Guida · Aggiornato · Di Buğra Sözeri
Come far firmare un contratto a distanza
Clienti, freelance e partner sono spesso in città o Paesi diversi. La firma elettronica ti permette di chiudere un contratto senza stampare, spedire o incontrarsi.
Passo passo
- Prepara il contratto. Scrivilo tu o parti da un modello, poi esporta la versione definitiva in PDF.
- Conferma chi firma. Verifica nomi legali e indirizzi email di tutti i firmatari e se firmano per conto di una società.
- Invia in firma elettronica. Usa un servizio di firma elettronica per inviare il PDF con i campi firma e data per ogni firmatario.
- Segui l'avanzamento. Controlla chi ha aperto e firmato e invia promemoria se serve.
- Condividi la copia finale. Quando tutti hanno firmato, invia il documento completato a tutte le parti e archivialo con il suo audit trail.
L'alternativa artigianale
Puoi anche firmare tu il PDF, inviarlo per email e chiedere all'altra parte di firmarlo e rimandarlo. Funziona per accordi semplici, ma ti costringe a gestire le versioni a mano e non lascia una traccia formale del processo di firma.
Contratti internazionali
Le leggi sulla firma elettronica variano da Paese a Paese. La maggior parte ammette la firma elettronica per i normali contratti commerciali, ma alcuni documenti richiedono una firma qualificata o un notaio. Verifica le regole che si applicano al tuo contratto.
eSignSimple offre modelli di contratto e l'invio in firma di documenti Word o PDF con audit trail, gratis fino a 5 documenti al mese.
Come dimostrare chi ha firmato se non vi siete mai incontrati?
Invia il link di firma a un indirizzo email con cui hai già corrispondenza, non a uno comunicato in fretta. Conserva il thread email in cui avete concordato le condizioni. Al termine della firma, l'audit trail registra data e ora, indirizzi IP e dispositivi, e il PDF finale riceve un'impronta SHA-256 che chiunque può controllare nella pagina di verifica. eSignSimple non offre verifica tramite SMS o documento d'identità, quindi per accordi di valore elevato con sconosciuti valuta un controllo dell'identità aggiuntivo fuori dal flusso di firma, per esempio una videochiamata.
Errori comuni con i contratti a distanza
Inviare a una casella generica (info@) invece che alla persona con i poteri di firma; dimenticare di indicare la società come parte quando il firmatario agisce per suo conto; lasciare che il cliente modifichi il file Word e rimandi una versione diversa; non impostare un ordine di firma quando dovresti controfirmare per ultimo. Partire da un modello di contratto freelance o di contratto di consulenza aiuta. I passaggi pratici sono in come inviare un documento da firmare, e se hai scritto in Word, come firmare un documento Word online salta l'esportazione. Le regole per Paese sono nelle nostre pagine sulla legalità.
Passi da uno strumento di firma più grande?
Molti freelance partono da uno strumento enterprise e scoprono di pagare licenze e funzioni che non usano mai. Se è il tuo caso, come disdire un abbonamento DocuSign spiega cosa esportare prima. Anche gli affitti sono un caso frequente di firma a distanza; vedi come firmare un contratto d'affitto online.
La nostra opinione
La firma a distanza non è più la parte difficile; il difficile è far sì che l'altra parte firmi davvero. I contratti più veloci sono quelli in cui il cliente sa che stanno arrivando, il documento è breve e il link di firma arriva mentre l'argomento gli interessa ancora. Invialo subito dopo la chiamata in cui avete concordato le condizioni. E non iniziare mai a lavorare sulla base di un «mi sembra tutto ok, firmo dopo»: il via libera è un certificato di firma completato.
Domande frequenti
Un contratto firmato a distanza è vincolante?
In molti Paesi sì, per la maggior parte dei contratti commerciali. Conservare un audit trail aiuta a dimostrare chi ha firmato e quando.
E se l'altra parte non ha un software di firma elettronica?
Non gliene serve nessuno. Di solito i firmatari firmano tramite un link nel browser.
Possiamo firmare in un ordine preciso?
La maggior parte dei servizi di firma elettronica permette di impostare un ordine di firma.
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