Guia · Atualizado em · Por Buğra Sözeri
Como enviar um documento para vários signatários
Um contrato social, um contrato de aluguel com dois inquilinos, um contrato que o seu cliente e o diretor financeiro dele assinam: muitos documentos precisam de mais de uma assinatura. A mecânica é simples depois que você decide duas coisas: a ordem em que as pessoas assinam e quem preenche cada campo. Este guia mostra como isso funciona no eSignSimple, o que cada signatário vê e quando o que você quer de verdade é o envio em massa.
Passo a passo
- Faça upload do documento. Envie um arquivo PDF ou Word, ou comece por um modelo. Arquivos do Word são convertidos em PDF, para que todos os signatários vejam exatamente as mesmas páginas.
- Adicione os signatários. Informe o nome e o e-mail de cada signatário. Quem assina não precisa de conta. Se você também assina, adicione-se.
- Escolha a ordem de assinatura. Escolha sequencial (um depois do outro, na ordem em que você listou) ou paralela (todos recebem o link ao mesmo tempo). Veja na seção abaixo qual escolher.
- Posicione os campos de cada signatário. Arraste campos de assinatura, rubrica, data e texto para as páginas e atribua cada campo a um signatário. Os campos de cada signatário aparecem numa cor diferente, então fica fácil ver quem tem o quê.
- Envie e deixe os lembretes trabalharem. Envie o documento. Os signatários recebem um e-mail com seu link pessoal. Quem ainda não assinou recebe um lembrete automático a cada 3 dias, até 3 vezes.
- Receba o PDF final e o certificado. Quando a última pessoa assina, o documento é finalizado. Todos recebem o PDF assinado, e você recebe a trilha de auditoria e o certificado de conclusão.
Assinatura sequencial ou paralela: qual usar?
Na assinatura sequencial, o documento vai para a primeira pessoa; só depois que ela assina a próxima recebe o link. Use quando a ordem importa: o funcionário assina antes de o gestor assinar em seguida, o cliente assina antes de você, o inquilino assina antes do locador. Isso também impede que os próximos signatários vejam um rascunho sem assinatura. Nosso verbete de glossário sobre ordem de assinatura se aprofunda.
Na assinatura paralela, todos recebem o link ao mesmo tempo e assinam na ordem em que conseguirem. Use quando ninguém depende de ninguém, como três sócios fundadores assinando uma deliberação societária. É mais rápido, porque um signatário lento não segura os outros.
Nossa regra prática: se no escritório você entregaria o papel às pessoas numa ordem específica, use a sequencial. Caso contrário, a paralela.
O que cada signatário vê?
Cada signatário recebe um e-mail com um link pessoal que leva à página de assinatura do site. Ele vê o documento inteiro, com os seus campos destacados, e é guiado por eles um a um. Pode desenhar ou digitar a assinatura e não consegue concluir enquanto algum dos seus campos obrigatórios estiver vazio. Também pode recusar, informando o motivo, o que interrompe o processo e notifica você.
Ninguém precisa criar conta nem instalar app, e a página de assinatura funciona no navegador do celular. Na assinatura sequencial, o signatário vê os campos que os anteriores já preencheram, o que normalmente é o que você quer numa assinatura de contraparte.
Papéis, lembretes e o que dá para mudar depois do envio
Toda pessoa que você adiciona assina. Se alguém só precisa de uma cópia do documento concluído, basta encaminhar o PDF final para ela.
Os lembretes são automáticos: a cada 3 dias, até 3 vezes, os signatários que ainda não assinaram recebem um novo e-mail. Se você perceber um erro depois do envio, anule o documento e envie uma versão corrigida, em vez de pedir que as pessoas assinem algo errado. Você vê a qualquer momento, no seu painel, quem já assinou e quem ainda está pendente.
O que eu recebo no final?
Quando chega a última assinatura, o documento é finalizado: todas as assinaturas são inseridas num único PDF, e um certificado de conclusão é anexado listando cada signatário, o e-mail, o horário da assinatura e o endereço IP, além da impressão digital SHA-256 do arquivo final. O pacote completo é o que outras ferramentas chamam de envelope. Guarde o PDF e o certificado juntos; eles são a sua prova se alguém contestar o acordo depois.
Vários signatários ou envio em massa: qual eu preciso?
As pessoas costumam confundir os dois. Vários signatários significa um documento, uma cópia, várias assinaturas: todos assinam o mesmo acordo. Envio em massa significa um documento enviado para muitas pessoas, em que cada uma assina a sua própria cópia separada: uma atualização de política para 50 funcionários, um termo de responsabilidade para cada voluntário.
No eSignSimple, o envio em massa usa um modelo com um único signatário e uma lista de nomes e e-mails (colada ou em CSV), com até 200 pessoas por envio. Cada destinatário recebe a sua própria cópia, trilha de auditoria e certificado, e ninguém vê os dados de ninguém. Se você prefere que as pessoas venham até você, um link público de assinatura faz o mesmo trabalho sem lista; veja como coletar assinaturas com um formulário online.
Quanto custa enviar para vários signatários?
No eSignSimple, um documento conta uma vez, não importa quantas pessoas o assinem. O plano Grátis inclui 5 documentos por mês; o Personal, por US$ 4,99 por mês, é ilimitado. No envio em massa, cada cópia conta como um documento. Alguns concorrentes cobram por envelope ou limitam os signatários nos planos mais baratos; comparações como melhores alternativas ao DocuSign mostram as diferenças. Para o básico com um único signatário, comece por como enviar um documento para assinatura.
Nossa opinião
Use por padrão a assinatura sequencial em tudo que tem assinatura de contraparte e a paralela no resto, sem pensar demais. O erro maior que vemos é usar vários signatários quando a intenção era o envio em massa, ou o contrário: se todos assinam o mesmo acordo, adicione-os como signatários; se cada um assina a sua própria cópia, use o envio em massa ou um formulário web. Acertando isso, os lembretes e o certificado cuidam do resto.
Perguntas frequentes
Quantos signatários posso adicionar a um documento?
Quantos o documento precisar. O documento conta uma vez no seu plano, independentemente de quantas pessoas assinem.
Posso controlar a ordem em que as pessoas assinam?
Sim. Escolha a assinatura sequencial e as pessoas recebem o link uma depois da outra, na ordem em que você as listou, ou a paralela para enviar a todos de uma vez.
Todos os signatários precisam de conta no eSignSimple?
Não. Os signatários abrem um link pessoal recebido por e-mail e assinam no navegador, inclusive no celular.
O que acontece se um signatário não assinar?
Ele recebe lembretes automáticos a cada 3 dias, até 3 vezes. Você vê quem está pendente no seu painel e pode anular o documento se ele não for mais necessário.
Qual é a diferença entre vários signatários e envio em massa?
Com vários signatários, todos assinam a mesma cópia. O envio em massa dá a cada pessoa a sua própria cópia de um modelo com um único signatário, com até 200 pessoas por envio.
Todo mundo recebe o documento assinado?
Sim. Quando a última pessoa assina, todos os signatários recebem o PDF final, e você recebe a trilha de auditoria e o certificado de conclusão.
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