Guide · Mis à jour · Par Buğra Sözeri
Comment faire signer un contrat à distance ?
Clients, freelances et partenaires sont souvent dans d'autres villes, voire d'autres pays. La signature électronique permet de conclure un contrat sans imprimer, sans poster et sans se rencontrer.
Étape par étape
- Préparez le contrat. Rédigez-le vous-même ou partez d'un modèle, puis exportez la version définitive en PDF.
- Vérifiez qui signe. Contrôlez les noms officiels et les adresses e-mail de toutes les personnes qui doivent signer, et si elles signent au nom d'une société.
- Envoyez en signature électronique. Utilisez un service de signature électronique pour envoyer le PDF avec des champs de signature et de date pour chaque signataire.
- Relancez. Suivez qui a ouvert et signé le document, et envoyez des relances si nécessaire.
- Partagez la copie finale. Une fois que tout le monde a signé, envoyez le document finalisé à toutes les parties et archivez-le avec sa piste d'audit.
La solution artisanale
Vous pouvez aussi signer le PDF vous-même, l'envoyer par e-mail et demander à l'autre partie de le signer et de vous le renvoyer. Cela fonctionne pour des accords simples, mais vous oblige à suivre les versions à la main, sans trace formelle du processus de signature.
Les contrats internationaux
Le droit de la signature électronique varie d'un pays à l'autre. La plupart des pays admettent la signature électronique pour les contrats commerciaux ordinaires, mais certains documents exigent une signature qualifiée ou un notaire. Vérifiez les règles applicables à votre contrat.
eSignSimple propose des modèles de contrats et l'envoi de documents Word ou PDF en signature avec une piste d'audit, gratuitement jusqu'à 5 documents par mois.
Comment prouver qui a signé sans jamais vous être rencontrés ?
Envoyez le lien de signature à une adresse e-mail avec laquelle vous échangez déjà, pas à une adresse fournie à la hâte. Conservez le fil d'e-mails dans lequel les conditions ont été convenues. À la fin de la signature, la piste d'audit enregistre les horodatages, les adresses IP et les appareils, et le PDF final reçoit une empreinte SHA-256 que chacun peut contrôler sur la page de vérification. eSignSimple ne propose pas de vérification par SMS ni de contrôle de pièce d'identité : pour des affaires importantes avec des inconnus, prévoyez une vérification d'identité supplémentaire en dehors du circuit de signature, par exemple un appel vidéo.
Les erreurs fréquentes avec les contrats à distance
Envoyer à une boîte générique (contact@) au lieu de la personne habilitée à signer ; oublier de désigner la société comme partie quand le signataire agit pour son compte ; laisser le client modifier le fichier Word et renvoyer une version différente ; ne pas définir d'ordre de signature alors que vous devriez contresigner en dernier. Partir d'un modèle de contrat de prestation freelance ou de contrat de conseil aide. La marche à suivre est dans comment envoyer un document à signer, et si vous avez rédigé dans Word, comment signer un document Word en ligne vous épargne l'export. Les règles de chaque pays se trouvent sur nos pages légalité.
Vous quittez un outil de signature plus lourd ?
Beaucoup de freelances commencent avec un outil pensé pour les grandes entreprises et découvrent qu'ils paient des licences et des fonctions qu'ils n'utilisent jamais. Si c'est votre cas, comment résilier un abonnement DocuSign indique ce qu'il faut exporter d'abord. Les baux sont aussi un cas fréquent de signature à distance ; voir comment signer un bail en ligne.
Notre avis
Signer à distance n'est plus la partie difficile ; c'est obtenir que l'autre partie le fasse vraiment. Les contrats qui se signent le plus vite sont ceux que le client attend, qui sont courts, et dont le lien de signature arrive pendant qu'il est encore motivé. Envoyez-le juste après l'appel où vous avez fixé les conditions. Et ne commencez jamais le travail sur la foi d'un « ça me va, je signe plus tard » : c'est le certificat finalisé qui donne le feu vert.
Questions fréquentes
Un contrat signé à distance est-il opposable ?
Dans de nombreux pays, oui, pour la plupart des contrats commerciaux. Conserver une piste d'audit aide à prouver qui a signé et quand.
Et si l'autre partie n'a pas de logiciel de signature électronique ?
Elle n'en a pas besoin. Les signataires signent généralement via un lien, dans leur navigateur.
Peut-on signer dans un ordre précis ?
La plupart des services de signature électronique permettent de définir un ordre de signature.
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