Rehber · Güncellendi · Yazan: Buğra Sözeri
Belge birden fazla kişiye nasıl imzalatılır?
Bir ortaklık sözleşmesi, iki kiracılı bir kira sözleşmesi, müşterinizin ve finans direktörünün birlikte imzaladığı bir sözleşme: birçok belge birden fazla imza gerektirir. İki şeye karar verdiğinizde işleyiş basittir: insanların hangi sırayla imzalayacağı ve hangi alanı kimin dolduracağı. Bu rehber eSignSimple'da bunun nasıl çalıştığını, her imzalayanın ne gördüğünü ve aslında ne zaman toplu gönderim istediğinizi gösteriyor.
Adım adım
- Belgeyi yükleyin. Bir PDF ya da Word dosyası yükleyin veya bir şablonla başlayın. Word dosyaları PDF'e dönüştürülür; böylece her imzalayan tam olarak aynı sayfaları görür.
- İmzalayanları ekleyin. Her imzalayanın adını ve e-posta adresini girin. İmzalayanların hesap açması gerekmez. Siz de imzalıyorsanız kendinizi ekleyin.
- İmza sırasını seçin. Sıralı (listelediğiniz sırayla, birbiri ardına) ya da paralel (herkes bağlantıyı aynı anda alır) imzalamayı seçin. Hangisini seçeceğiniz için aşağıdaki bölüme bakın.
- Her imzalayan için alanları yerleştirin. İmza, paraf, tarih ve metin alanlarını sayfalara sürükleyin ve her alanı bir imzalayana atayın. Her imzalayanın alanları farklı bir renkte gösterilir; kimin neyi dolduracağını görmek kolaydır.
- Gönderin ve hatırlatmaları çalıştırın. Belgeyi gönderin. İmzalayanlar kişisel bağlantılarını içeren bir e-posta alır. İmzalamayan herkes 3 günde bir, en fazla 3 kez otomatik hatırlatma alır.
- Son PDF'i ve sertifikayı alın. Son kişi imzaladığında belge tamamlanır. Herkes imzalı PDF'i alır; siz de denetim kaydını ve tamamlanma sertifikasını alırsınız.
Sıralı mı, paralel imzalama mı kullanmalıyım?
Sıralı imzalama belgeyi ilk kişiye gönderir; ancak o imzaladığında bir sonraki kişi bağlantısını alır. Sıranın önemli olduğu durumlarda kullanın: çalışan imzalar, ardından yönetici karşı imzayı atar; müşteri sizden önce imzalar; kiracı ev sahibinden önce imzalar. Ayrıca sonraki imzalayanların imzasız bir taslak görmesini de engeller. İmza sırası sözlük maddemiz daha derine iniyor.
Paralel imzalama bağlantıyı herkese aynı anda gönderir ve insanlar sıra kendilerine geldiğinde istedikleri sırayla imzalar. Kimsenin bir başkasına bağlı olmadığı durumlarda kullanın; örneğin üç kurucu ortağın bir pay sahipleri kararını imzalaması. Daha hızlıdır, çünkü yavaş bir imzalayan diğerlerini bekletmez.
Bizim pratik kuralımız: ofiste kâğıdı insanlara belirli bir sırayla verecek olsaydınız sıralıyı kullanın. Aksi hâlde paraleli.
Her imzalayan ne görür?
Her imzalayan, web sitesindeki imzalama sayfasına giden kişisel bir bağlantı içeren bir e-posta alır. Belgenin tamamını kendi alanları vurgulanmış olarak görür ve alanlar arasında tek tek yönlendirilir. İmzasını çizebilir ya da yazabilir ve zorunlu alanlarından biri boşken işlemi bitiremez. Bir gerekçe yazarak reddetmesi de mümkündür; bu, süreci durdurur ve size bildirim gönderir.
Kimsenin hesap açması ya da uygulama kurması gerekmez ve imzalama sayfası mobil tarayıcıda çalışır. Sıralı imzalamada bir imzalayan, önceki imzalayanların tamamladığı alanları görür; karşı imza için genellikle istediğiniz de budur.
Roller, hatırlatmalar ve gönderdikten sonra neleri değiştirebileceğiniz
Eklediğiniz her kişi imzalar. Birinin yalnızca tamamlanmış belgenin bir kopyasına ihtiyacı varsa ona son PDF'i iletmeniz yeterli.
Hatırlatmalar otomatiktir: 3 günde bir, en fazla 3 kez, henüz imzalamamış imzalayanlara yeni bir e-posta gider. Gönderdikten sonra bir hata fark ederseniz insanlardan yanlış bir şeyi imzalamalarını istemek yerine belgeyi iptal edin ve düzeltilmiş bir sürüm gönderin. Kimin imzaladığını ve kimin hâlâ beklediğini panelinizde her zaman görebilirsiniz.
Sonunda ne elde ederim?
Son imza da geldiğinde belge tamamlanır: tüm imzalar tek bir PDF'e işlenir ve her imzalayanı, e-posta adresini, imzaladığı saati ve IP adresini, ayrıca son dosyanın SHA-256 parmak izini listeleyen bir tamamlanma sertifikası eklenir. Paketin tamamı, diğer araçların zarf dediği şeydir. PDF'i ve sertifikayı birlikte saklayın; biri sonradan sözleşmeye itiraz ederse kanıtınız bunlardır.
Birden fazla imzalayan mı, toplu gönderim mi: hangisine ihtiyacım var?
İnsanlar bu ikisini sık karıştırır. Birden fazla imzalayan; tek belge, tek kopya, birkaç imza demektir: herkes aynı sözleşmeyi imzalar. Toplu gönderim ise tek bir belgenin birçok kişiye gönderilmesi ve her kişinin kendi ayrı kopyasını imzalaması demektir: 50 çalışan için bir politika güncellemesi, her gönüllü için bir feragatname gibi.
eSignSimple'da toplu gönderim, tek imzalayanlı bir şablon ve bir ad ve e-posta listesi (yapıştırılmış ya da CSV olarak) alır; gönderim başına en fazla 200 kişi. Her alıcı kendi kopyasını, denetim kaydını ve sertifikasını alır ve kimse başkasının bilgilerini görmez. İnsanların size gelmesini istiyorsanız herkese açık bir imzalama bağlantısı aynı işi liste olmadan görür; bkz. online formla imza toplama.
Birkaç imzalayana göndermenin maliyeti ne?
eSignSimple'da bir belge, kaç kişi imzalarsa imzalasın bir kez sayılır. Ücretsiz plan ayda 5 belge içerir; ayda 4,99 $ olan Kişisel plan sınırsızdır. Toplu gönderimde her kopya bir belge sayılır. Bazı rakipler zarf başına ücretlendirir ya da ucuz planlarda imzalayan sayısını sınırlar; en iyi DocuSign alternatifleri gibi karşılaştırmalarımız aradaki farkları ele alıyor. Tek imzalayanlı temel bilgiler için belge imzaya nasıl gönderilir rehberiyle başlayın.
Bizim görüşümüz
Bizim görüşümüz: karşı imza içeren her şey için varsayılan olarak sıralı imzalamayı, geri kalan her şey için paraleli kullanın ve fazla düşünmeyin. Gördüğümüz daha büyük hata, toplu gönderimi kastederken birden fazla imzalayanı kullanmak ya da tam tersi: herkes aynı sözleşmeyi imzalıyorsa onları imzalayan olarak ekleyin; herkes kendi kopyasını imzalıyorsa toplu gönderim ya da bir web formu kullanın. Bunu doğru yaptığınızda hatırlatmalar ve sertifika gerisini halleder.
Sık sorulan sorular
Bir belgeye kaç imzalayan ekleyebilirim?
Belgenin ihtiyaç duyduğu kadar imzalayan ekleyin. Belge, kaç kişi imzalarsa imzalasın planınıza bir kez sayılır.
İnsanların imzalama sırasını kontrol edebilir miyim?
Evet. Sıralı imzalamayı seçin, insanlar bağlantılarını listelediğiniz sırayla birbiri ardına alsın; ya da herkese aynı anda göndermek için paraleli seçin.
Tüm imzalayanların eSignSimple hesabı olması gerekir mi?
Hayır. İmzalayanlar e-postalarındaki kişisel bağlantıyı açar ve telefon dahil tarayıcıda imzalar.
Bir imzalayan imzalamazsa ne olur?
3 günde bir, en fazla 3 kez otomatik hatırlatma alır. Kimin beklediğini panelinizde görebilir ve artık gerekmiyorsa belgeyi iptal edebilirsiniz.
Birden fazla imzalayan ile toplu gönderim arasındaki fark nedir?
Birden fazla imzalayanın hepsi aynı kopyayı imzalar. Toplu gönderim ise tek imzalayanlı bir şablonun kendi kopyasını her kişiye verir; gönderim başına en fazla 200 kişi.
İmzalı belgeyi herkes alır mı?
Evet. Son kişi imzaladığında tüm imzalayanlar son PDF'i alır; siz de denetim kaydını ve tamamlanma sertifikasını alırsınız.
Bir sonraki belgenizi bugün imzalatın.
Ayda 5 ücretsiz belgeyle başlayın. Kredi kartı gerekmez.