Anleitung · Aktualisiert · Von Buğra Sözeri
Dokument an mehrere Unterzeichner senden
Ein Gesellschaftsvertrag, ein Mietvertrag mit zwei Mietern, ein Vertrag, den Ihr Kunde und dessen Finanzleiter unterschreiben: Viele Dokumente brauchen mehr als eine Unterschrift. Die Technik ist einfach, sobald Sie zwei Dinge entschieden haben: in welcher Reihenfolge unterschrieben wird und wer welches Feld ausfüllt. Dieser Ratgeber zeigt, wie das in eSignSimple funktioniert, was jeder Unterzeichner sieht und wann Sie eigentlich den Massenversand wollen.
Schritt für Schritt
- Dokument hochladen. Laden Sie eine PDF- oder Word-Datei hoch oder starten Sie mit einer Vorlage. Word-Dateien werden in PDF umgewandelt, damit jeder Unterzeichner exakt dieselben Seiten sieht.
- Unterzeichner hinzufügen. Tragen Sie Name und E-Mail-Adresse jedes Unterzeichners ein. Unterzeichner brauchen kein Konto. Unterschreiben Sie selbst mit, fügen Sie sich hinzu.
- Reihenfolge wählen. Wählen Sie nacheinander (einer nach dem anderen, in der eingetragenen Reihenfolge) oder parallel (alle erhalten den Link gleichzeitig). Welche Variante passt, erklärt der Abschnitt unten.
- Felder für jeden Unterzeichner platzieren. Ziehen Sie Felder für Unterschrift, Initialen, Datum und Text auf die Seiten und weisen Sie jedes Feld einem Unterzeichner zu. Die Felder jedes Unterzeichners werden in einer anderen Farbe angezeigt, sodass Sie leicht sehen, wer was ausfüllt.
- Senden und Erinnerungen laufen lassen. Senden Sie das Dokument. Die Unterzeichner erhalten eine E-Mail mit ihrem persönlichen Link. Wer noch nicht unterschrieben hat, bekommt alle 3 Tage eine automatische Erinnerung, höchstens 3-mal.
- Finale PDF und Zertifikat erhalten. Wenn die letzte Person unterschreibt, wird das Dokument abgeschlossen. Alle erhalten die unterschriebene PDF, und Sie bekommen den Audit-Trail und das Abschlusszertifikat.
Nacheinander oder parallel unterschreiben: Was sollte ich nutzen?
Bei der Unterzeichnung nacheinander geht das Dokument an die erste Person; erst wenn sie unterschrieben hat, erhält die nächste ihren Link. Nutzen Sie das, wenn die Reihenfolge zählt: Ein Mitarbeiter unterschreibt, bevor die Führungskraft gegenzeichnet, ein Kunde unterschreibt vor Ihnen, ein Mieter vor dem Vermieter. Außerdem sehen spätere Unterzeichner so keinen unsignierten Entwurf. Unser Glossareintrag zur Signaturreihenfolge geht tiefer.
Bei paralleler Unterzeichnung erhalten alle den Link gleichzeitig und unterschreiben in beliebiger Reihenfolge. Nutzen Sie das, wenn niemand von jemand anderem abhängt, etwa wenn drei Mitgründer einen Gesellschafterbeschluss unterschreiben. Das geht schneller, weil ein langsamer Unterzeichner die anderen nicht aufhält.
Unsere Faustregel: Wenn Sie das Papier im Büro in einer bestimmten Reihenfolge weiterreichen würden, nehmen Sie „nacheinander“. Sonst „parallel“.
Was sieht jeder Unterzeichner?
Jeder Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem persönlichen Link zur Signaturseite der Website. Er sieht das ganze Dokument, seine eigenen Felder hervorgehoben, und wird nacheinander durch sie geführt. Er kann eine Unterschrift zeichnen oder tippen und nicht abschließen, solange eines seiner Pflichtfelder leer ist. Er kann außerdem mit Begründung ablehnen; das stoppt den Vorgang und benachrichtigt Sie.
Niemand muss ein Konto anlegen oder eine App installieren, und die Signaturseite funktioniert im mobilen Browser. Bei der Unterzeichnung nacheinander sieht ein Unterzeichner die Felder, die frühere Unterzeichner bereits ausgefüllt haben, was bei einer Gegenzeichnung meist gewünscht ist.
Rollen, Erinnerungen und was Sie nach dem Versand ändern können
Jede Person, die Sie hinzufügen, unterschreibt. Braucht jemand nur eine Kopie des fertigen Dokuments, leiten Sie ihr einfach die finale PDF weiter.
Erinnerungen laufen automatisch: Alle 3 Tage, höchstens 3-mal, erhalten die Unterzeichner, die noch nicht unterschrieben haben, eine neue E-Mail. Bemerken Sie nach dem Versand einen Fehler, stornieren Sie das Dokument und senden Sie eine korrigierte Fassung, statt Leute etwas Falsches unterschreiben zu lassen. In Ihrem Dashboard sehen Sie jederzeit, wer unterschrieben hat und wer noch aussteht.
Was erhalte ich am Ende?
Ist die letzte Unterschrift da, wird das Dokument abgeschlossen: Alle Unterschriften werden in eine PDF eingefügt, und ein Abschlusszertifikat wird angehängt, das jeden Unterzeichner mit E-Mail-Adresse, Zeitpunkt der Unterschrift und IP-Adresse aufführt, dazu einen SHA-256-Fingerabdruck der finalen Datei. Das ganze Paket nennen andere Tools einen Umschlag. Bewahren Sie PDF und Zertifikat zusammen auf; sie sind Ihr Beweis, falls jemand die Vereinbarung später bestreitet.
Mehrere Unterzeichner oder Massenversand: Was brauche ich?
Das wird oft verwechselt. Mehrere Unterzeichner heißt: ein Dokument, eine Kopie, mehrere Unterschriften; alle unterschreiben dieselbe Vereinbarung. Massenversand heißt: ein Dokument an viele Personen, wobei jede ihre eigene, separate Kopie unterschreibt, etwa eine Richtlinienänderung für 50 Mitarbeiter oder ein Haftungsausschluss für jeden Freiwilligen.
In eSignSimple nimmt der Massenversand eine Vorlage mit einem Unterzeichner und eine Liste mit Namen und E-Mail-Adressen (eingefügt oder als CSV), bis zu 200 Personen pro Versand. Jeder Empfänger erhält seine eigene Kopie, seinen Audit-Trail und sein Zertifikat, und niemand sieht die Daten der anderen. Sollen die Leute stattdessen zu Ihnen kommen, erfüllt ein öffentlicher Signaturlink denselben Zweck ohne Liste; siehe Unterschriften mit einem Online-Formular sammeln.
Was kostet der Versand an mehrere Unterzeichner?
Bei eSignSimple zählt ein Dokument einmal, egal wie viele Personen es unterschreiben. Der Gratistarif umfasst 5 Dokumente im Monat; Personal für 4,99 $ im Monat ist unbegrenzt. Beim Massenversand zählt jede Kopie als ein Dokument. Manche Wettbewerber rechnen pro Umschlag ab oder begrenzen die Zahl der Unterzeichner in günstigeren Tarifen; unsere Vergleiche wie die besten DocuSign-Alternativen zeigen die Unterschiede. Für die Grundlagen mit einem Unterzeichner starten Sie mit Dokument zur Unterschrift senden.
Unsere Einschätzung
Nehmen Sie standardmäßig „nacheinander“ für alles mit Gegenzeichnung und „parallel“ für alles andere, und denken Sie nicht zu lange darüber nach. Der größere Fehler, den wir sehen, ist, mehrere Unterzeichner zu nutzen, wenn eigentlich Massenversand gemeint war, oder umgekehrt: Unterschreiben alle dieselbe Vereinbarung, fügen Sie sie als Unterzeichner hinzu; unterschreibt jeder seine eigene Kopie, nutzen Sie Massenversand oder ein Webformular. Stimmt das, erledigen Erinnerungen und Zertifikat den Rest.
Häufige Fragen
Wie viele Unterzeichner kann ich zu einem Dokument hinzufügen?
So viele, wie das Dokument braucht. Das Dokument zählt einmal für Ihren Tarif, unabhängig davon, wie viele Personen unterschreiben.
Kann ich die Reihenfolge der Unterschriften festlegen?
Ja. Wählen Sie „nacheinander“, dann erhalten die Personen ihren Link einer nach dem anderen in der eingetragenen Reihenfolge, oder „parallel“, um an alle gleichzeitig zu senden.
Brauchen alle Unterzeichner ein eSignSimple-Konto?
Nein. Unterzeichner öffnen einen persönlichen Link aus ihrer E-Mail und unterschreiben im Browser, auch am Handy.
Was passiert, wenn ein Unterzeichner nicht unterschreibt?
Er erhält alle 3 Tage automatische Erinnerungen, höchstens 3-mal. In Ihrem Dashboard sehen Sie, wer noch aussteht, und können das Dokument stornieren, wenn es nicht mehr gebraucht wird.
Was ist der Unterschied zwischen mehreren Unterzeichnern und Massenversand?
Mehrere Unterzeichner unterschreiben alle dieselbe Kopie. Beim Massenversand erhält jede Person ihre eigene Kopie einer Vorlage mit einem Unterzeichner, bis zu 200 Personen pro Versand.
Erhalten alle das unterschriebene Dokument?
Ja. Wenn die letzte Person unterschreibt, erhalten alle Unterzeichner die finale PDF, und Sie bekommen den Audit-Trail und das Abschlusszertifikat.
Lassen Sie Ihr nächstes Dokument noch heute unterschreiben.
Starten Sie mit 5 kostenlosen Dokumenten pro Monat. Keine Kreditkarte nötig.