Panduan · Diperbarui · Oleh Buğra Sözeri
Cara Mengirim Dokumen ke Beberapa Penanda Tangan
Perjanjian kemitraan, perjanjian sewa dengan dua penyewa, kontrak yang ditandatangani klien Anda sekaligus direktur keuangannya: banyak dokumen membutuhkan lebih dari satu tanda tangan. Caranya sederhana setelah Anda memutuskan dua hal, yaitu urutan orang menandatangani dan siapa mengisi kolom yang mana. Panduan ini menunjukkan cara kerjanya di eSignSimple, apa yang dilihat setiap penanda tangan, dan kapan sebenarnya Anda butuh kirim massal.
Langkah demi langkah
- Unggah dokumen. Unggah file PDF atau Word, atau mulai dari template. File Word dikonversi ke PDF agar setiap penanda tangan melihat halaman yang persis sama.
- Tambahkan penanda tangan. Masukkan nama dan email setiap penanda tangan. Penanda tangan tidak perlu akun. Jika Anda juga menandatangani, tambahkan diri Anda.
- Pilih urutan penandatanganan. Pilih berurutan (satu per satu, sesuai urutan yang Anda daftarkan) atau paralel (semua menerima tautan sekaligus). Lihat bagian di bawah untuk memilih yang tepat.
- Letakkan kolom untuk setiap penanda tangan. Seret kolom tanda tangan, paraf, tanggal, dan teks ke halaman dan tetapkan setiap kolom ke seorang penanda tangan. Kolom setiap penanda tangan ditampilkan dengan warna berbeda sehingga mudah melihat siapa mendapat apa.
- Kirim dan biarkan pengingat berjalan. Kirim dokumennya. Penanda tangan menerima email berisi tautan pribadi mereka. Siapa pun yang belum menandatangani mendapat pengingat otomatis setiap 3 hari, maksimal 3 kali.
- Ambil PDF final dan sertifikatnya. Saat orang terakhir menandatangani, dokumen difinalisasi. Semua orang menerima PDF bertanda tangan, dan Anda mendapat jejak audit serta sertifikat penyelesaian.
Penandatanganan berurutan atau paralel: mana yang sebaiknya dipakai?
Penandatanganan berurutan mengirim dokumen ke orang pertama; hanya setelah ia menandatangani, orang berikutnya mendapat tautannya. Gunakan jika urutan penting: karyawan menandatangani sebelum manajer menandatangani balik, klien menandatangani sebelum Anda, penyewa menandatangani sebelum pemilik. Cara ini juga mencegah penanda tangan berikutnya melihat draf yang belum ditandatangani. Entri glosarium kami tentang urutan penandatanganan membahasnya lebih dalam.
Penandatanganan paralel mengirim tautan ke semua orang sekaligus, dan mereka menandatangani dalam urutan apa pun saat sempat. Gunakan jika tidak ada yang bergantung pada orang lain, misalnya tiga pendiri yang menandatangani keputusan pemegang saham. Cara ini lebih cepat, karena satu penanda tangan yang lambat tidak menahan yang lain.
Patokan kami: jika di kantor Anda akan menyerahkan kertasnya kepada orang-orang dalam urutan tertentu, gunakan berurutan. Jika tidak, paralel.
Apa yang dilihat setiap penanda tangan?
Setiap penanda tangan menerima email dengan tautan pribadi yang mengarah ke halaman penandatanganan di situs. Mereka melihat seluruh dokumen, dengan kolom mereka sendiri disorot, dan dipandu satu per satu. Mereka bisa menggambar atau mengetik tanda tangan, dan tidak bisa menyelesaikan selama salah satu kolom wajib mereka masih kosong. Mereka juga bisa menolak, disertai alasan, yang menghentikan proses dan memberi tahu Anda.
Tidak ada yang perlu membuat akun atau memasang aplikasi, dan halaman penandatanganan berfungsi di browser ponsel. Dengan penandatanganan berurutan, seorang penanda tangan melihat kolom yang sudah diisi penanda tangan sebelumnya, yang biasanya memang Anda inginkan untuk tanda tangan balik.
Peran, pengingat, dan apa yang bisa diubah setelah mengirim
Setiap orang yang Anda tambahkan akan menandatangani. Jika seseorang hanya butuh salinan dokumen yang sudah selesai, Anda cukup meneruskan PDF final kepadanya.
Pengingat berjalan otomatis: setiap 3 hari, maksimal 3 kali, penanda tangan yang belum menandatangani menerima email baru. Jika Anda menemukan kesalahan setelah mengirim, batalkan dokumen dan kirim versi yang sudah diperbaiki, alih-alih meminta orang menandatangani sesuatu yang keliru. Anda bisa melihat siapa yang sudah menandatangani dan siapa yang masih tertunda kapan saja di dasbor Anda.
Apa yang saya dapatkan di akhir?
Saat tanda tangan terakhir masuk, dokumen difinalisasi: semua tanda tangan digambar ke dalam satu PDF, dan sertifikat penyelesaian dilampirkan yang mencantumkan setiap penanda tangan, email mereka, waktu mereka menandatangani, dan alamat IP mereka, ditambah sidik jari SHA-256 dari file final. Seluruh paket ini adalah apa yang disebut alat lain sebagai amplop (envelope). Simpan PDF dan sertifikatnya bersama; keduanya adalah bukti Anda jika suatu saat ada yang menyengketakan perjanjian.
Beberapa penanda tangan vs kirim massal: mana yang saya butuhkan?
Orang sering mencampuradukkan keduanya. Beberapa penanda tangan berarti satu dokumen, satu salinan, beberapa tanda tangan: semua orang menandatangani perjanjian yang sama. Kirim massal berarti satu dokumen dikirim ke banyak orang, dan setiap orang menandatangani salinannya sendiri: pembaruan kebijakan untuk 50 karyawan, surat pernyataan untuk setiap relawan.
Di eSignSimple, kirim massal memakai template dengan satu penanda tangan dan daftar nama serta email (ditempel atau sebagai CSV), hingga 200 orang per pengiriman. Setiap penerima mendapat salinan, jejak audit, dan sertifikatnya sendiri, dan tidak ada yang melihat data orang lain. Jika Anda ingin orang datang kepada Anda, tautan penandatanganan publik melakukan hal yang sama tanpa daftar; lihat cara mengumpulkan tanda tangan dengan formulir online.
Berapa biaya mengirim ke beberapa penanda tangan?
Di eSignSimple, sebuah dokumen dihitung satu kali, berapa pun jumlah orang yang menandatanganinya. Paket Gratis mencakup 5 dokumen per bulan; Personal seharga $4,99 per bulan tanpa batas. Dengan kirim massal, setiap salinan dihitung sebagai satu dokumen. Sebagian pesaing menghitung per amplop atau membatasi jumlah penanda tangan di paket yang lebih murah; perbandingan kami seperti alternatif DocuSign terbaik membahas perbedaannya. Untuk dasar-dasar dengan satu penanda tangan, mulailah dari cara mengirim dokumen untuk ditandatangani.
Pendapat kami
Gunakan penandatanganan berurutan sebagai default untuk apa pun yang memerlukan tanda tangan balik dan paralel untuk selebihnya, dan jangan terlalu memikirkannya. Kesalahan yang lebih besar yang sering kami lihat adalah memakai beberapa penanda tangan padahal maksudnya kirim massal, atau sebaliknya: jika semua orang menandatangani perjanjian yang sama, tambahkan mereka sebagai penanda tangan; jika setiap orang menandatangani salinannya sendiri, gunakan kirim massal atau formulir web. Jika itu sudah benar, pengingat dan sertifikat akan mengurus sisanya.
Pertanyaan umum
Berapa banyak penanda tangan yang bisa saya tambahkan ke satu dokumen?
Tambahkan sebanyak yang dibutuhkan dokumen. Dokumen dihitung satu kali dalam paket Anda, berapa pun jumlah orang yang menandatangani.
Bisakah saya mengatur urutan orang menandatangani?
Bisa. Pilih penandatanganan berurutan dan orang mendapat tautan satu per satu sesuai urutan yang Anda daftarkan, atau paralel untuk mengirim ke semua orang sekaligus.
Apakah semua penanda tangan perlu akun eSignSimple?
Tidak. Penanda tangan membuka tautan pribadi dari email mereka dan menandatangani di browser, termasuk di ponsel.
Apa yang terjadi jika satu penanda tangan tidak menandatangani?
Mereka mendapat pengingat otomatis setiap 3 hari, maksimal 3 kali. Anda bisa melihat siapa yang masih tertunda di dasbor, dan membatalkan dokumen jika sudah tidak diperlukan.
Apa perbedaan beberapa penanda tangan dan kirim massal?
Beberapa penanda tangan semuanya menandatangani salinan yang sama. Kirim massal memberi setiap orang salinannya sendiri dari template dengan satu penanda tangan, hingga 200 orang per pengiriman.
Apakah semua orang mendapat dokumen yang sudah ditandatangani?
Ya. Saat orang terakhir menandatangani, semua penanda tangan menerima PDF final, dan Anda mendapat jejak audit serta sertifikat penyelesaian.
Dapatkan tanda tangan untuk dokumen Anda berikutnya hari ini.
Mulai dengan 5 dokumen gratis per bulan. Tanpa kartu kredit.