Guida · Aggiornato · Di Buğra Sözeri
Come inviare un documento a più firmatari
Un patto tra soci, un contratto di locazione con due inquilini, un contratto firmato sia dal tuo cliente sia dal suo direttore finanziario: molti documenti richiedono più di una firma. Il meccanismo è semplice una volta che hai deciso due cose: l'ordine in cui le persone firmano e chi compila quale campo. Questa guida mostra come funziona in eSignSimple, cosa vede ogni firmatario e quando in realtà ti serve l'invio massivo.
Passo passo
- Carica il documento. Carica un file PDF o Word, oppure parti da un modello. I file Word vengono convertiti in PDF, così ogni firmatario vede esattamente le stesse pagine.
- Aggiungi i firmatari. Inserisci nome ed email di ogni firmatario. I firmatari non hanno bisogno di un account. Se firmi anche tu, aggiungi te stesso.
- Scegli l'ordine di firma. Scegli sequenziale (uno dopo l'altro, nell'ordine in cui li hai elencati) o parallelo (tutti ricevono il link contemporaneamente). Leggi la sezione qui sotto per capire quale scegliere.
- Posiziona i campi per ogni firmatario. Trascina i campi firma, iniziali, data e testo sulle pagine e assegna ciascun campo a un firmatario. I campi di ogni firmatario sono mostrati con un colore diverso, così è facile vedere chi deve compilare cosa.
- Invia e lascia lavorare i promemoria. Invia il documento. I firmatari ricevono un'email con il loro link personale. Chi non ha ancora firmato riceve un promemoria automatico ogni 3 giorni, fino a 3 volte.
- Ricevi il PDF finale e il certificato. Quando firma l'ultima persona, il documento viene finalizzato. Tutti ricevono il PDF firmato, e tu ricevi l'audit trail e il certificato di completamento.
Firma sequenziale o parallela: quale usare?
La firma sequenziale invia il documento alla prima persona; solo quando questa ha firmato la successiva riceve il suo link. Usala quando l'ordine conta: un dipendente firma prima che il responsabile controfirmi, un cliente firma prima di te, un inquilino firma prima del locatore. Impedisce anche ai firmatari successivi di vedere una bozza non firmata. La voce di glossario sull'ordine di firma approfondisce.
La firma parallela invia il link a tutti contemporaneamente, e le persone firmano nell'ordine in cui ci arrivano. Usala quando nessuno dipende da qualcun altro, come tre cofondatori che firmano una delibera dei soci. È più veloce, perché un firmatario lento non blocca gli altri.
La nostra regola pratica: se in ufficio passeresti il foglio alle persone in un ordine preciso, usa la firma sequenziale. Altrimenti, quella parallela.
Cosa vede ogni firmatario?
Ogni firmatario riceve un'email con un link personale che porta alla pagina di firma del sito. Vede l'intero documento, con i propri campi evidenziati, e viene guidato attraverso di essi uno per uno. Può disegnare o digitare una firma e non può concludere finché uno dei suoi campi obbligatori è vuoto. Può anche rifiutare indicando un motivo, il che interrompe il processo e ti avvisa.
Nessuno deve creare un account o installare un'app, e la pagina di firma funziona nel browser del telefono. Con la firma sequenziale, un firmatario vede i campi già compilati dai firmatari precedenti, che di solito è proprio ciò che vuoi per una controfirma.
Ruoli, promemoria e cosa puoi cambiare dopo l'invio
Ogni persona che aggiungi firma. Se a qualcuno serve solo una copia del documento finito, puoi semplicemente inoltrargli il PDF finale.
I promemoria sono automatici: ogni 3 giorni, fino a 3 volte, i firmatari che non hanno ancora firmato ricevono una nuova email. Se noti un errore dopo l'invio, annulla il documento e invia una versione corretta, invece di chiedere alle persone di firmare qualcosa di sbagliato. Nella tua dashboard puoi vedere in qualsiasi momento chi ha firmato e chi è ancora in attesa.
Cosa ottengo alla fine?
Quando arriva l'ultima firma, il documento viene finalizzato: tutte le firme vengono inserite in un unico PDF, a cui si allega un certificato di completamento che elenca ogni firmatario, la sua email, l'ora in cui ha firmato e il suo indirizzo IP, oltre a un'impronta SHA-256 del file finale. L'intero pacchetto è ciò che altri strumenti chiamano busta. Conserva PDF e certificato insieme; sono la tua prova se qualcuno in futuro contesta l'accordo.
Più firmatari o invio massivo: quale mi serve?
Le due cose si confondono spesso. Più firmatari significa un documento, una copia, più firme: tutti firmano lo stesso accordo. L'invio massivo significa un documento inviato a molte persone, ognuna delle quali firma la propria copia separata: un aggiornamento delle policy per 50 dipendenti, una liberatoria per ogni volontario.
In eSignSimple l'invio massivo usa un modello con un solo firmatario e un elenco di nomi ed email (incollati o in CSV), fino a 200 persone per invio. Ogni destinatario riceve la propria copia, il proprio audit trail e il proprio certificato, e nessuno vede i dati degli altri. Se vuoi che siano le persone a venire da te, un link di firma pubblico fa lo stesso lavoro senza elenco; leggi come raccogliere firme con un modulo online.
Quanto costa inviare a più firmatari?
Con eSignSimple un documento conta una volta, indipendentemente da quante persone lo firmano. Il piano Gratuito include 5 documenti al mese; Personal a 4,99 $ al mese è illimitato. Con l'invio massivo, ogni copia conta come un documento. Alcuni concorrenti contano per busta o limitano i firmatari sui piani più economici; i nostri confronti, come le migliori alternative a DocuSign, spiegano le differenze. Per le basi con un solo firmatario, parti da come inviare un documento da firmare.
La nostra opinione
Usa la firma sequenziale per tutto ciò che prevede una controfirma e quella parallela per tutto il resto, senza pensarci troppo. L'errore più grande che vediamo è usare più firmatari quando intendevi l'invio massivo, o il contrario: se tutti firmano lo stesso accordo, aggiungili come firmatari; se ognuno firma la propria copia, usa l'invio massivo o un modulo web. Fai questa scelta giusta e promemoria e certificato pensano al resto.
Domande frequenti
Quanti firmatari posso aggiungere a un documento?
Aggiungi tutti i firmatari di cui il documento ha bisogno. Il documento conta una volta nel tuo piano, indipendentemente da quante persone firmano.
Posso controllare l'ordine in cui le persone firmano?
Sì. Scegli la firma sequenziale e le persone ricevono il link una dopo l'altra nell'ordine in cui le hai elencate, oppure quella parallela per inviare a tutti contemporaneamente.
Tutti i firmatari hanno bisogno di un account eSignSimple?
No. I firmatari aprono un link personale dalla loro email e firmano nel browser, anche dal telefono.
Cosa succede se un firmatario non firma?
Riceve promemoria automatici ogni 3 giorni, fino a 3 volte. Nella tua dashboard vedi chi è in attesa e puoi annullare il documento se non serve più.
Qual è la differenza tra più firmatari e invio massivo?
Con più firmatari tutti firmano la stessa copia. L'invio massivo dà a ogni persona la propria copia di un modello con un solo firmatario, fino a 200 persone per invio.
Tutti ricevono il documento firmato?
Sì. Quando firma l'ultima persona, tutti i firmatari ricevono il PDF finale, e tu ricevi l'audit trail e il certificato di completamento.
Fai firmare il tuo prossimo documento oggi stesso.
5 documenti gratuiti al mese per iniziare. Nessuna carta di credito richiesta.