دليل · آخر تحديث · بقلم Buğra Sözeri
كيف ترسل مستندًا إلى عدة موقّعين؟
اتفاقية شراكة، أو عقد إيجار بمستأجرَين، أو عقد يوقّعه عميلك ومديره المالي معًا: كثير من المستندات يحتاج إلى أكثر من توقيع. والآلية بسيطة بمجرد أن تحسم أمرين: الترتيب الذي يوقّع به الأشخاص، ومن يملأ أي حقل. يوضح هذا الدليل كيف يعمل ذلك في eSignSimple، وما يراه كل موقّع، ومتى تحتاج فعلًا إلى الإرسال الجماعي بدلًا من ذلك.
خطوة بخطوة
- ارفع المستند. ارفع ملف PDF أو Word، أو ابدأ من قالب. تُحوَّل ملفات Word إلى PDF ليرى كل موقّع الصفحات نفسها بالضبط.
- أضف الموقّعين. أدخل اسم كل موقّع وبريده الإلكتروني. لا يحتاج الموقّعون إلى حساب. وإن كنت ستوقّع أيضًا، فأضف نفسك.
- اختر ترتيب التوقيع. اختر التسلسلي (واحدًا تلو الآخر، بالترتيب الذي أدرجته) أو المتوازي (يتلقى الجميع الرابط في الوقت نفسه). انظر القسم أدناه لمعرفة أيهما تختار.
- ضع الحقول لكل موقّع. اسحب حقول التوقيع والأحرف الأولى والتاريخ والنص إلى الصفحات وخصّص كل حقل لموقّع. تظهر حقول كل موقّع بلون مختلف، فيسهل أن ترى من لديه ماذا.
- أرسل ودع التذكيرات تعمل. أرسل المستند. يتلقى الموقّعون رسالة فيها رابطهم الشخصي. وكل من لم يوقّع يتلقى تذكيرًا تلقائيًا كل 3 أيام، حتى 3 مرات.
- استلم ملف PDF النهائي والشهادة. حين يوقّع آخر شخص، يُستكمل المستند. يتلقى الجميع ملف PDF الموقّع، وتحصل أنت على سجل التدقيق وشهادة الإتمام.
التوقيع المتسلسل أم المتوازي: أيهما أستخدم؟
يرسل التوقيع المتسلسل المستند إلى الشخص الأول؛ ولا يتلقى الشخص التالي رابطه إلا بعد أن يوقّع الأول. استخدمه حين يكون الترتيب مهمًا: يوقّع الموظف قبل أن يوقّع المدير توقيعه المقابل، ويوقّع العميل قبلك، ويوقّع المستأجر قبل المؤجّر. كما أنه يمنع الموقّعين اللاحقين من رؤية مسودة غير موقّعة. يتعمق مدخل ترتيب التوقيع في مسرد المصطلحات لدينا في ذلك.
أما التوقيع المتوازي فيرسل الرابط إلى الجميع في الوقت نفسه، ويوقّع الأشخاص بأي ترتيب يتاح لهم. استخدمه حين لا يعتمد أحد على أحد، مثل ثلاثة مؤسسين يوقّعون قرارًا للمساهمين. وهو أسرع، لأن موقّعًا بطيئًا واحدًا لا يؤخّر الآخرين.
قاعدتنا العملية: إن كنت ستسلّم الورقة للأشخاص بترتيب معين في المكتب، فاستخدم التسلسلي. وإلا، فالمتوازي.
ماذا يرى كل موقّع؟
يتلقى كل موقّع رسالة بريد إلكتروني فيها رابط شخصي ينقله إلى صفحة التوقيع على الموقع. يرى المستند كاملًا، مع إبراز حقوله هو، ويُرشَد إليها واحدًا تلو الآخر. يمكنه رسم توقيع أو كتابته، ولا يستطيع الإنهاء ما دام أحد حقوله المطلوبة فارغًا. ويمكنه أيضًا الرفض مع ذكر السبب، وهذا يوقف العملية ويُخطرك.
لا يحتاج أحد إلى إنشاء حساب أو تثبيت تطبيق، وصفحة التوقيع تعمل في متصفح الهاتف. ومع التوقيع المتسلسل، يرى الموقّع الحقول التي أكملها الموقّعون السابقون، وهذا عادةً ما تريده في التوقيع المقابل.
الأدوار والتذكيرات وما يمكنك تغييره بعد الإرسال
كل شخص تضيفه يوقّع. وإن كان أحدهم يحتاج فقط إلى نسخة من المستند المكتمل، فيمكنك ببساطة إعادة توجيه ملف PDF النهائي إليه.
التذكيرات تلقائية: كل 3 أيام، حتى 3 مرات، يتلقى الموقّعون الذين لم يوقّعوا بعد رسالة جديدة. وإن لاحظت خطأً بعد الإرسال، فألغِ المستند وأرسل نسخة مصحّحة، بدلًا من مطالبة الناس بتوقيع شيء خاطئ. ويمكنك في أي وقت أن ترى في لوحة التحكم من وقّع ومن لا يزال معلّقًا.
ماذا أحصل عليه في النهاية؟
حين يصل آخر توقيع، يُستكمل المستند: تُرسم كل التوقيعات في ملف PDF واحد، وتُرفق شهادة إتمام تسرد كل موقّع وبريده الإلكتروني ووقت توقيعه وعنوان IP الخاص به، إضافة إلى بصمة SHA-256 للملف النهائي. والحزمة كلها هي ما تسميه أدوات أخرى المظروف. احتفظ بملف PDF والشهادة معًا؛ فهما دليلك إن نازع أحد في الاتفاقية لاحقًا.
عدة موقّعين أم إرسال جماعي: أيهما أحتاج؟
كثيرًا ما يخلط الناس بين الاثنين. «عدة موقّعين» تعني مستندًا واحدًا، ونسخة واحدة، وعدة توقيعات: الجميع يوقّعون الاتفاقية نفسها. أما الإرسال الجماعي فيعني مستندًا واحدًا يُرسل إلى أشخاص كثيرين، يوقّع كل منهم نسخته المنفصلة: تحديث سياسة لخمسين موظفًا، أو إقرار إخلاء مسؤولية لكل متطوع.
في eSignSimple، يأخذ الإرسال الجماعي قالبًا لموقّع واحد وقائمة بالأسماء وعناوين البريد (ملصقة أو بملف CSV)، حتى 200 شخص في كل إرسال. يحصل كل مستلم على نسخته وسجل تدقيقه وشهادته، ولا يرى أحد بيانات غيره. وإن أردت أن يأتي الناس إليك بدلًا من ذلك، فإن رابط التوقيع العام يؤدي المهمة نفسها دون قائمة؛ انظر كيف تجمع التوقيعات بنموذج إلكتروني.
كم يكلّف الإرسال إلى عدة موقّعين؟
مع eSignSimple، يُحتسب المستند مرة واحدة مهما كان عدد من يوقّعونه. تتضمن الخطة المجانية 5 مستندات شهريًا؛ وخطة Personal بسعر 4.99 دولار شهريًا غير محدودة. أما في الإرسال الجماعي، فكل نسخة تُحتسب مستندًا واحدًا. بعض المنافسين يحتسبون لكل مظروف أو يحدّون عدد الموقّعين في الخطط الأرخص؛ وتغطي مقارناتنا مثل أفضل بدائل DocuSign أوجه الاختلاف. ولأساسيات الموقّع الواحد، ابدأ بـكيف ترسل مستندًا للتوقيع.
رأينا
اجعل التوقيع المتسلسل خيارك الافتراضي لأي مستند فيه توقيع مقابل، والمتوازي لكل ما سواه، ولا تُفرط في التفكير. الخطأ الأكبر الذي نراه هو استخدام «عدة موقّعين» حين تقصد الإرسال الجماعي، أو العكس: إن كان الجميع يوقّعون الاتفاقية نفسها، فأضفهم موقّعين؛ وإن كان كل واحد يوقّع نسخته الخاصة، فاستخدم الإرسال الجماعي أو نموذج ويب. أصِب في ذلك، وستتكفل التذكيرات والشهادة بالباقي.
الأسئلة الشائعة
كم موقّعًا يمكنني إضافته إلى مستند واحد؟
أضف من الموقّعين بقدر ما يحتاجه المستند. يُحتسب المستند مرة واحدة في خطتك بغض النظر عن عدد من يوقّعونه.
هل يمكنني التحكم في ترتيب التوقيع؟
نعم. اختر التوقيع المتسلسل فيتلقى الأشخاص روابطهم واحدًا تلو الآخر بالترتيب الذي أدرجتهم به، أو المتوازي للإرسال إلى الجميع في الوقت نفسه.
هل يحتاج كل الموقّعين إلى حساب في eSignSimple؟
لا. يفتح الموقّعون رابطًا شخصيًا من بريدهم الإلكتروني ويوقّعون في المتصفح، بما في ذلك على الهاتف.
ماذا يحدث إن لم يوقّع أحد الموقّعين؟
يتلقى تذكيرات تلقائية كل 3 أيام، حتى 3 مرات. ويمكنك رؤية المعلّقين في لوحة التحكم، وإلغاء المستند إن لم تعد بحاجة إليه.
ما الفرق بين عدة موقّعين والإرسال الجماعي؟
في «عدة موقّعين» يوقّع الجميع النسخة نفسها. أما الإرسال الجماعي فيمنح كل شخص نسخته الخاصة من قالب لموقّع واحد، حتى 200 شخص في كل إرسال.
هل يحصل الجميع على المستند الموقّع؟
نعم. حين يوقّع آخر شخص، يتلقى كل الموقّعين ملف PDF النهائي، وتحصل أنت على سجل التدقيق وشهادة الإتمام.
احصل على توقيع مستندك التالي اليوم.
5 مستندات مجانية شهريًا للبدء. لا حاجة إلى بطاقة ائتمان.