Guia · Atualizado em · Por Buğra Sözeri
Como coletar assinaturas com um formulário online
Às vezes você não sabe de antemão quem vai assinar. Um ginásio de escalada precisa de um termo de responsabilidade de cada pessoa que entra, uma escola precisa do consentimento de cada responsável, um evento precisa que cada voluntário concorde com as regras. Mandar um documento por e-mail para cada pessoa não funciona quando você ainda não tem o e-mail dela. Um link público de assinatura, também chamado de formulário web, inverte a lógica: você publica um link, e cada pessoa que o abre assina a sua própria cópia.
Passo a passo
- Prepare um modelo com um único signatário. Comece por um modelo como um termo de responsabilidade ou um termo de consentimento médico, ou faça upload do seu próprio arquivo PDF ou Word. Posicione os campos que o signatário preenche: assinatura, data e campos de texto como um contato de emergência.
- Transforme em formulário web. No eSignSimple, crie um formulário web a partir do modelo. Você recebe um link público que começa com /f/.
- Compartilhe o link. Coloque o link na sua página de agendamento, num e-mail de confirmação ou na sua assinatura de e-mail, ou imprima como QR code para a recepção.
- Os signatários preenchem e assinam. Cada pessoa abre o link, informa nome e e-mail, preenche os campos e assina no navegador. Não é preciso conta nem app.
- Revise os envios e desative quando terminar. Cada envio aparece no seu painel como um documento assinado próprio, com trilha de auditoria. Quando a temporada ou o evento acabar, desative o link e ele para de aceitar assinaturas na hora.
O que é um formulário web e como ele difere do envio?
Quando você envia um documento, você escolhe o signatário: informa o e-mail, a pessoa recebe um link pessoal e a trilha de auditoria mostra que o documento foi entregue naquele endereço. Um formulário web é público. Você não sabe quem vai abri-lo, então o signatário digita o próprio nome e e-mail. Todo o resto é igual: ele assina a sua própria cópia, e você recebe um documento concluído com certificado.
Essa diferença define quando usar cada um. Formulários web são ideais para documentos padronizados que qualquer pessoa pode precisar assinar: termos de responsabilidade, autorizações, termos de consentimento, termos de visitante, condições de uma inscrição. Para um contrato negociado, ou qualquer coisa em que você precise ter certeza de que uma pessoa específica assinou, envie diretamente (veja como enviar um documento para assinatura).
O que fica registrado em cada envio?
Cada envio vira um documento próprio no seu painel. A trilha de auditoria registra o nome e o e-mail que o signatário informou, o horário da assinatura e o endereço IP, e o certificado de conclusão inclui a impressão digital SHA-256 do PDF assinado. O signatário recebe a sua cópia assinada por e-mail, o que também lhe dá um registro.
Seja claro sobre o que isso prova: mostra que alguém com aquele e-mail e aquele nome assinou naquele momento. Não é verificação de identidade. Para a maioria dos termos de responsabilidade e de consentimento, esse é o padrão do mercado. A verificação de identidade está chegando em breve ao eSignSimple e ainda não está disponível; veja verificação de identidade.
Como usar QR codes na recepção
O jeito mais fácil de conseguir um termo assinado na chegada é um QR code no balcão. Gere um QR code a partir do seu link /f/ em qualquer gerador, imprima e deixe as pessoas assinarem no próprio celular enquanto esperam na fila. A página de assinatura funciona no navegador do celular, então não há app para instalar. Se alguém não estiver com o celular à mão, abra o link num tablet na recepção.
Mantenha o documento curto e legível numa tela pequena. Um termo de duas páginas com assinatura e data é assinado; um de doze páginas é abandonado.
Quais modelos funcionam bem como formulário web?
Qualquer um com um único signatário e o mesmo texto para todos: nossos modelos de termo de responsabilidade, termo de responsabilidade para academia e termo de responsabilidade para eventos para atividades, o termo de consentimento médico para tratamentos, e a autorização de uso de imagem, a autorização de modelo e a autorização de uso de vídeo para ensaios e eventos. Veja todos na biblioteca de modelos.
Documentos assinados por duas partes, como um contrato de aluguel, não se encaixam num formulário web, porque o formulário tem um signatário. Envie esses documentos com vários signatários; veja como enviar um documento para vários signatários.
Formulário web ou envio em massa?
Os dois dão a cada pessoa a sua própria cópia. A diferença é quem inicia. Com o envio em massa, você já tem a lista: cole nomes e e-mails ou faça upload de um CSV, com até 200 pessoas por envio, e cada uma recebe um link pessoal. Com um formulário web, as pessoas vêm até você. Se você tem os e-mails dos responsáveis, faça o envio em massa do termo de consentimento e você saberá exatamente quem não assinou; se não tem, publique um link.
Limites e custo
Cada formulário web aceita até 30 envios por hora, o que impede que robôs inundem o seu painel e é mais que suficiente para uma recepção movimentada. Cada envio conta como um documento no seu plano. O plano Grátis inclui 5 documentos por mês, então serve para experimentar; se o link vai ficar no seu site, o Personal, por US$ 4,99 por mês, é ilimitado. Mais detalhes na página de formulários web.
Nossa opinião
O link público de assinatura é o recurso mais subestimado da assinatura eletrônica para pequenas empresas. Academias, estúdios, professores particulares e ONGs não precisam de um fluxo complicado; precisam de um link que transforme cada visitante num termo assinado com registro. Use para documentos padronizados com um único signatário, envie diretamente quando a identidade importa e desative os links antigos quando a temporada acabar, para que um texto desatualizado pare de coletar assinaturas.
Perguntas frequentes
As pessoas podem assinar meu formulário sem conta?
Sim. Qualquer pessoa com o link informa nome e e-mail e assina no navegador, sem conta nem app.
Um termo de responsabilidade assinado por formulário web tem validade jurídica?
Assinaturas eletrônicas costumam ser válidas para termos de responsabilidade nos EUA, na UE e em muitos outros lugares, mas se um termo específico se sustenta depende da redação e da lei local. Peça uma revisão do texto se o risco for significativo.
Posso criar um QR code para o meu link de assinatura?
Sim. Cole o seu link /f/ em qualquer gerador de QR code, imprima, e os signatários leem com a câmera do celular.
Como faço um formulário parar de coletar assinaturas?
Desative o formulário web no seu painel. Ele para de aceitar novas assinaturas na hora; os envios existentes continuam na sua conta.
Um formulário web pode ter mais de um signatário?
Não. Formulários web são criados a partir de modelos com um único signatário. Para documentos que várias pessoas assinam, envie com vários signatários.
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