Guia · Atualizado em · Por Buğra Sözeri
Assinatura eletrônica x assinatura física
A assinatura física, ou de próprio punho, é feita à mão, com caneta, no papel. A assinatura eletrônica é qualquer sinal eletrônico da intenção de concordar: um nome digitado, uma assinatura desenhada na tela, um clique em "Concordo". Para a maioria dos contratos comerciais do dia a dia, a lei nos EUA, no Reino Unido e na UE trata as duas como igualmente capazes de obrigar você. Mas ainda existem documentos em que se exige papel, testemunha ou cartório. Este guia explica a diferença, onde costumam estar as exceções e como decidir, sem fingir ser aconselhamento jurídico para o seu caso específico.
Qual é a diferença entre assinatura física e eletrônica?
A assinatura física comprova a intenção de forma material: uma pessoa colocou a caneta no papel, e o documento original carrega a tinta. A assinatura eletrônica comprova a intenção com dados: quem assinou, quando, de qual endereço de e-mail e aparelho, e o que exatamente o documento dizia naquele momento.
As diferenças práticas são velocidade, custo e prova. O papel exige impressão, correio ou encontro presencial, e um escaneamento de uma página assinada é, em si, apenas uma imagem. Um bom serviço de assinatura eletrônica registra uma trilha de auditoria e trava o arquivo final, de modo que qualquer adulteração pode ser detectada. No eSignSimple, o PDF finalizado recebe uma impressão digital SHA-256 que qualquer pessoa pode conferir na nossa página de verificação.
Quando a assinatura eletrônica basta juridicamente?
Nos Estados Unidos, a lei federal ESIGN Act e a Uniform Electronic Transactions Act (UETA), adotada por quase todos os estados, dizem que uma assinatura ou um contrato não pode ter seu efeito jurídico negado apenas por ser eletrônico. Na UE, o Regulamento eIDAS diz que não se pode negar efeito jurídico nem admissibilidade como prova a uma assinatura eletrônica só por ela ser eletrônica; apenas a assinatura eletrônica qualificada tem automaticamente o mesmo efeito de uma manuscrita.
Por isso, contratos de venda, contratos de freelancer e de consultoria, NDAs, contratos de locação em muitos lugares, cartas de oferta de emprego, faturas e pedidos de compra normalmente funcionam bem com uma assinatura eletrônica simples. Nosso panorama assinatura eletrônica tem validade jurídica? se aprofunda, e os detalhes por país estão nas nossas páginas de validade jurídica, como Brasil, Estados Unidos, Reino Unido e União Europeia.
Quando a assinatura física ainda é exigida?
As exceções variam de país para país, mas se concentram nos mesmos tipos de documento. O próprio ESIGN exclui testamentos, codicilos e trusts testamentários; muitas questões de direito de família, como adoção e divórcio; ordens judiciais e documentos oficiais de tribunais; e certos avisos, como corte de serviços públicos, execução de hipoteca ou despejo e cancelamento de seguro de saúde ou de vida.
Além disso, fique atento a três gatilhos. Regras de forma: escrituras, procurações e transferências de imóveis podem exigir testemunha, tabelião ou um formato específico, o que em alguns países significa papel ou assinatura qualificada. Registros: registros de imóveis, juntas comerciais e alguns órgãos públicos aceitam apenas determinados formatos. E a outra parte: um banco, um locador ou um empregador pode simplesmente exigir caneta, e na prática a regra deles vence.
Na UE, cada Estado-membro decide quais transações exigem assinatura manuscrita ou qualificada; imóveis e direito de família costumam estar na lista. Confira a página do país específico, por exemplo Alemanha ou França, e consulte um advogado quando muita coisa estiver em jogo.
Qual é a prova mais forte numa disputa?
As pessoas acham que a tinta é mais segura. Muitas vezes não é. Uma assinatura física contestada leva a perícia grafotécnica e a discussões sobre qual versão da página foi assinada. Uma assinatura eletrônica contestada leva ao registro: o convite por e-mail, os carimbos de data e hora, os endereços IP e um hash do documento mostrando que nada mudou depois da assinatura. Nenhuma das duas resiste a todo argumento, mas uma assinatura eletrônica com um certificado de conclusão completo costuma ser mais fácil de explicar.
O que enfraquece uma assinatura eletrônica é um processo descuidado: enviar para uma caixa de entrada compartilhada, não guardar o arquivo final ou deixar o signatário editar o documento. Nosso guia o que é trilha de auditoria explica o que um bom registro contém.
Como decidir para um documento específico?
Faça quatro perguntas. Este tipo de documento está numa lista de exceções no seu país? Alguma lei, registro ou órgão regulador exige testemunha, tabelião ou assinatura qualificada? A outra parte aceita assinatura eletrônica? E você ficaria tranquilo em mostrar o registro da assinatura a um juiz? Se as duas primeiras respostas forem não e as duas últimas forem sim, a assinatura eletrônica é a escolha prática.
Se você só precisa assinar algo você mesmo, nossa ferramenta grátis Assinar PDF funciona no navegador. Para coletar assinaturas com registro completo, veja como enviar um documento para assinatura.
Nossa opinião
Achamos que a caneta deveria ser a exceção que você justifica, não o padrão ao qual você recorre. Para os contratos que freelancers e pequenas empresas assinam toda semana, a assinatura eletrônica é mais rápida, mais barata e deixa uma prova melhor do que uma página escaneada. Mas conheça os limites: testamentos, muitas escrituras de imóveis, procurações e documentos judiciais são o ponto em que você deve parar e conferir, e o eSignSimple oferece apenas assinaturas eletrônicas simples, não as assinaturas qualificadas que algumas transações na UE exigem. Quando um advogado ou um cartório disser papel, use papel.
Perguntas frequentes
A assinatura eletrônica vale tanto quanto a manuscrita?
Para a maioria dos contratos comerciais nos EUA, no Reino Unido e na UE, sim: a lei diz que não se pode negar efeito a ela só por ser eletrônica. Alguns documentos são excluídos ou exigem formalidades extras.
Posso assinar um testamento eletronicamente?
Em geral, não. O ESIGN exclui testamentos e a maioria das jurisdições exige assinatura manuscrita e testemunhas; alguns lugares criaram regras restritas para testamentos eletrônicos. Consulte um advogado.
Uma assinatura física escaneada é uma assinatura eletrônica?
Uma assinatura escaneada colada num documento pode contar como assinatura eletrônica, mas sozinha é uma prova fraca. Um serviço de assinatura eletrônica acrescenta a trilha de auditoria que mostra quem assinou e quando.
O que é uma assinatura eletrônica qualificada?
No eIDAS, é o nível mais alto: criada com um certificado qualificado e um dispositivo qualificado, tem o mesmo efeito jurídico de uma assinatura manuscrita em toda a UE. O eSignSimple não a oferece.
A outra parte pode recusar uma assinatura eletrônica?
Sim. O ESIGN não obriga ninguém a usar registros eletrônicos; os dois lados precisam concordar. Na prática, a maioria das empresas aceita.
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