Gebaut für den Papierkram, den Sie wirklich haben.

Fehler, die wir branchenübergreifend sehen

Der häufigste: elektronische Unterschriften als Mittel zu sehen, Menschen zu drängen. Unterzeichner, die sich unter Druck gesetzt fühlen, fechten eine Vereinbarung später eher an. Geben Sie ihnen also Zeit zum Lesen, besonders bei Verzichtserklärungen, Wettbewerbsverboten und finanziellen Verpflichtungen.

Der zweite: Unterlagen nur im Signaturwerkzeug aufzubewahren. Laden Sie die unterschriebene PDF und das Zertifikat dorthin, wo Sie auch Ihre übrigen Kunden-, Personal- oder Projektunterlagen aufbewahren, damit sie verfügbar bleiben, falls Sie eines Tages das Werkzeug wechseln.

Der dritte: anzunehmen, dass eine Regel für jedes Dokument gilt. Eine Mietvertragsverlängerung und ein Grundstückskaufvertrag betreffen vielleicht dieselben Personen und sehen ähnlich aus, aber das Recht behandelt sie womöglich völlig unterschiedlich. Prüfen Sie Ausnahmen für den Dokumenttyp, nicht nur für die Branche.

Elektronische Unterschrift nach Branche

Der Ablauf des Unterschreibens ist überall gleich, aber Dokumente, Beteiligte und Risiken unterscheiden sich stark. Ein Vermieter braucht mehrere Mieter und einen Bürgen auf einem Mietvertrag. Ein Handwerksbetrieb braucht einen Nachtrag, der auf der Baustelle am Smartphone unterschrieben wird. Ein HR-Team braucht dieselbe Richtlinie von allen bestätigt. Unsere Branchenseiten gehen von diesen echten Abläufen aus.

Jede Seite nennt die Dokumente, die in der Branche typischerweise unterschrieben werden, die Probleme, die elektronische Unterschriften tatsächlich lösen, passende Vertragsvorlagen und praktische Tipps, einschließlich der Grenzen und Regeln, die Sie prüfen sollten, bevor Sie sich auf elektronische Unterschriften verlassen.

Was alle Branchen gemeinsam haben

Branchenübergreifend zählen drei Dinge am meisten. Unterzeichner sollten auf jedem Gerät ohne Konto unterschreiben können. Dokumente sollten schnell rausgehen, idealerweise aus einer gespeicherten Vorlage. Und Sie sollten einen Nachweis haben, der gut genug ist, um sich darauf zu verlassen, wenn jemand die Vereinbarung später bestreitet.

eSignSimple deckt diese Grundlagen in jedem Tarif ab: Unterschriftsreihenfolge, Erinnerungen, Vorlagen, ein Audit-Trail mit Zeitstempeln, IP-Adressen und Geräten sowie ein Abschlusszertifikat mit SHA-256-Fingerabdruck, den jeder prüfen kann.

Unsere Meinung zu regulierten Branchen

Manche Branchen haben Regeln, die über das allgemeine Recht der elektronischen Signatur hinausgehen. Einrichtungen im Gesundheitswesen haben womöglich Pflichten für Patientendaten, Versicherer verlangen eventuell eigene Formulare oder Plattformen, und Schulen müssen an den Datenschutz ihrer Schüler denken. Wir beanspruchen keine Zertifizierungen, die wir nicht haben. eSignSimple beansprucht derzeit keine HIPAA-Konformität und unterzeichnet keine BAAs.

Unser Rat: Beginnen Sie mit Verwaltungsdokumenten wie Arbeitsverträgen, Lieferantenverträgen und NDAs, und prüfen Sie die Regeln Ihrer Branche, bevor Sie etwas Sensibles umstellen.

Wo Sie anfangen sollten

Nehmen Sie das eine Dokument, das Sie am häufigsten senden, und machen Sie daraus eine Vorlage. Diese einzige Änderung bringt meist den Großteil der Zeitersparnis. Wenn das läuft, nehmen Sie das nächsthäufige Dokument dazu. Alle Abläufe auf einmal umstellen zu wollen ist der häufigste Grund, warum die Einführung elektronischer Unterschriften ins Stocken gerät.