Guía · Actualizado · Por Buğra Sözeri
Cómo conseguir que firmen un contrato a distancia
Clientes, freelancers y socios suelen estar en otras ciudades u otros países. La firma electrónica te permite cerrar un contrato sin imprimir, sin enviar nada por correo postal y sin reuniones.
Paso a paso
- Prepara el contrato. Redáctalo tú o parte de una plantilla, y exporta la versión definitiva como PDF.
- Confirma quién firma. Comprueba el nombre legal y la dirección de correo de cada persona que debe firmar, y si firma en nombre de una empresa.
- Envíalo a firmar electrónicamente. Usa un servicio de firma electrónica para enviar el PDF con campos de firma y fecha para cada firmante.
- Haz el seguimiento. Mira quién lo ha abierto y firmado, y envía recordatorios si hace falta.
- Comparte la copia final. Cuando hayan firmado todos, envía el documento finalizado a todas las partes y guárdalo con su registro de auditoría.
La alternativa de toda la vida
También puedes firmar tú el PDF, enviarlo por correo y pedir a la otra parte que lo firme y te lo devuelva. Funciona para acuerdos sencillos, pero te obliga a controlar las versiones a mano y no deja un registro formal del proceso de firma.
Contratos internacionales
Las leyes de firma electrónica cambian de un país a otro. La mayoría permiten la firma electrónica en los contratos mercantiles ordinarios, pero algunos documentos requieren una firma cualificada o un notario. Comprueba las normas que se aplican a tu contrato.
eSignSimple ofrece plantillas de contratos y el envío de documentos Word o PDF para firmar con registro de auditoría, gratis para 5 documentos al mes.
¿Cómo demuestras quién firmó si nunca os habéis visto?
Envía el enlace de firma a una dirección de correo con la que ya te hayas escrito, no a una que te hayan dado con prisas. Guarda el hilo de correos donde acordasteis las condiciones. Cuando se completa la firma, el registro de auditoría guarda las marcas de tiempo, las direcciones IP y los dispositivos, y el PDF final recibe una huella SHA-256 que cualquiera puede comprobar en la página de verificación. eSignSimple no ofrece verificación por SMS ni de documento de identidad, así que en operaciones de mucho valor con desconocidos plantéate una comprobación de identidad adicional fuera del proceso de firma, como una videollamada.
Errores habituales en los contratos a distancia
Enviarlo a un buzón genérico (info@) en lugar de a la persona con capacidad para firmar; olvidar poner a la empresa como parte cuando el firmante actúa en su nombre; dejar que el cliente edite el Word y que devuelva una versión distinta; y no fijar un orden de firma cuando tú deberías firmar el último. Ayuda partir de una plantilla de contrato de freelance o de contrato de consultoría. La mecánica está en cómo enviar un documento para firmar, y si lo redactaste en Word, cómo firmar un documento de Word online te ahorra exportarlo. Las normas de cada país están en nuestras páginas de legalidad.
¿Vienes de una herramienta de firma más grande?
Muchos freelancers empiezan con una herramienta empresarial y descubren que pagan por usuarios y funciones que nunca usan. Si es tu caso, cómo cancelar una suscripción de DocuSign explica qué exportar primero. Los alquileres son otro caso típico de firma a distancia; consulta cómo firmar un contrato de alquiler online.
Nuestra opinión
Firmar a distancia ya no es lo difícil; lo difícil es conseguir que la otra parte lo haga. Los contratos que se firman más rápido son aquellos en los que el cliente sabe que le van a llegar, el documento es corto y el enlace de firma llega mientras todavía le importa. Envíalo justo después de la llamada en la que acordasteis las condiciones. Y nunca empieces a trabajar porque te digan «me parece bien, ya lo firmo»; la luz verde es el certificado de finalización.
Preguntas frecuentes
¿Es exigible un contrato firmado a distancia?
En muchos países, sí, para la mayoría de los contratos mercantiles. Guardar un registro de auditoría ayuda a demostrar quién firmó y cuándo.
¿Y si la otra parte no tiene un programa de firma electrónica?
No le hace falta ninguno. Los firmantes suelen firmar desde un enlace en su navegador.
¿Podemos firmar en un orden concreto?
La mayoría de los servicios de firma electrónica permiten fijar un orden de firma.
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