Anleitung · Aktualisiert · Von Buğra Sözeri
Elektronische vs. handschriftliche Unterschrift
Eine handschriftliche Unterschrift (im Englischen „wet signature“) entsteht von Hand, mit Tinte, auf Papier. Eine elektronische Unterschrift ist jedes elektronische Zeichen der Zustimmung: ein getippter Name, eine auf dem Bildschirm gezeichnete Unterschrift, ein Klick auf „Ich stimme zu“. Für die meisten alltäglichen Geschäftsverträge behandelt das Recht in den USA, im Vereinigten Königreich und in der EU beide als gleichermaßen geeignet, Sie zu binden. Es gibt aber weiterhin Dokumente, bei denen Papier, ein Zeuge oder ein Notar vorgeschrieben ist. Dieser Ratgeber erklärt den Unterschied, wo die Ausnahmen typischerweise liegen und wie Sie entscheiden, ohne Rechtsberatung für Ihren konkreten Fall vorzutäuschen.
Was unterscheidet eine handschriftliche von einer elektronischen Unterschrift?
Eine handschriftliche Unterschrift belegt die Absicht physisch: Ein Mensch hat den Stift aufs Papier gesetzt, und das Original trägt die Tinte. Eine elektronische Unterschrift belegt die Absicht mit Daten: wer unterschrieben hat, wann, von welcher E-Mail-Adresse und welchem Gerät und was genau in diesem Moment im Dokument stand.
Die praktischen Unterschiede sind Tempo, Kosten und Beweiskraft. Papier muss gedruckt, verschickt oder persönlich übergeben werden, und ein Scan einer unterschriebenen Seite ist selbst nur ein Bild. Ein guter Signaturdienst zeichnet einen Audit-Trail auf und sperrt die finale Datei, sodass Manipulationen erkennbar sind. Bei eSignSimple erhält die fertige PDF einen SHA-256-Fingerabdruck, den jeder auf unserer Prüfseite kontrollieren kann.
Wann reicht eine elektronische Unterschrift rechtlich aus?
In den Vereinigten Staaten besagen der bundesweite ESIGN Act und der von fast allen Bundesstaaten übernommene Uniform Electronic Transactions Act (UETA), dass einer Unterschrift oder einem Vertrag die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil sie elektronisch sind. In der EU legt die eIDAS-Verordnung fest, dass einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein wegen ihrer elektronischen Form abgesprochen werden dürfen; nur die qualifizierte elektronische Signatur hat automatisch die gleiche Wirkung wie eine handschriftliche.
Kaufverträge, Freelancer- und Beraterverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, vielerorts Mietverträge, Angebotsschreiben, Rechnungen und Bestellungen funktionieren daher in der Regel mit einer einfachen elektronischen Signatur. Unsere Übersicht Ist eine elektronische Unterschrift rechtsgültig? geht tiefer, und Details zu einzelnen Ländern finden Sie auf unseren Seiten zur Rechtslage, etwa für die USA, das Vereinigte Königreich und die Europäische Union.
Wann ist eine handschriftliche Unterschrift weiterhin nötig?
Die Ausnahmen unterscheiden sich von Land zu Land, betreffen aber immer wieder dieselben Arten von Dokumenten. Der ESIGN Act selbst nimmt Testamente, Testamentsnachträge und testamentarische Trusts aus; viele familienrechtliche Angelegenheiten wie Adoption und Scheidung; gerichtliche Anordnungen und amtliche Gerichtsdokumente; sowie bestimmte Mitteilungen wie die Einstellung von Versorgungsleistungen, Zwangsvollstreckungs- oder Räumungsmitteilungen und die Kündigung von Kranken- oder Lebensversicherungen.
Darüber hinaus sollten Sie auf drei Auslöser achten. Formvorschriften: Urkunden, Vollmachten und Grundstücksübertragungen können einen Zeugen, einen Notar oder eine bestimmte Form verlangen, was in manchen Ländern Papier oder eine qualifizierte Signatur bedeutet. Register: Grundbuchämter, Handelsregister und manche Behörden akzeptieren nur bestimmte Formate. Und die Gegenseite: Eine Bank, ein Vermieter oder ein Arbeitgeber kann schlicht auf Tinte bestehen, und in der Praxis setzen sich deren Regeln durch.
In der EU entscheiden die Mitgliedstaaten, welche Geschäfte eine handschriftliche oder qualifizierte Signatur erfordern; Immobilien- und Familienrecht stehen häufig auf der Liste. Prüfen Sie die jeweilige Länderseite, zum Beispiel Deutschland oder Frankreich, und fragen Sie bei hohem Einsatz einen Anwalt.
Was ist im Streitfall der stärkere Beweis?
Viele halten Tinte für sicherer. Oft ist sie es nicht. Eine bestrittene handschriftliche Unterschrift führt zu Schriftvergleichen und zur Frage, welche Fassung der Seite unterschrieben wurde. Eine bestrittene elektronische Unterschrift führt zum Nachweis: der E-Mail-Einladung, den Zeitstempeln, den IP-Adressen und einem Dokument-Hash, der zeigt, dass sich nach der Unterzeichnung nichts geändert hat. Keines von beiden ist gegen jedes Argument gefeit, aber eine E-Signatur mit vollständigem Abschlusszertifikat lässt sich meist leichter erklären.
Was eine E-Signatur schwächt, ist ein schlampiger Ablauf: Versand an ein gemeinsames Postfach, die finale Datei nicht aufbewahren oder den Unterzeichner das Dokument bearbeiten lassen. Unser Ratgeber Was ist ein Audit-Trail? erklärt, was ein guter Nachweis enthält.
Wie entscheiden Sie bei einem konkreten Dokument?
Stellen Sie vier Fragen. Steht diese Dokumentart in Ihrem Land auf einer Ausnahmeliste? Verlangt ein Gesetz, ein Register oder eine Aufsichtsbehörde einen Zeugen, einen Notar oder eine qualifizierte Signatur? Akzeptiert die Gegenseite elektronische Unterschriften? Und würden Sie den Signaturnachweis ohne Bedenken einem Richter zeigen? Lauten die ersten beiden Antworten nein und die letzten beiden ja, ist die elektronische Unterschrift die praktische Wahl.
Wenn Sie nur selbst etwas unterschreiben müssen, funktioniert unser kostenloses Tool PDF unterschreiben im Browser. Um Unterschriften mit vollständigem Nachweis einzuholen, lesen Sie Dokument zur Unterschrift senden.
Unsere Einschätzung
Wir finden, Tinte sollte die Ausnahme sein, die man begründet, nicht der Standard, auf den man zurückfällt. Für die Verträge, die Freiberufler und kleine Unternehmen jede Woche unterschreiben, ist eine elektronische Unterschrift schneller, günstiger und hinterlässt bessere Beweise als eine eingescannte Seite. Kennen Sie aber die Grenzen: Bei Testamenten, vielen Grundstücksurkunden, Vollmachten und Gerichtsunterlagen sollten Sie innehalten und prüfen, und eSignSimple bietet ausschließlich einfache elektronische Signaturen, nicht die qualifizierten Signaturen, die manche Geschäfte in der EU verlangen. Wenn ein Anwalt oder ein Register Papier verlangt, nehmen Sie Papier.
Häufige Fragen
Ist eine elektronische Unterschrift so gültig wie eine handschriftliche?
Für die meisten Geschäftsverträge in den USA, im Vereinigten Königreich und in der EU ja: Das Gesetz sagt, dass ihr die Wirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil sie elektronisch ist. Manche Dokumente sind ausgenommen oder verlangen zusätzliche Formalitäten.
Kann ich ein Testament elektronisch unterschreiben?
In der Regel nein. Der ESIGN Act nimmt Testamente aus, und die meisten Rechtsordnungen verlangen eigenhändige Unterschriften und Zeugen; einige wenige Orte haben eng begrenzte Regeln für elektronische Testamente geschaffen. Fragen Sie einen Anwalt.
Ist eine eingescannte handschriftliche Unterschrift eine elektronische Unterschrift?
Eine eingescannte Unterschrift, die in ein Dokument eingefügt wird, kann als elektronische Unterschrift gelten, ist für sich allein aber ein schwacher Beweis. Ein Signaturdienst ergänzt den Audit-Trail, der zeigt, wer wann unterschrieben hat.
Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?
Nach eIDAS ist sie die höchste Stufe: erstellt mit einem qualifizierten Zertifikat und einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit, mit derselben Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift in der gesamten EU. eSignSimple bietet sie nicht an.
Kann die Gegenseite eine elektronische Unterschrift ablehnen?
Ja. Der ESIGN Act zwingt niemanden, elektronische Unterlagen zu verwenden; beide Seiten müssen zustimmen. In der Praxis akzeptieren die meisten Unternehmen sie.
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