Guía · Actualizado · Por Buğra Sözeri
Cómo recoger firmas con un formulario online
A veces no sabes de antemano quién va a firmar. Un rocódromo necesita una exención de responsabilidad de cada persona que entra, un colegio necesita el consentimiento de todos los padres, un evento necesita que cada voluntario acepte las normas. Enviar un documento por correo a cada persona no funciona cuando aún no tienes su correo. Un enlace de firma público, también llamado formulario web, le da la vuelta: publicas un enlace y cada persona que lo abre firma su propia copia.
Paso a paso
- Prepara una plantilla de un solo firmante. Parte de una plantilla como una exención de responsabilidad o un formulario de consentimiento médico, o sube tu propio PDF o Word. Coloca los campos que rellena el firmante: firma, fecha y los campos de texto que necesites, como un contacto de emergencia.
- Conviértela en un formulario web. En eSignSimple, crea un formulario web a partir de la plantilla. Obtendrás un enlace público que empieza por /f/.
- Comparte el enlace. Pon el enlace en tu página de reservas, en un correo de confirmación o en la firma de tu correo, o imprímelo como código QR para el mostrador.
- Los firmantes rellenan y firman. Cada persona abre el enlace, escribe su nombre y su correo, completa los campos y firma en el navegador. No necesita cuenta ni app.
- Revisa los envíos y desactívalo al terminar. Cada envío aparece en tu panel como un documento firmado independiente con su registro de auditoría. Cuando termine la temporada o el evento, desactiva el enlace y dejará de aceptar firmas de inmediato.
¿Qué es un formulario web y en qué se diferencia de enviar?
Cuando envías un documento, eliges al firmante: escribes su correo, recibe un enlace personal y el registro de auditoría muestra que el documento se entregó a esa dirección. Un formulario web es público. No sabes quién lo abrirá, así que el firmante escribe su propio nombre y correo. Todo lo demás es igual: firma su propia copia y tú obtienes un documento completado con certificado.
Esa diferencia decide cuándo usar cada uno. Los formularios web son ideales para documentos estándar que cualquiera puede necesitar firmar: exenciones de responsabilidad, cesiones, formularios de consentimiento, acuerdos para visitantes, condiciones de una inscripción. Para un contrato negociado, o cualquier cosa en la que debas estar seguro de que firmó una persona concreta, envíalo directamente (consulta cómo enviar un documento para firmar).
¿Qué se registra en cada envío?
Cada envío se convierte en su propio documento en tu panel. El registro de auditoría guarda el nombre y el correo que introdujo el firmante, la hora a la que firmó y su dirección IP, y el certificado de finalización incluye una huella SHA-256 del PDF firmado. El firmante recibe su copia firmada por correo, lo que también le da un registro.
Ten claro lo que eso demuestra: que alguien con ese correo y ese nombre firmó en ese momento. No es una verificación de identidad. Para la mayoría de las exenciones y los formularios de consentimiento, es el estándar del sector. La verificación de identidad llegará pronto a eSignSimple y todavía no está disponible; consulta verificación de identidad.
Usar códigos QR en el mostrador
La forma más fácil de que se firme una exención al llegar es un código QR en el mostrador. Genera un código QR a partir de tu enlace /f/ con cualquier generador de QR, imprímelo y deja que la gente firme desde su propio móvil mientras hace cola. La página de firma funciona en el navegador del móvil, así que no hay que instalar ninguna app. Si alguien no tiene el móvil a mano, abre el enlace en una tableta en el mostrador.
Mantén el documento corto y fácil de leer en una pantalla pequeña. Una exención de dos páginas con una firma y una fecha se firma; una de doce páginas se abandona.
¿Qué plantillas funcionan bien como formularios web?
Cualquiera con un solo firmante y el mismo texto para todos: nuestras plantillas de exención de responsabilidad, exención para gimnasios y exención para eventos para actividades, el formulario de consentimiento médico para tratamientos, y la autorización de uso de fotografías, la autorización de modelo y la autorización de vídeo para sesiones y eventos. Explóralas todas en la biblioteca de plantillas.
Los documentos que firman dos partes, como un contrato de alquiler, no encajan en un formulario web, porque el formulario tiene un solo firmante. Envíalos con varios firmantes; consulta cómo enviar un documento a varios firmantes.
¿Formulario web o envío masivo?
Ambos dan a cada persona su propia copia. La diferencia es quién lo inicia. Con el envío masivo ya tienes la lista: pegas nombres y correos o subes un CSV, hasta 200 personas por envío, y cada una recibe un enlace personal. Con un formulario web, la gente viene a ti. Si tienes los correos de los padres, envía el consentimiento de forma masiva y sabrás exactamente quién no ha firmado; si no los tienes, publica un enlace.
Límites y coste
Cada formulario web acepta hasta 30 envíos por hora, lo que impide que los bots inunden tu panel y es más que suficiente para un mostrador con mucho movimiento. Cada envío cuenta como un documento en tu plan. El plan gratuito incluye 5 documentos al mes, así que sirve para probarlo; si el enlace va a estar en tu web, Personal, por 4,99 $ al mes, es ilimitado. Más detalles en la página de formularios web.
Nuestra opinión
Un enlace de firma público es la función más infravalorada de la firma electrónica para pequeñas empresas. Gimnasios, estudios, profesores particulares y ONG no necesitan un flujo de trabajo complicado; necesitan un enlace que convierta a cada visitante en una exención firmada con su registro. Úsalo para documentos estándar de un solo firmante, envía directamente cuando importe la identidad y desactiva los enlaces antiguos al terminar la temporada para que un texto desactualizado deje de recoger firmas.
Preguntas frecuentes
¿Puede la gente firmar mi formulario sin una cuenta?
Sí. Cualquiera con el enlace escribe su nombre y su correo y firma en el navegador, sin cuenta ni app.
¿Es legalmente válida una exención firmada a través de un formulario web?
Las firmas electrónicas suelen ser válidas para exenciones de responsabilidad en EE. UU., la UE y muchos otros lugares, pero que una exención concreta se sostenga depende de su redacción y de la ley local. Haz revisar el texto si el riesgo es importante.
¿Puedo crear un código QR para mi enlace de firma?
Sí. Pega tu enlace /f/ en cualquier generador de códigos QR, imprímelo y los firmantes lo escanearán con la cámara del móvil.
¿Cómo hago que un formulario deje de recoger firmas?
Desactiva el formulario web en tu panel. Deja de aceptar nuevas firmas de inmediato; los envíos existentes se quedan en tu cuenta.
¿Puede un formulario web tener más de un firmante?
No. Los formularios web se crean a partir de plantillas de un solo firmante. Para documentos que firman varias personas, envíalos con varios firmantes.
Consigue la firma de tu próximo documento hoy.
Empieza con 5 documentos gratis al mes. Sin tarjeta.