Guia · Atualizado em · Por Buğra Sözeri
Como assinar um NDA eletronicamente
O acordo de confidencialidade (NDA) costuma ser o primeiro documento de uma nova relação: antes de uma apresentação, de um período de experiência, de uma conversa sobre parceria ou de um projeto freelance em que você terá acesso aos dados de um cliente. Deveria levar minutos, não dias. Veja como enviar um NDA para assinatura eletrônica do início ao fim, como escolher entre um acordo mútuo e um unilateral e quais detalhes vale conferir antes que alguém assine.
Passo a passo
- Escolha entre mútuo e unilateral. Se só um lado vai compartilhar informações confidenciais, use um NDA unilateral. Se os dois lados vão compartilhar, use um NDA mútuo, para que as obrigações valham nas duas direções.
- Comece por um modelo. Abra nosso modelo de NDA gratuito ou use o seu próprio acordo em PDF ou Word. Preencha a razão social das partes, a finalidade, a definição de informação confidencial e o prazo.
- Envie o arquivo e adicione os signatários. No eSignSimple, faça upload do arquivo e adicione o nome e o e-mail de cada signatário. Se a outra parte deve assinar antes de você assinar em seguida, defina uma ordem de assinatura.
- Posicione os campos. Adicione um campo de assinatura e de data para cada signatário, além de campos de nome, cargo e empresa onde o NDA pedir. Salve como modelo reutilizável se você envia NDAs com frequência; veja modelos.
- Envie e acompanhe. Envie os links de assinatura. Quem assina não precisa de conta. Ative os lembretes para que um e-mail não aberto não atrase a reunião.
- Baixe o NDA assinado e o certificado. Quando todos tiverem assinado, todas as partes recebem o PDF final. Guarde-o junto com o certificado de conclusão, que registra quem assinou, quando e de onde.
NDA mútuo ou unilateral: qual você precisa?
O NDA unilateral protege apenas a parte que revela as informações: uma startup mostrando o produto a um prestador de serviços, ou uma empresa dando a um freelancer acesso aos dados de clientes. O NDA mútuo protege os dois lados e serve para conversas de parceria, fusões, projetos conjuntos e negociações com fornecedores em que cada lado revela alguma coisa.
Na dúvida, o NDA mútuo é mais fácil de aprovar, porque não pede ao outro lado que aceite nada que você mesmo não aceite. Ele também evita uma rodada de revisões. Se a informação realmente circula num só sentido, o NDA unilateral é mais simples e mais honesto sobre o que está sendo protegido.
O que conferir antes de enviar um NDA?
Partes: a razão social, não o nome fantasia, e quem assina em nome de cada empresa. Finalidade: uma frase clara sobre por que as informações estão sendo compartilhadas, já que isso limita como podem ser usadas. Definição: o que conta como confidencial e as exclusões padrão (já público, já conhecido, desenvolvido de forma independente, recebido legalmente de terceiros). Prazo: quanto tempo dura a obrigação, muitas vezes de dois a cinco anos, e se segredos comerciais ficam protegidos por mais tempo. Devolução ou destruição: o que acontece com os materiais quando as conversas terminam. Lei aplicável: a lei de qual país ou estado se aplica.
Evite cláusulas que proíbam alguém de trabalhar na sua área; isso pertence a um acordo de não concorrência separado, para o qual as regras locais são rígidas. Para qualquer coisa incomum ou de alto valor, peça a um advogado que revise o modelo.
Um NDA assinado eletronicamente é exequível?
Nos EUA, no Reino Unido e na UE, o NDA é um contrato comercial comum, e uma assinatura eletrônica simples costuma bastar. O que torna fácil confiar num NDA assinado eletronicamente é a prova: a trilha de auditoria com carimbos de data e hora, endereços de e-mail e endereços IP, e um arquivo final travado. Nosso guia assinatura eletrônica tem validade jurídica? trata da lei, e as páginas de validade jurídica cobrem países específicos, como o Brasil.
Erros comuns ao assinar um NDA eletronicamente
Enviar o NDA depois da conversa confidencial em vez de antes. Deixar o outro lado editar o arquivo do Word e assinar uma versão diferente da que você imagina: envie um PDF final ou revise as alterações antes de enviar. Esquecer de assinar a sua parte, de modo que só uma das partes assinou. Enviar para uma caixa de e-mail genérica em vez de para a pessoa com poderes para assinar. E não guardar o certificado: seis meses depois, a troca de e-mails sumiu e o PDF sozinho conta só metade da história.
Se várias pessoas da mesma empresa precisam assinar, siga como enviar um documento para vários signatários. Se você precisa de NDAs de muitos visitantes ou participantes de um evento, um formulário web funciona melhor do que enviar um a um; veja como coletar assinaturas com um formulário online.
Nossa opinião
O NDA é um documento de cortesia tanto quanto um documento jurídico: mostra que você leva a sério as informações do outro lado. Então faça com que assiná-lo seja fácil. Use um modelo curto e mútuo, a menos que haja um motivo real para não usar, envie assim que a reunião for marcada e deixe o outro lado assinar pelo celular sem criar conta. Salve seu NDA como modelo uma vez, e cada próximo leva menos de um minuto. E lembre que um NDA só ajuda se você conseguir mostrar que foi assinado: guarde o certificado de conclusão junto com o PDF.
Perguntas frequentes
Posso assinar um NDA online de graça?
Sim. O plano grátis do eSignSimple cobre 5 documentos por mês, com trilha de auditoria em cada um. Para assinar um NDA que alguém enviou a você, nossa ferramenta grátis Assinar PDF basta.
As duas partes precisam assinar o NDA?
No NDA mútuo, sim. No unilateral, a parte que recebe as informações precisa assinar; fazer a parte reveladora assinar também é uma boa prática e evita dúvidas.
A outra parte precisa de conta no eSignSimple?
Não. Quem assina abre um link recebido por e-mail e assina no navegador.
Quanto tempo deve durar um NDA?
Muitos NDAs comerciais fixam de dois a cinco anos, com proteção mais longa para segredos comerciais. Escolha o que combina com a informação.
Posso reutilizar o mesmo NDA para cada novo contato?
Sim. Salve-o como modelo com os campos já posicionados e envie trocando apenas os nomes e os e-mails.
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