Rehber · Güncellendi · Yazan: Buğra Sözeri
Online formla nasıl imza toplanır?
Bazen kimin imzalayacağını önceden bilmezsiniz. Bir tırmanış salonu içeri giren herkesten feragatname ister, bir okul her veliden onam ister, bir etkinlik her gönüllünün kuralları kabul etmesini ister. Henüz e-posta adreslerini bilmediğiniz kişilere tek tek belge göndermek işe yaramaz. Web formu da denen herkese açık bir imzalama bağlantısı durumu tersine çevirir: tek bir bağlantı yayımlarsınız ve onu açan her kişi kendi kopyasını imzalar.
Adım adım
- Tek imzalayanlı bir şablon hazırlayın. Sorumluluk feragatnamesi ya da tıbbi onam formu gibi bir şablonla başlayın veya kendi PDF ya da Word dosyanızı yükleyin. İmzalayanın dolduracağı alanları yerleştirin: imza, tarih ve acil durumda aranacak kişi gibi metin alanları.
- Bir web formuna dönüştürün. eSignSimple'da şablondan bir web formu oluşturun. /f/ ile başlayan herkese açık bir bağlantı alırsınız.
- Bağlantıyı paylaşın. Bağlantıyı rezervasyon sayfanıza, bir onay e-postasına ya da e-posta imzanıza koyun veya resepsiyon için QR kod olarak yazdırın.
- İmzalayanlar doldurur ve imzalar. Her kişi bağlantıyı açar, adını ve e-posta adresini girer, alanları tamamlar ve tarayıcıda imzalar. Hesap ya da uygulama gerekmez.
- Gönderimleri inceleyin ve işiniz bitince kapatın. Her gönderim panelinizde denetim kaydı olan ayrı bir imzalı belge olarak görünür. Sezon ya da etkinlik bittiğinde bağlantıyı kapatın; anında imza kabul etmeyi bırakır.
Web formu nedir ve göndermekten farkı ne?
Bir belge gönderdiğinizde imzalayanı siz seçersiniz: e-posta adresini girersiniz, kişisel bir bağlantı alır ve denetim kaydı belgenin o adrese teslim edildiğini gösterir. Web formu ise herkese açıktır. Kimin açacağını bilmezsiniz; bu yüzden imzalayan kendi adını ve e-posta adresini yazar. Geri kalan her şey aynıdır: kendi kopyasını imzalar ve siz sertifikalı, tamamlanmış bir belge alırsınız.
Bu fark hangisini ne zaman kullanacağınızı belirler. Web formları, herkesin imzalaması gerekebilecek standart belgeler için idealdir: feragatnameler, muvafakatnameler, onam formları, ziyaretçi sözleşmeleri, bir kayıt için koşullar. Müzakere edilmiş bir sözleşme ya da adı belli bir kişinin imzaladığından emin olmanız gereken her şey için ise doğrudan gönderin (bkz. belge imzaya nasıl gönderilir).
Her gönderim için neler kaydedilir?
Her gönderim panelinizde kendi belgesine dönüşür. Denetim kaydı imzalayanın girdiği adı ve e-posta adresini, imzaladığı saati ve IP adresini kaydeder; tamamlanma sertifikası da imzalı PDF'in SHA-256 parmak izini içerir. İmzalayan imzalı kopyasını e-postayla alır; bu da ona bir kayıt sağlar.
Bunun neyi kanıtladığı konusunda net olun: o e-posta adresine ve ada sahip birinin o anda imzaladığını gösterir. Kimlik doğrulama değildir. Çoğu feragatname ve onam formu için sektördeki standart budur. Kimlik doğrulama eSignSimple'a yakında geliyor ve henüz kullanımda değil; bkz. kimlik doğrulama.
Resepsiyonda QR kod kullanmak
Gelişte feragatname imzalatmanın en kolay yolu tezgâhtaki bir QR koddur. /f/ bağlantınızdan herhangi bir QR oluşturucuyla bir QR kod üretin, yazdırın ve insanların sırada beklerken kendi telefonlarında imzalamasına izin verin. İmzalama sayfası mobil tarayıcıda çalışır, kurulacak bir uygulama yoktur. Telefonu yanında olmayanlar için bağlantıyı resepsiyondaki bir tablette açın.
Belgeyi kısa ve küçük ekranda okunabilir tutun. İmza ve tarih içeren iki sayfalık bir feragatname imzalanır; on iki sayfalık bir tanesi yarıda bırakılır.
Hangi şablonlar web formu olarak iyi çalışır?
Tek imzalayanı olan ve herkes için aynı metne sahip her şey: aktiviteler için sorumluluk feragatnamesi, spor salonu feragatnamesi ve etkinlik feragatnamesi; tedaviler için tıbbi onam formu; çekimler ve etkinlikler için fotoğraf kullanım izni, model izin formu ve video kullanım izni. Hepsine şablon kütüphanesinden göz atın.
Kira sözleşmesi gibi iki tarafın imzaladığı belgeler web formuna uymaz, çünkü formun tek bir imzalayanı vardır. Bunları birden fazla imzalayanla gönderin; bkz. belgeyi birden fazla kişiye imzalatma.
Web formu mu, toplu gönderim mi?
İkisi de her kişiye kendi kopyasını verir. Fark, süreci kimin başlattığıdır. Toplu gönderimde liste zaten elinizdedir: adları ve e-posta adreslerini yapıştırın ya da bir CSV yükleyin, gönderim başına en fazla 200 kişi; her biri kişisel bir bağlantı alır. Web formunda ise insanlar size gelir. Velilerin e-posta adreslerine sahipseniz onam formunu toplu gönderin, kimin imzalamadığını tam olarak bilirsiniz; sahip değilseniz bir bağlantı yayımlayın.
Sınırlar ve maliyet
Her web formu saatte en fazla 30 gönderim kabul eder; bu, botların panelinizi doldurmasını engeller ve yoğun bir resepsiyon için fazlasıyla yeterlidir. Her gönderim planınıza bir belge olarak sayılır. Ücretsiz plan ayda 5 belge içerir, yani denemek için uygundur; bağlantı web sitenizde kalıcı olarak duracaksa ayda 4,99 $ olan Kişisel plan sınırsızdır. Daha fazla ayrıntı web formları sayfasında.
Bizim görüşümüz
Bizim görüşümüz: herkese açık imzalama bağlantısı, küçük işletmeler için e-imzadaki en hafife alınan özellik. Spor salonları, stüdyolar, özel ders verenler ve dernekler karmaşık bir iş akışına ihtiyaç duymaz; her ziyaretçiyi kaydıyla birlikte imzalı bir feragatnameye dönüştüren tek bir bağlantıya ihtiyaç duyar. Bunu standart, tek imzalayanlı belgeler için kullanın, kimliğin önemli olduğu yerde doğrudan gönderin ve sezon bittiğinde eski bağlantıları kapatın ki güncelliğini yitirmiş metinler imza toplamaya devam etmesin.
Sık sorulan sorular
İnsanlar formumu hesap açmadan imzalayabilir mi?
Evet. Bağlantıya sahip herkes adını ve e-posta adresini girer ve hesap ya da uygulama olmadan tarayıcıda imzalar.
Web formuyla imzalanan bir feragatname hukuken geçerli mi?
Elektronik imzalar ABD'de, AB'de ve birçok başka yerde feragatnameler için genellikle geçerlidir; ancak belirli bir feragatnamenin geçerli olup olmayacağı metnine ve yerel hukuka bağlıdır. Risk önemliyse metni inceletin.
İmzalama bağlantım için QR kod oluşturabilir miyim?
Evet. /f/ bağlantınızı herhangi bir QR kod oluşturucuya yapıştırın, yazdırın; imzalayanlar telefon kameralarıyla tarar.
Bir formun imza toplamasını nasıl durdururum?
Web formunu panelinizden kapatın. Anında yeni imza kabul etmeyi bırakır; mevcut gönderimler hesabınızda kalır.
Bir web formunun birden fazla imzalayanı olabilir mi?
Hayır. Web formları tek imzalayanlı şablonlardan oluşturulur. Birkaç kişinin imzaladığı belgeleri bunun yerine birden fazla imzalayanla gönderin.
Bir sonraki belgenizi bugün imzalatın.
Ayda 5 ücretsiz belgeyle başlayın. Kredi kartı gerekmez.