ガイド · 更新日 · 執筆：Buğra Sözeri
契約書をリモートで締結する方法
取引先、フリーランス、パートナーが別の都市や国にいることは珍しくありません。電子署名を使えば、印刷も郵送も対面もなしで契約を締結できます。
ステップごとの手順
- 契約書を準備する. 自分で作成するかテンプレートから始め、最終版を PDF で書き出します。
- 署名者を確認する. 署名が必要な全員の正式な氏名とメールアドレス、そして会社を代表して署名するかどうかを確認します。
- 電子署名で送信する. 電子署名サービスで、署名者ごとに署名欄と日付欄を付けた PDF を送信します。
- フォローアップする. 誰が開封・署名したかを確認し、必要ならリマインダーを送ります。
- 完成版を共有する. 全員が署名したら、完成した書類を全当事者に送り、監査証跡とともに保管します。
アナログな代替手段
自分で PDF に署名してメールで送り、相手に署名して返送してもらう方法もあります。シンプルな合意ならこれでも足りますが、バージョンを手作業で管理することになり、署名の過程を示す正式な記録も残りません。
国をまたぐ契約
電子署名の法律は国によって異なります。通常の商取引契約ならほとんどの国で電子署名が認められていますが、一部の書類には適格電子署名や公証人が必要です。ご自身の契約に適用されるルールを確認してください。
eSignSimple には契約書テンプレートがあり、Word や PDF の書類を監査証跡付きで署名依頼として送れます。月5件までは無料です。
会ったことのない相手が署名したことをどう証明する？
署名リンクは、急いで伝えられたアドレスではなく、すでにやり取りしているメールアドレスに送りましょう。条件を合意したメールのスレッドも残しておきます。署名が完了すると、監査証跡に日時、IP アドレス、端末が記録され、最終 PDF には誰でも検証ページで確認できる SHA-256 のフィンガープリントが付きます。eSignSimple は SMS 認証や本人確認書類による確認を提供していないので、面識のない相手との高額な取引では、ビデオ通話など署名の流れとは別に本人確認を追加することを検討してください。
リモート契約でよくある失敗
権限のある本人ではなく、共用の受信箱（info@ など）に送ってしまう。署名者が会社を代表して署名するのに、会社を当事者として記載し忘れる。取引先に Word ファイルを編集させ、違うバージョンが戻ってくる。自分が最後に署名すべきなのに、署名順序を設定しない。フリーランス業務委託契約書やコンサルティング契約書のテンプレートから始めると防ぎやすくなります。具体的な操作は署名依頼の送り方で、Word で作成した場合は書き出しの手間を省けるWord 文書にオンラインで署名する方法で解説しています。国ごとのルールは電子署名の法的効力のページにまとめています。
もうひとつよくあるのが、署名を依頼した後に条件を変えてしまうケースです。変更が必要になったら、口頭やメールで済ませず、古い依頼を無効にして修正版を送り直しましょう。双方の手元に同じ最終版が残ることが、リモート契約ではとりわけ大切です。
また、海外の相手とは時差があるので、締切は日付だけでなくタイムゾーンも添えて伝えましょう。
大手の電子署名ツールから乗り換える？
多くのフリーランスはエンタープライズ向けのツールから始め、使わないユーザー枠や機能にお金を払っていることに気づきます。心当たりがあるなら、DocuSign を解約する方法で、事前に書き出すべきものを解説しています。賃貸借契約もリモート署名のよくあるケースです。賃貸借契約にオンラインで署名する方法をご覧ください。
私たちの見解
リモートでの署名そのものは、もう難しくありません。難しいのは、相手に実際に署名してもらうことです。いちばん早く締結できる契約は、取引先が届くことを知っていて、書類が短く、相手の関心が冷めないうちに署名リンクが届くものです。条件を合意した打ち合わせの直後に送りましょう。そして「よさそうです、あとで署名します」という言葉を頼りに作業を始めてはいけません。完了証明書こそがゴーサインです。
よくある質問
リモートで署名した契約書は法的に有効ですか？
多くの国で、ほとんどの商取引契約について有効です。監査証跡を残しておけば、誰がいつ署名したかの証明に役立ちます。
相手が電子署名ソフトを持っていない場合は？
何も必要ありません。署名者は通常、ブラウザでリンクから署名します。
決まった順番で署名できますか？
ほとんどの電子署名サービスで署名順序を設定できます。