Anleitung · Aktualisiert · Von Buğra Sözeri
Vertrag aus der Ferne unterschreiben lassen
Kunden, Freelancer und Partner sitzen oft in anderen Städten oder Ländern. Mit elektronischen Unterschriften schließen Sie einen Vertrag ab, ohne zu drucken, zu verschicken oder sich zu treffen.
Schritt für Schritt
- Vertrag vorbereiten. Schreiben Sie ihn selbst oder starten Sie mit einer Vorlage und exportieren Sie die endgültige Fassung als PDF.
- Klären, wer unterschreibt. Prüfen Sie die vollständigen Namen und E-Mail-Adressen aller, die unterschreiben müssen, und ob sie für ein Unternehmen unterschreiben.
- Zur E-Signatur senden. Senden Sie die PDF über einen E-Signatur-Dienst mit Unterschrifts- und Datumsfeldern für jeden Unterzeichner.
- Nachfassen. Verfolgen Sie, wer geöffnet und unterschrieben hat, und senden Sie bei Bedarf Erinnerungen.
- Endgültige Kopie teilen. Haben alle unterschrieben, senden Sie das abgeschlossene Dokument an alle Parteien und bewahren Sie es mit seinem Audit-Trail auf.
Die Low-Tech-Variante
Sie können die PDF auch selbst unterschreiben, per E-Mail schicken und die Gegenseite bitten, sie unterschrieben zurückzusenden. Das funktioniert bei einfachen Vereinbarungen, aber Sie verwalten Versionen von Hand und haben keinen formalen Nachweis des Unterschriftsvorgangs.
Grenzüberschreitende Verträge
Die Gesetze zu elektronischen Unterschriften unterscheiden sich von Land zu Land. Die meisten erlauben E-Signaturen für gewöhnliche Handelsverträge, manche Dokumente brauchen aber eine qualifizierte Signatur oder einen Notar. Prüfen Sie die Regeln, die für Ihren Vertrag gelten.
eSignSimple bietet Vertragsvorlagen und das Senden von Word- oder PDF-Dokumenten zur Unterschrift mit Audit-Trail, kostenlos für 5 Dokumente pro Monat.
Wie beweisen Sie, wer unterschrieben hat, wenn Sie sich nie getroffen haben?
Senden Sie den Unterschriftslink an eine E-Mail-Adresse, mit der Sie bereits korrespondieren, nicht an eine, die Ihnen in Eile genannt wurde. Bewahren Sie den E-Mail-Verlauf auf, in dem die Bedingungen vereinbart wurden. Ist die Unterzeichnung abgeschlossen, zeichnet der Audit-Trail Zeitstempel, IP-Adressen und Geräte auf, und die fertige PDF erhält einen SHA-256-Fingerabdruck, den jeder auf der Prüfseite kontrollieren kann. eSignSimple bietet keine SMS- oder Ausweisprüfung; bei hochwertigen Geschäften mit Unbekannten sollten Sie daher eine zusätzliche Identitätsprüfung außerhalb des Unterschriftsprozesses einplanen, etwa einen Videoanruf.
Häufige Fehler bei Verträgen aus der Ferne
An ein Sammelpostfach (info@) senden statt an die Person mit Vertretungsbefugnis; vergessen, das Unternehmen als Vertragspartei zu nennen, wenn der Unterzeichner in dessen Namen handelt; den Kunden die Word-Datei bearbeiten lassen und eine andere Version zurückbekommen; und keine Unterschriftsreihenfolge festlegen, obwohl Sie zuletzt gegenzeichnen sollten. Eine Vorlage wie der Freelancer-Vertrag oder der Beratungsvertrag hilft. Die Abläufe stehen in Dokument zur Unterschrift senden, und wenn Sie in Word entworfen haben, spart Word-Dokument online unterschreiben den Exportschritt. Die Regeln einzelner Länder finden Sie auf unseren Seiten zur Rechtslage.
Wechsel von einem großen E-Signatur-Tool?
Viele Freelancer starten mit einem Enterprise-Tool und merken, dass sie für Lizenzen und Funktionen zahlen, die sie nie nutzen. Wenn das auf Sie zutrifft, erklärt DocuSign-Abo kündigen, was Sie vorher exportieren sollten. Auch Mietverträge werden oft aus der Ferne unterschrieben; siehe Mietvertrag online unterschreiben.
Unsere Einschätzung
Das Unterschreiben aus der Ferne ist nicht mehr das Schwierige; schwierig ist, dass die Gegenseite es auch wirklich tut. Am schnellsten gehen Verträge, bei denen der Kunde weiß, dass sie kommen, das Dokument kurz ist und der Link eintrifft, solange das Thema noch frisch ist. Senden Sie ihn direkt nach dem Gespräch, in dem Sie die Bedingungen vereinbart haben. Und fangen Sie nie mit der Arbeit an, nur weil es hieß „sieht gut aus, unterschreibe ich später“. Erst das fertige Zertifikat ist das grüne Licht.
Häufige Fragen
Ist ein aus der Ferne unterschriebener Vertrag durchsetzbar?
In vielen Ländern ja, für die meisten Handelsverträge. Ein Audit-Trail hilft zu belegen, wer wann unterschrieben hat.
Was, wenn die Gegenseite keine E-Signatur-Software hat?
Sie braucht keine. Unterzeichner unterschreiben in der Regel über einen Link im Browser.
Können wir in einer festen Reihenfolge unterschreiben?
Die meisten E-Signatur-Dienste erlauben eine Unterschriftsreihenfolge.
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