Ein Dokument, Hunderte Unterzeichner, jeder mit eigener Kopie.

Was ist ein Massenversand zur Unterschrift?

Mit dem Massenversand schicken Sie ein Dokument gleichzeitig an viele Personen, und jede erhält ihre eigene Kopie zum Unterschreiben mit eigenem Audit-Trail. Das ist das richtige Werkzeug, wenn das Dokument für alle gleich ist und sich nur der Unterzeichner ändert: eine Richtlinienänderung für alle Mitarbeitenden, ein Haftungsausschluss für alle Ehrenamtlichen, eine Einverständniserklärung für alle Eltern einer Klasse.

Der Massenversand ist in eSignSimple verfügbar. Sie können eine Vorlage in einem Durchgang an bis zu 200 Personen senden, und niemand muss zum Unterschreiben ein Konto anlegen.

Wie funktioniert der Massenversand in eSignSimple?

Wählen Sie eine Vorlage mit genau einer Unterzeichnerrolle. Fügen Sie dann pro Person eine Zeile „Name, E-Mail“ ein oder laden Sie eine CSV-Datei mit zwei Spalten hoch, Name und E-Mail, und senden Sie. Bis zu 200 Personen passen in einen Versand. Jeder Empfänger erhält eine eigene Kopie mit eigenem Signaturlink, sodass niemand die Daten anderer sieht.

Bevor etwas rausgeht, bereinigen wir die Liste. Ungültige E-Mail-Adressen und Duplikate werden übersprungen, und wir sagen Ihnen genau, welche Zeilen übersprungen wurden und warum. Jede versendete Kopie erhält ihren eigenen Audit-Trail, ihr eigenes Abschlusszertifikat und ihren eigenen SHA-256-Fingerabdruck, genau wie ein von Hand versendetes Dokument.

Ist in Ihrer Kontoeinrichtung kein E-Mail-Anbieter konfiguriert, tun wir nicht so, als wären die E-Mails verschickt worden. Stattdessen erhalten Sie die Liste der persönlichen Signaturlinks, damit Sie sie selbst weitergeben können, einen pro Person.

Wie wird der Massenversand auf Ihren Tarif angerechnet?

Jede Kopie ist ein Dokument. Im Free-Tarif mit 5 Dokumenten pro Monat verbraucht ein Massenversand ein Dokument pro Empfänger. Würde der Versand Ihr Limit überschreiten, senden wir so viele, wie Ihr Tarif erlaubt, und melden die übrigen Zeilen als nicht gesendet, damit Sie immer genau wissen, wer das Dokument erhalten hat. Personal für 4,99 $ im Monat ist unbegrenzt, ein Versand an 200 Personen ist dort also einfach ein Versand an 200 Personen.

Für wen ist der Massenversand gedacht, und wann ist er das falsche Werkzeug?

Für Personalabteilungen, die ein Mitarbeiterhandbuch oder eine Richtlinienänderung einführen (siehe unsere Seite für HR), Schulen, die mit einer Fotofreigabe Einwilligungen für Fotos und Ausflüge einholen, Vereine und gemeinnützige Organisationen, die vor einer Veranstaltung Haftungsausschlüsse von Ehrenamtlichen sammeln, Vermieter, die allen Mietern eines Hauses eine geänderte Hausordnung schicken, und Unternehmen, die Auftragnehmer eine aktualisierte NDA unterschreiben lassen.

Er ist nicht das richtige Werkzeug, wenn jedes Dokument einzeln verhandelt wird, etwa Kaufverträge mit individuellen Preisen, oder wenn ein Dokument mehrere verschiedene Unterzeichner in fester Reihenfolge braucht. Senden Sie solche Dokumente einzeln aus einer Vorlage, damit jede Fassung genau stimmt.

Wie gelingt ein sauberer Massenversand?

Exportieren Sie Ihre Liste direkt aus der Tabelle oder dem HR-Tool, das Sie ohnehin nutzen, und beschränken Sie sie auf zwei Spalten. Prüfen Sie nach dem Versand den Bericht über übersprungene Zeilen: Ein Tippfehler in einer Adresse lässt sich jetzt viel leichter beheben als eine Woche später, wenn jemand sagt, er habe nie etwas bekommen. Listen mit mehr als 200 Einträgen teilen Sie in mehrere Durchgänge auf.

Wie lösen Wettbewerber den Massenversand?

DocuSign bietet Bulk Send an, meist in den geschäftlich ausgerichteten Tarifen, und Dropbox Sign, Adobe Acrobat Sign und PandaDoc haben eigene Varianten. Sie funktionieren gut, aber die Funktion ist oft höheren Tarifen vorbehalten, und bei umschlagbasierter Abrechnung kann ein einziger Massenversand an einige Hundert Personen einen großen Teil des monatlichen oder jährlichen Kontingents aufbrauchen.

Unsere Meinung: Abrechnung pro Umschlag macht aus dem Massenversand eine Budgetübung. Wir bieten ihn in jedem Tarif an, zählen Kopien ehrlich, und bei Personal gibt es kein Kontingent, das Sie prüfen müssen, bevor Sie eine Richtlinie an Ihr ganzes Team schicken.

Wer nutzt den Massenversand, und wofür?