Formulir web (tautan penandatanganan)

Apa arti Formulir web?

Formulir web, kadang disebut formulir penandatanganan, PowerForm, atau tautan penandatanganan mandiri, adalah halaman yang di-hosting tempat siapa pun yang memiliki tautan bisa mengisi dan menandatangani dokumen sendiri, tanpa pengirim mengundangnya satu per satu. Formulir ini mengubah perjanjian statis menjadi sesuatu yang bisa Anda pasang di situs web atau bagikan dalam pesan.

Anda membuat formulir dari templat, menandai kolom mana yang diisi pengunjung, seperti nama, email, alamat, dan tanda tangan, lalu menerbitkan tautannya. Saat seseorang membukanya, ia memasukkan datanya, menandatangani, lalu mengirim. Platform membuat dokumen lengkap untuk orang tersebut dengan jejak auditnya sendiri, dan bila perlu meneruskannya kepada seseorang di pihak Anda untuk ditandatangani balik.

Pemilik studio yoga adalah contoh yang bagus. Alih-alih mengirim surat pelepasan tanggung jawab lewat email kepada setiap murid baru, ia memasang tautan surat tersebut di halaman pemesanan. Murid menandatanganinya sebelum kelas pertama, dan pemilik memiliki catatan lengkap untuk setiap murid tanpa repot sedikit pun. Pekerja lepas bisa melakukan hal yang sama dengan perjanjian awal kerja standar.

Salah kaprah yang ada adalah anggapan bahwa formulir web kurang kuat secara hukum dibanding penandatanganan dengan undangan. Prinsipnya sama: maksud untuk menandatangani, persetujuan untuk bertransaksi secara elektronik, dan catatan yang andal. Perbedaan sebenarnya ada pada identitas, karena siapa pun yang memiliki tautan bisa mengirim, sehingga Anda mengetahui siapa yang menandatangani dari data yang ia isi dan dari jejak audit, bukan dari siapa yang Anda undang.

Formulir web dibangun di atas templat dan merupakan saudara swalayan dari kirim massal; kirim massal mendorong dokumen ke daftar orang yang sudah diketahui, sedangkan formulir web membiarkan orang mengambil dokumennya sendiri.

Jika Anda berencana memakai formulir web, pikirkan apa yang terjadi setelah formulir dikirim. Tentukan apakah staf perlu menandatangani balik, di mana salinan yang selesai disimpan, dan bagaimana Anda akan mengenali kiriman ganda atau sampah dari tautan publik. Menambahkan kolom email wajib memungkinkan Anda mengirimkan salinan dokumen yang ditandatangani kepada setiap penanda tangan. Ada baiknya juga membuat formulir tetap singkat, karena setiap kolom tambahan menurunkan tingkat penyelesaian. Tinjau tautan yang diterbitkan secara berkala untuk memastikan masih mengarah ke versi dokumen terbaru.

Pendapat kami: formulir web sangat cocok untuk dokumen bervolume tinggi dan berisiko rendah seperti surat pelepasan tanggung jawab, formulir persetujuan, dan perjanjian awal yang sederhana. Untuk dokumen yang benar-benar menuntut kepastian siapa yang menandatangani, permintaan tanda tangan langsung tetap pilihan yang lebih baik.

Formulir web tersedia di eSignSimple: templat apa pun dengan satu penanda tangan bisa dijadikan tautan publik yang bisa dibuka siapa saja, diisi dengan nama dan email, lalu ditandatangani di browser, tanpa perlu akun. Tautannya bisa dinonaktifkan kapan saja. Setiap dokumen yang selesai dilengkapi jejak audit berisi cap waktu, detail IP dan perangkat, sertifikat penyelesaian, serta hash SHA-256 yang bisa Anda periksa di halaman verifikasi publik kami. Surat pelepasan tanggung jawab adalah salah satu dokumen yang paling sering diterbitkan dengan cara ini.

Formulir web: contoh nyata

Sebuah tempat panjat tebing ingin setiap pengunjung menandatangani surat pelepasan tanggung jawab sebelum sesi pertamanya. Manajer membuat surat itu sebagai templat eSignSimple, menerbitkannya sebagai formulir web, lalu memasang tautannya di email konfirmasi pemesanan dan kode QR di meja resepsionis. Pengunjung membukanya di ponsel, mengisi data, dan menandatangani; setiap kiriman menjadi PDF bertanda tangan tersendiri dengan jejak audit.

Istilah apa saja yang terkait?

• Templat: Templat tanda tangan elektronik adalah dokumen yang dapat dipakai ulang dengan peran penanda tangan dan kolom yang sudah diatur, sehingga perjanjian yang sama bisa dikirim berulang kali tanpa menyiapkannya dari awal.
• Kirim massal (bulk send): Kirim massal memungkinkan Anda mengirim satu dokumen atau templat ke banyak penerima sekaligus, dan setiap orang menerima serta menandatangani salinannya sendiri.
• Tanda tangan tertanam (embedded signing): Embedded signing atau tanda tangan tertanam memungkinkan orang menandatangani dokumen langsung di dalam situs web atau aplikasi Anda sendiri, bukan lewat tautan email ke situs penyedia tanda tangan elektronik.
• API tanda tangan elektronik: API tanda tangan elektronik memungkinkan software membuat, mengirim, memantau, dan mengunduh permintaan tanda tangan secara terprogram, bukan lewat aplikasi web.