Panduan · Diperbarui · Oleh Buğra Sözeri
Cara Tanda Tangan NDA Secara Elektronik
Perjanjian kerahasiaan (NDA) biasanya menjadi dokumen pertama dalam sebuah hubungan baru: sebelum presentasi, masa percobaan kerja, pembicaraan kemitraan, atau proyek freelance yang membuat Anda melihat data klien. Prosesnya seharusnya hanya beberapa menit, bukan berhari-hari. Berikut cara mengirim NDA untuk ditandatangani secara elektronik dari awal sampai akhir, cara memilih antara perjanjian dua arah dan satu arah, serta detail yang perlu dicek sebelum ada yang menandatangani.
Langkah demi langkah
- Pilih dua arah atau satu arah. Jika hanya satu pihak yang membagikan informasi rahasia, gunakan NDA satu arah (unilateral). Jika kedua pihak akan saling berbagi, gunakan NDA dua arah (mutual) agar kewajibannya berlaku untuk keduanya.
- Mulai dari template. Buka template NDA gratis kami, atau gunakan perjanjian Anda sendiri dalam bentuk file PDF atau Word. Isi nama resmi para pihak, tujuan, definisi informasi rahasia, dan jangka waktunya.
- Unggah dan tambahkan penanda tangan. Di eSignSimple, unggah file dan tambahkan nama serta email setiap penanda tangan. Jika pihak lain harus menandatangani sebelum Anda menandatangani balik, atur urutan penandatanganan.
- Letakkan kolom-kolomnya. Tambahkan kolom tanda tangan dan tanggal untuk setiap penanda tangan, serta kolom nama, jabatan, dan perusahaan jika NDA memintanya. Simpan sebagai template yang bisa dipakai ulang jika Anda sering mengirim NDA; lihat template.
- Kirim dan tindak lanjuti. Kirim tautan penandatanganan. Penanda tangan tidak perlu akun. Aktifkan pengingat agar email yang belum dibuka tidak menunda pertemuan.
- Unduh NDA bertanda tangan dan sertifikatnya. Setelah semua pihak menandatangani, semuanya menerima PDF final. Simpan bersama sertifikat penyelesaiannya, yang mencatat siapa yang menandatangani, kapan, dan dari mana.
NDA dua arah atau satu arah: mana yang Anda butuhkan?
NDA satu arah hanya melindungi pihak yang membuka informasi: startup yang memperlihatkan produknya kepada kontraktor, atau perusahaan yang memberi freelancer akses ke data pelanggan. NDA dua arah melindungi keduanya, dan cocok untuk pembicaraan kemitraan, merger, proyek bersama, dan diskusi dengan pemasok, di mana masing-masing pihak mengungkapkan sesuatu.
Jika ragu, NDA dua arah lebih mudah diterima, karena tidak meminta pihak lain menerima sesuatu yang tidak Anda terima sendiri. NDA dua arah juga menghindari satu putaran revisi. Jika informasinya memang hanya mengalir ke satu arah, NDA satu arah lebih sederhana dan lebih jujur tentang apa yang dilindungi.
Apa yang perlu dicek sebelum mengirim NDA?
Para pihak: nama badan hukum, bukan nama dagang, dan siapa yang menandatangani atas nama masing-masing perusahaan. Tujuan: satu kalimat yang jelas tentang mengapa informasi dibagikan, karena hal ini membatasi cara informasi boleh dipakai. Definisi: apa yang termasuk rahasia, dan pengecualian standarnya (sudah diketahui publik, sudah diketahui sebelumnya, dikembangkan secara mandiri, diterima secara sah dari pihak lain). Jangka waktu: berapa lama kewajiban berlaku, sering dua sampai lima tahun, dan apakah rahasia dagang dilindungi lebih lama. Pengembalian atau pemusnahan: apa yang terjadi pada materi saat pembicaraan berakhir. Hukum yang berlaku: hukum negara atau negara bagian mana yang dipakai.
Hindari klausul yang melarang seseorang bekerja di bidangnya; klausul seperti itu seharusnya ada di perjanjian non-kompetisi terpisah, yang aturan lokalnya ketat. Untuk hal yang tidak biasa atau bernilai tinggi, mintalah pengacara meninjau templatenya.
Apakah NDA yang ditandatangani secara elektronik bisa ditegakkan?
Di AS, Inggris, dan UE, NDA adalah kontrak komersial biasa, dan tanda tangan elektronik sederhana umumnya sudah cukup. Yang membuat NDA bertanda tangan elektronik mudah diandalkan adalah buktinya: jejak audit dengan stempel waktu, alamat email, dan alamat IP, serta file akhir yang terkunci. Panduan kami apakah tanda tangan elektronik sah membahas hukumnya, dan halaman legalitas membahas negara-negara tertentu.
Kesalahan umum saat menandatangani NDA secara elektronik
Mengirim NDA setelah panggilan rahasia, bukan sebelumnya. Membiarkan pihak lain mengedit file Word dan menandatangani versi yang berbeda dari yang Anda kira: kirim PDF final, atau tinjau perubahannya sebelum mengirim. Lupa menandatangani balik, sehingga hanya satu pihak yang sudah menandatangani. Mengirim ke kotak masuk umum alih-alih kepada orang yang berwenang. Dan tidak menyimpan sertifikatnya: enam bulan kemudian, utas email sudah hilang dan PDF saja hanya menceritakan separuh kisahnya.
Jika beberapa orang dari satu perusahaan harus menandatangani, ikuti cara mengirim dokumen ke beberapa penanda tangan. Jika Anda butuh NDA dari banyak pengunjung atau peserta acara, formulir web lebih praktis daripada mengirim satu per satu; lihat cara mengumpulkan tanda tangan dengan formulir online.
Pendapat kami
NDA adalah dokumen kesopanan sekaligus dokumen hukum: dokumen ini menunjukkan bahwa Anda menganggap serius informasi pihak lain. Jadi buatlah penandatanganannya semudah mungkin. Gunakan template dua arah yang singkat kecuali ada alasan nyata untuk tidak melakukannya, kirim begitu pertemuan dijadwalkan, dan biarkan pihak lain menandatangani di ponselnya tanpa membuat akun. Simpan NDA Anda sebagai template sekali saja, dan setiap NDA berikutnya selesai dalam waktu kurang dari semenit. Dan ingat bahwa NDA hanya membantu jika Anda bisa menunjukkan bahwa NDA itu sudah ditandatangani: simpan sertifikat penyelesaian bersama PDF-nya.
Pertanyaan umum
Bisakah saya menandatangani NDA secara online gratis?
Bisa. Paket gratis eSignSimple mencakup 5 dokumen per bulan, dengan jejak audit di setiap dokumen. Untuk menandatangani NDA yang dikirim orang lain kepada Anda, alat Tanda Tangan PDF gratis kami sudah cukup.
Apakah kedua pihak harus menandatangani NDA?
Untuk NDA dua arah, ya. Untuk NDA satu arah, pihak penerima wajib menandatangani; meminta pihak yang membuka informasi ikut menandatangani adalah praktik yang baik dan menghindari keraguan.
Apakah pihak lain perlu akun eSignSimple?
Tidak. Penanda tangan membuka tautan dari email mereka dan menandatangani di browser.
Berapa lama sebaiknya NDA berlaku?
Banyak NDA bisnis menetapkan dua sampai lima tahun, dengan perlindungan lebih lama untuk rahasia dagang. Pilih yang sesuai dengan informasinya.
Bisakah saya memakai NDA yang sama untuk setiap kontak baru?
Bisa. Simpan sebagai template dengan kolom yang sudah terpasang, lalu kirim dengan hanya mengganti nama dan email.
Dapatkan tanda tangan untuk dokumen Anda berikutnya hari ini.
Mulai dengan 5 dokumen gratis per bulan. Tanpa kartu kredit.