Feito para a papelada que você realmente tem.

Erros que vemos em todos os setores

O mais comum é tratar a assinatura eletrônica como um jeito de apressar as pessoas. Quem se sente pressionado tem mais chance de contestar o acordo depois, então dê tempo para a leitura, principalmente em termos de quitação, cláusulas restritivas e compromissos financeiros.

O segundo é guardar os registros só dentro da ferramenta de assinatura. Baixe o PDF assinado e o certificado para o mesmo lugar onde ficam os demais arquivos de clientes, colaboradores ou projetos, para que estejam disponíveis mesmo se um dia você trocar de ferramenta.

O terceiro é achar que uma regra serve para todo documento. Uma renovação de aluguel e uma escritura de imóvel podem envolver as mesmas pessoas e parecer parecidas, mas a lei pode tratá-las de forma muito diferente. Confira as exceções para o tipo de documento, não só para o setor.

Assinatura eletrônica por segmento

A mecânica da assinatura é a mesma em todo lugar, mas os documentos, as pessoas envolvidas e os riscos mudam muito. Um proprietário precisa de vários inquilinos e um fiador no mesmo contrato. Um empreiteiro precisa de uma ordem de alteração assinada no celular, na obra. Um RH precisa que todos deem ciência da mesma política. Nossas páginas por segmento partem desses fluxos reais.

Cada página lista os documentos normalmente assinados naquele setor, os problemas que a assinatura eletrônica resolve de verdade, os modelos de contrato relevantes e dicas práticas, incluindo os limites e as regras que você deve conferir antes de confiar na assinatura eletrônica.

O que todos os setores têm em comum

Em qualquer setor, três coisas importam mais. Os signatários devem conseguir assinar de qualquer dispositivo, sem conta. Os documentos devem sair rápido, de preferência a partir de um modelo salvo. E você deve ter um registro bom o bastante para confiar nele se alguém contestar o acordo depois.

O eSignSimple cobre esse básico em todos os planos: ordem de assinatura, lembretes, modelos, trilha de auditoria com data e hora, endereços IP e dispositivos, e certificado de conclusão com uma impressão digital SHA-256 que qualquer pessoa pode verificar.

Nossa opinião sobre setores regulados

Alguns setores têm regras que vão além da lei geral de assinatura eletrônica. Instituições de saúde podem ter obrigações sobre dados de pacientes, seguradoras podem exigir formulários ou plataformas próprios, e escolas precisam pensar na privacidade dos alunos. Não declaramos certificações que não temos. O eSignSimple hoje não declara conformidade com a HIPAA nem assina BAAs.

Nosso conselho é começar pelos documentos administrativos, como contratos da equipe, contratos com fornecedores e NDAs, e conferir as regras do setor antes de levar qualquer coisa sensível.

Por onde começar

Escolha o documento que você mais envia e transforme-o em modelo. Só essa mudança costuma trazer a maior parte da economia de tempo. Quando estiver funcionando, acrescente o próximo documento mais comum. Tentar migrar todos os processos de uma vez é o motivo mais comum para a implantação da assinatura eletrônica empacar.