Panduan · Diperbarui · Oleh Buğra Sözeri
Cara mendapatkan tanda tangan kontrak dari jarak jauh
Klien, freelancer, dan mitra sering berada di kota atau negara yang berbeda. Tanda tangan elektronik memungkinkan Anda menyelesaikan kontrak tanpa mencetak, mengirim pos, atau bertemu langsung.
Langkah demi langkah
- Siapkan kontrak. Tulis sendiri atau mulai dari template, lalu ekspor versi final sebagai PDF.
- Pastikan siapa yang menandatangani. Periksa nama lengkap sesuai identitas dan alamat email setiap orang yang perlu menandatangani, serta apakah mereka menandatangani atas nama perusahaan.
- Kirim untuk tanda tangan elektronik. Gunakan layanan tanda tangan elektronik untuk mengirim PDF dengan kolom tanda tangan dan tanggal bagi setiap penanda tangan.
- Tindak lanjuti. Pantau siapa yang sudah membuka dan menandatangani, dan kirim pengingat jika perlu.
- Bagikan salinan final. Setelah semua orang menandatangani, kirim dokumen yang sudah lengkap ke semua pihak dan simpan bersama jejak auditnya.
Alternatif sederhana
Anda juga bisa menandatangani PDF sendiri, mengirimnya lewat email, dan meminta pihak lain menandatangani lalu mengembalikannya. Cara ini bisa untuk perjanjian sederhana, tetapi Anda harus melacak versi secara manual dan tidak punya catatan resmi tentang proses penandatanganannya.
Kontrak lintas negara
Hukum tanda tangan elektronik berbeda di setiap negara. Sebagian besar membolehkan tanda tangan elektronik untuk kontrak komersial biasa, tetapi beberapa dokumen memerlukan tanda tangan berkualifikasi atau notaris. Periksa aturan yang berlaku untuk kontrak Anda.
eSignSimple menyediakan template kontrak serta pengiriman dokumen Word atau PDF untuk ditandatangani dengan jejak audit, gratis untuk 5 dokumen per bulan.
Bagaimana membuktikan siapa yang menandatangani jika tidak pernah bertemu?
Kirim tautan tanda tangan ke alamat email yang sudah Anda pakai untuk berkorespondensi, bukan alamat yang diberikan terburu-buru. Simpan utas email tempat syarat-syarat disepakati. Saat penandatanganan selesai, jejak audit mencatat cap waktu, alamat IP, dan perangkat, dan PDF akhir mendapat sidik jari SHA-256 yang bisa diperiksa siapa saja di halaman verifikasi. eSignSimple tidak menyediakan verifikasi SMS atau identitas, jadi untuk transaksi bernilai tinggi dengan orang yang belum dikenal, pertimbangkan pemeriksaan identitas tambahan di luar alur penandatanganan, misalnya panggilan video.
Kesalahan umum pada kontrak jarak jauh
Mengirim ke kotak masuk umum (info@) alih-alih ke orang yang berwenang; lupa mencantumkan perusahaan sebagai pihak ketika penanda tangan bertindak atas namanya; membiarkan klien mengedit file Word lalu mengirim balik versi yang berbeda; dan tidak mengatur urutan penandatanganan padahal Anda seharusnya menandatangani terakhir. Memulai dari template kontrak freelance atau perjanjian konsultasi membantu. Langkah teknisnya ada di cara mengirim dokumen untuk ditandatangani, dan jika Anda menyusun draf di Word, cara tanda tangan dokumen Word secara online melewati langkah ekspor. Aturan per negara ada di halaman legalitas kami.
Beralih dari alat tanda tangan elektronik yang lebih besar?
Banyak freelancer memulai dengan alat kelas enterprise lalu sadar mereka membayar kursi pengguna dan fitur yang tidak pernah dipakai. Jika itu Anda, cara membatalkan langganan DocuSign menjelaskan apa yang perlu diekspor terlebih dahulu. Perjanjian sewa juga kasus umum penandatanganan jarak jauh; lihat cara tanda tangan perjanjian sewa secara online.
Pendapat kami
Menandatangani dari jarak jauh bukan lagi bagian yang sulit; yang sulit adalah membuat pihak lain benar-benar melakukannya. Kontrak yang paling cepat selesai adalah yang sudah ditunggu klien, dokumennya singkat, dan tautan tanda tangannya tiba saat mereka masih antusias. Kirim langsung setelah panggilan tempat syarat-syarat disepakati. Dan jangan pernah mulai bekerja hanya berbekal "oke, nanti saya tanda tangani"; sertifikat yang sudah lengkap adalah lampu hijaunya.
Pertanyaan umum
Apakah kontrak yang ditandatangani dari jarak jauh bisa ditegakkan?
Di banyak negara, ya, untuk sebagian besar kontrak komersial. Menyimpan jejak audit membantu membuktikan siapa yang menandatangani dan kapan.
Bagaimana jika pihak lain tidak punya perangkat lunak tanda tangan elektronik?
Mereka tidak membutuhkannya. Penanda tangan biasanya menandatangani lewat tautan di browser mereka.
Bisakah kami menandatangani dengan urutan tertentu?
Sebagian besar layanan tanda tangan elektronik memungkinkan Anda mengatur urutan penandatanganan.
Dapatkan tanda tangan untuk dokumen Anda berikutnya hari ini.
Mulai dengan 5 dokumen gratis per bulan. Tanpa kartu kredit.