Guia · Atualizado em · Por Buğra Sözeri
Como fechar um contrato a distância
Clientes, freelancers e parceiros muitas vezes estão em outras cidades ou países. A assinatura eletrônica permite fechar um contrato sem imprimir, mandar pelo correio ou marcar reunião.
Passo a passo
- Prepare o contrato. Redija você mesmo ou comece por um modelo, depois exporte a versão final em PDF.
- Confirme quem assina. Confira o nome completo e o e-mail de todos que precisam assinar, e se assinam em nome de uma empresa.
- Envie para assinatura eletrônica. Use um serviço de assinatura eletrônica para enviar o PDF com campos de assinatura e data para cada signatário.
- Acompanhe. Veja quem já abriu e quem já assinou, e mande lembretes se precisar.
- Compartilhe a cópia final. Quando todos tiverem assinado, envie o documento concluído a todas as partes e guarde junto com a trilha de auditoria.
A alternativa sem tecnologia
Você também pode assinar o PDF, mandar por e-mail e pedir que a outra parte assine e devolva. Funciona para acordos simples, mas deixa você controlando versões na mão e sem um registro formal do processo de assinatura.
Contratos internacionais
As leis de assinatura eletrônica variam de país para país. A maioria aceita assinatura eletrônica para contratos comerciais comuns, mas alguns documentos exigem assinatura qualificada ou cartório. Verifique as regras que se aplicam ao seu contrato.
O eSignSimple oferece modelos de contrato e envio de documentos Word ou PDF para assinatura com trilha de auditoria, grátis para 5 documentos por mês.
Como provar quem assinou se vocês nunca se encontraram?
Mande o link de assinatura para um e-mail com o qual você já vinha conversando, não para um passado às pressas. Guarde a conversa por e-mail em que os termos foram combinados. Quando a assinatura termina, a trilha de auditoria registra horários, endereços IP e dispositivos, e o PDF final recebe uma impressão digital SHA-256 que qualquer pessoa pode conferir na página de verificação. O eSignSimple não oferece verificação por SMS nem por documento de identidade, então, em negócios de alto valor com desconhecidos, considere uma checagem de identidade extra fora do fluxo de assinatura, como uma videochamada.
Erros comuns em contratos a distância
Mandar para uma caixa genérica (contato@) em vez de para a pessoa com poderes para assinar; esquecer de incluir a empresa como parte quando o signatário age em nome dela; deixar o cliente editar o arquivo do Word e receber de volta uma versão diferente; e não definir ordem de assinatura quando você deveria assinar por último. Começar por um modelo de contrato de freelancer ou de contrato de consultoria ajuda. A mecânica está em como enviar um documento para assinatura, e se você redigiu no Word, como assinar documento do Word online pula a etapa de exportação. As regras de cada país estão nas nossas páginas de validade jurídica.
Vindo de uma ferramenta de assinatura maior?
Muitos freelancers começam numa ferramenta corporativa e descobrem que pagam por usuários e recursos que nunca usam. Se é o seu caso, como cancelar a assinatura do DocuSign mostra o que exportar antes. Contratos de aluguel também são um caso comum de assinatura a distância; veja como assinar contrato de aluguel online.
Nossa opinião
Assinar a distância já não é a parte difícil; difícil é fazer o outro lado assinar de fato. Os contratos que fecham mais rápido são aqueles em que o cliente sabe que o documento está chegando, o texto é curto e o link de assinatura chega enquanto o assunto ainda está quente. Mande logo depois da ligação em que vocês acertaram os termos. E nunca comece o trabalho com base num "está ótimo, assino depois"; o certificado de conclusão é o sinal verde.
Perguntas frequentes
Um contrato assinado a distância tem validade?
Em muitos países, sim, para a maioria dos contratos comerciais. Guardar uma trilha de auditoria ajuda a provar quem assinou e quando.
E se a outra parte não tiver software de assinatura eletrônica?
Ela não precisa de nenhum. Os signatários geralmente assinam por um link no navegador.
Dá para assinar numa ordem específica?
A maioria dos serviços de assinatura eletrônica permite definir uma ordem de assinatura.
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