et chaque personne qui l'ouvre signe sa propre copie.
Étape par étape
- Préparez un modèle à signataire unique. Partez d'un modèle comme une décharge de responsabilité ou un formulaire de consentement médical, ou importez votre propre fichier PDF ou Word. Placez les champs que le signataire remplit : signature, date et éventuels champs texte comme un contact d'urgence.
- Transformez-le en formulaire web. Dans eSignSimple, créez un formulaire web à partir du modèle. Vous obtenez un lien public qui commence par /f/.
- Partagez le lien. Placez le lien sur votre page de réservation, dans un e-mail de confirmation ou dans votre signature d'e-mail, ou imprimez-le sous forme de QR code pour l'accueil.
- Les signataires remplissent et signent. Chaque personne ouvre le lien, saisit son nom et son e-mail, complète les champs et signe dans le navigateur. Aucun compte ni application n'est nécessaire.
- Consultez les envois et désactivez à la fin. Chaque envoi apparaît dans votre tableau de bord comme un document signé distinct avec sa piste d'audit. À la fin de la saison ou de l'événement, désactivez le lien : il cesse immédiatement d'accepter des signatures.
Qu'est-ce qu'un formulaire web, et en quoi diffère-t-il d'un envoi ?
Quand vous envoyez un document, vous choisissez le signataire : vous saisissez son e-mail, il reçoit un lien personnel, et la piste d'audit montre que le document a été remis à cette adresse. Un formulaire web est public. Vous ne savez pas qui va l'ouvrir, donc le signataire saisit lui-même son nom et son e-mail. Tout le reste est identique : il signe sa propre copie, et vous obtenez un document finalisé avec un certificat.
Cette différence détermine quand utiliser l'un ou l'autre. Les formulaires web sont idéaux pour les documents standard que n'importe qui peut avoir à signer : décharges, autorisations, formulaires de consentement, accords visiteurs, conditions d'inscription. Pour un contrat négocié, ou tout document dont vous devez être sûr qu'une personne nommément désignée l'a signé, envoyez-le plutôt directement (voir comment envoyer un document à signer).
Qu'est-ce qui est enregistré pour chaque envoi ?
Chaque envoi devient un document distinct dans votre tableau de bord. La piste d'audit enregistre le nom et l'e-mail saisis par le signataire, l'heure de signature et son adresse IP, et le certificat de signature contient l'empreinte SHA-256 du PDF signé. Le signataire reçoit sa copie signée par e-mail, ce qui lui donne aussi une trace.
Soyez clair sur ce que cela prouve : cela montre qu'une personne avec ce nom et cet e-mail a signé à ce moment-là. Ce n'est pas une vérification d'identité. Pour la plupart des décharges et formulaires de consentement, c'est la norme du secteur. La vérification d'identité arrive bientôt sur eSignSimple mais n'est pas encore disponible ; voir vérification d'identité.
Utiliser des QR codes à l'accueil
Le moyen le plus simple de faire signer une décharge à l'arrivée est un QR code sur le comptoir. Générez un QR code à partir de votre lien /f/ avec n'importe quel générateur, imprimez-le et laissez les gens signer sur leur propre téléphone pendant qu'ils patientent. La page de signature fonctionne dans un navigateur mobile, il n'y a donc aucune application à installer. Si quelqu'un n'a pas de téléphone sous la main, ouvrez le lien sur une tablette à l'accueil.
Gardez un document court et lisible sur petit écran. Une décharge de deux pages avec une signature et une date se fait signer ; une de douze pages se fait abandonner.
Quels modèles fonctionnent bien en formulaire web ?
Tout document avec un seul signataire et le même texte pour tous : nos modèles de décharge de responsabilité, de décharge pour salle de sport et de décharge pour événement pour les activités, le formulaire de consentement médical pour les soins, et les autorisations de droit à l'image, autorisations de mannequin et autorisations vidéo pour les tournages et événements. Parcourez-les tous dans la bibliothèque de modèles.
Les documents signés par deux parties, comme un bail, ne conviennent pas à un formulaire web, car le formulaire n'a qu'un signataire. Envoyez-les à plusieurs signataires ; voir comment envoyer un document à plusieurs signataires.
Formulaire web ou envoi groupé ?
Les deux donnent à chaque personne sa propre copie. La différence, c'est qui lance la démarche. Avec l'envoi groupé, vous avez déjà la liste : collez noms et e-mails ou importez un CSV, jusqu'à 200 personnes par envoi, et chacun reçoit un lien personnel. Avec un formulaire web, ce sont les gens qui viennent à vous. Si vous avez les e-mails des parents, envoyez le formulaire de consentement en envoi groupé et vous saurez exactement qui n'a pas signé ; sinon, publiez un lien.
Limites et coût
Chaque formulaire web accepte jusqu'à 30 envois par heure, ce qui empêche les robots d'inonder votre tableau de bord et suffit largement pour un accueil très fréquenté. Chaque envoi compte comme un document dans votre offre. L'offre gratuite inclut 5 documents par mois, ce qui convient pour essayer ; si le lien doit rester sur votre site, Personal à 4,99 $ par mois est illimitée. Plus de détails sur la page formulaires web.
Notre avis
Le lien de signature public est la fonction la plus sous-estimée de la signature électronique pour les petites entreprises. Salles de sport, studios, professeurs particuliers et associations n'ont pas besoin d'un processus compliqué ; ils ont besoin d'un lien qui transforme chaque visiteur en décharge signée avec une trace. Utilisez-le pour les documents standard à signataire unique, envoyez directement quand l'identité compte, et désactivez les anciens liens en fin de saison pour qu'un texte dépassé cesse de recueillir des signatures.
Questions fréquentes
Les gens peuvent-ils signer mon formulaire sans compte ?
Oui. Toute personne disposant du lien saisit son nom et son e-mail et signe dans le navigateur, sans compte ni application.
Une décharge signée via un formulaire web est-elle juridiquement valable ?
Les signatures électroniques sont en général valables pour les décharges aux États-Unis, dans l'UE et dans de nombreux autres pays, mais la solidité d'une décharge donnée dépend de sa rédaction et du droit local. Faites relire le texte si le risque est important.
Puis-je créer un QR code pour mon lien de signature ?
Oui. Collez votre lien /f/ dans n'importe quel générateur de QR code, imprimez-le, et les signataires le scannent avec l'appareil photo de leur téléphone.
Comment empêcher un formulaire de recueillir des signatures ?
Désactivez le formulaire web dans votre tableau de bord. Il cesse immédiatement d'accepter de nouvelles signatures ; les envois existants restent dans votre compte.
Un formulaire web peut-il avoir plusieurs signataires ?
Non. Les formulaires web sont créés à partir de modèles à signataire unique. Pour les documents signés par plusieurs personnes, envoyez-les plutôt à plusieurs signataires.
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