Guía · Actualizado · Por Buğra Sözeri
Cómo enviar un documento a varios firmantes
Un pacto de socios, un contrato de alquiler con dos inquilinos, un contrato que firman tu cliente y su director financiero: muchos documentos necesitan más de una firma. La mecánica es sencilla una vez que decides dos cosas: el orden en que firma cada persona y quién rellena cada campo. Esta guía muestra cómo funciona en eSignSimple, qué ve cada firmante y cuándo lo que de verdad quieres es un envío masivo.
Paso a paso
- Sube el documento. Sube un archivo PDF o Word, o parte de una plantilla. Los archivos Word se convierten a PDF para que todos los firmantes vean exactamente las mismas páginas.
- Añade a los firmantes. Escribe el nombre y el correo de cada firmante. Los firmantes no necesitan cuenta. Si tú también firmas, añádete.
- Elige el orden de firma. Elige secuencial (uno tras otro, en el orden de la lista) o en paralelo (todos reciben el enlace a la vez). Consulta la sección de abajo para saber cuál elegir.
- Coloca los campos de cada firmante. Arrastra campos de firma, iniciales, fecha y texto a las páginas y asigna cada campo a un firmante. Los campos de cada firmante se muestran en un color distinto, así es fácil ver quién tiene qué.
- Envía y deja que actúen los recordatorios. Envía el documento. Los firmantes reciben un correo con su enlace personal. Quien no haya firmado recibe un recordatorio automático cada 3 días, hasta 3 veces.
- Recoge el PDF final y el certificado. Cuando firma la última persona, el documento se finaliza. Todos reciben el PDF firmado, y tú obtienes el registro de auditoría y el certificado de finalización.
Firma secuencial o en paralelo: ¿cuál uso?
La firma secuencial envía el documento a la primera persona; solo cuando ha firmado recibe la siguiente su enlace. Úsala cuando el orden importa: un empleado firma antes de que el responsable contrafirme, un cliente firma antes que tú, un inquilino firma antes que el arrendador. También evita que los firmantes posteriores vean un borrador sin firmar. Nuestra entrada del glosario sobre el orden de firma lo explica con más detalle.
La firma en paralelo envía el enlace a todos a la vez, y cada uno firma cuando puede. Úsala cuando nadie depende de nadie, como tres cofundadores que firman un acuerdo de socios. Es más rápida, porque un firmante lento no retrasa a los demás.
Nuestra regla práctica: si en la oficina pasarías el papel a las personas en un orden concreto, usa la secuencial. Si no, en paralelo.
¿Qué ve cada firmante?
Cada firmante recibe un correo con un enlace personal que lleva a la página de firma de la web. Ve el documento completo, con sus propios campos resaltados, y se le guía por ellos uno a uno. Puede dibujar o escribir una firma, y no puede terminar mientras uno de sus campos obligatorios esté vacío. También puede rechazar el documento indicando un motivo, lo que detiene el proceso y te avisa.
Nadie necesita crear una cuenta ni instalar una app, y la página de firma funciona en el navegador del móvil. Con la firma secuencial, un firmante ve los campos que ya completaron los firmantes anteriores, que suele ser lo que quieres en una contrafirma.
Roles, recordatorios y qué puedes cambiar después de enviar
Toda persona que añades firma. Si alguien solo necesita una copia del documento terminado, puedes simplemente reenviarle el PDF final.
Los recordatorios son automáticos: cada 3 días, hasta 3 veces, los firmantes que aún no han firmado reciben un nuevo correo. Si detectas un error después de enviar, anula el documento y envía una versión corregida, en lugar de pedir a la gente que firme algo incorrecto. Puedes ver en todo momento en tu panel quién ha firmado y quién sigue pendiente.
¿Qué obtengo al final?
Cuando llega la última firma, el documento se finaliza: todas las firmas se dibujan en un único PDF y se adjunta un certificado de finalización que recoge cada firmante, su correo, la hora a la que firmó y su dirección IP, además de una huella SHA-256 del archivo final. El paquete completo es lo que otras herramientas llaman un sobre. Guarda juntos el PDF y el certificado; son tu prueba si alguien impugna el acuerdo más adelante.
Varios firmantes o envío masivo: ¿qué necesito?
Mucha gente los confunde. Varios firmantes significa un documento, una copia y varias firmas: todos firman el mismo acuerdo. El envío masivo significa un documento enviado a muchas personas, donde cada una firma su propia copia por separado: una actualización de la política interna para 50 empleados, una exención de responsabilidad para cada voluntario.
En eSignSimple, el envío masivo parte de una plantilla de un solo firmante y una lista de nombres y correos (pegada o en CSV), hasta 200 personas por envío. Cada destinatario recibe su propia copia, su registro de auditoría y su certificado, y nadie ve los datos de los demás. Si prefieres que la gente venga a ti, un enlace de firma público hace lo mismo sin lista; consulta cómo recoger firmas con un formulario online.
¿Cuánto cuesta enviar a varios firmantes?
Con eSignSimple, un documento cuenta una sola vez, firmen las personas que firmen. El plan gratuito incluye 5 documentos al mes; Personal, por 4,99 $ al mes, es ilimitado. Con el envío masivo, cada copia cuenta como un documento. Algunos competidores cobran por sobre o limitan los firmantes en los planes más baratos; nuestras comparativas, como mejores alternativas a DocuSign, explican en qué se diferencian. Para lo básico con un solo firmante, empieza por cómo enviar un documento para firmar.
Nuestra opinión
Usa por defecto la firma secuencial para todo lo que lleve contrafirma y en paralelo para todo lo demás, y no le des más vueltas. El error más grande que vemos es usar varios firmantes cuando querías un envío masivo, o al revés: si todos firman el mismo acuerdo, añádelos como firmantes; si cada uno firma su propia copia, usa el envío masivo o un formulario web. Acierta en eso y los recordatorios y el certificado se encargan del resto.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos firmantes puedo añadir a un documento?
Añade tantos firmantes como necesite el documento. El documento cuenta una sola vez en tu plan, independientemente de cuántas personas firmen.
¿Puedo controlar el orden en que firma la gente?
Sí. Elige la firma secuencial y cada persona recibirá su enlace una tras otra en el orden de la lista, o en paralelo para enviarlo a todos a la vez.
¿Todos los firmantes necesitan una cuenta de eSignSimple?
No. Los firmantes abren un enlace personal desde su correo y firman en el navegador, también desde el móvil.
¿Qué pasa si un firmante no firma?
Recibe recordatorios automáticos cada 3 días, hasta 3 veces. Puedes ver en tu panel quién está pendiente y anular el documento si ya no lo necesitas.
¿Qué diferencia hay entre varios firmantes y el envío masivo?
Con varios firmantes, todos firman la misma copia. El envío masivo da a cada persona su propia copia de una plantilla de un solo firmante, hasta 200 personas por envío.
¿Todos reciben el documento firmado?
Sí. Cuando firma la última persona, todos los firmantes reciben el PDF final, y tú obtienes el registro de auditoría y el certificado de finalización.
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