Anleitung · Aktualisiert · Von Buğra Sözeri
NDA elektronisch unterschreiben
Eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) ist meist das erste Dokument einer neuen Geschäftsbeziehung: vor einem Pitch, einem Probearbeiten, einem Partnerschaftsgespräch oder einem Freelance-Projekt, bei dem Sie Daten eines Kunden sehen. Sie sollte Minuten dauern, nicht Tage. Hier lesen Sie, wie Sie eine NDA von Anfang bis Ende zur elektronischen Unterschrift senden, wie Sie zwischen einer gegenseitigen und einer einseitigen Vereinbarung wählen und welche Details Sie prüfen sollten, bevor jemand unterschreibt.
Schritt für Schritt
- Gegenseitig oder einseitig wählen. Gibt nur eine Seite vertrauliche Informationen preis, nehmen Sie eine einseitige (unilaterale) NDA. Teilen beide Seiten Informationen, nehmen Sie eine gegenseitige NDA, damit die Pflichten in beide Richtungen gelten.
- Mit einer Vorlage starten. Öffnen Sie unsere kostenlose NDA-Vorlage oder nutzen Sie Ihre eigene Vereinbarung als PDF- oder Word-Datei. Tragen Sie die vollständigen Namen der Parteien, den Zweck, die Definition vertraulicher Informationen und die Laufzeit ein.
- Hochladen und Unterzeichner hinzufügen. Laden Sie die Datei in eSignSimple hoch und tragen Sie Name und E-Mail-Adresse jedes Unterzeichners ein. Soll die Gegenseite vor Ihrer Gegenzeichnung unterschreiben, legen Sie eine Reihenfolge fest.
- Felder platzieren. Fügen Sie für jeden Unterzeichner ein Unterschrifts- und ein Datumsfeld hinzu, dazu Felder für Name, Position und Firma, wo die NDA sie verlangt. Versenden Sie NDAs häufig, speichern Sie sie als wiederverwendbare Vorlage; siehe Vorlagen.
- Senden und nachhaken. Versenden Sie die Signaturlinks. Unterzeichner brauchen kein Konto. Aktivieren Sie Erinnerungen, damit eine ungeöffnete E-Mail nicht das Meeting aufhält.
- Unterschriebene NDA und Zertifikat herunterladen. Haben alle unterschrieben, erhalten alle Parteien die finale PDF. Bewahren Sie sie zusammen mit dem Abschlusszertifikat auf, das festhält, wer wann und von wo unterschrieben hat.
Gegenseitige oder einseitige NDA: Welche brauchen Sie?
Eine einseitige NDA schützt nur die offenlegende Partei: ein Startup, das einem Auftragnehmer sein Produkt zeigt, oder ein Unternehmen, das einem Freelancer Zugriff auf Kundendaten gibt. Eine gegenseitige NDA schützt beide und passt zu Partnerschaftsgesprächen, Fusionen, gemeinsamen Projekten und Lieferantengesprächen, bei denen jede Seite etwas preisgibt.
Im Zweifel lässt sich eine gegenseitige NDA leichter durchsetzen, weil sie von der Gegenseite nichts verlangt, was Sie nicht selbst akzeptieren. Sie erspart außerdem eine Runde Änderungswünsche. Fließen die Informationen wirklich nur in eine Richtung, ist eine einseitige NDA einfacher und ehrlicher darin, was geschützt wird.
Was sollten Sie vor dem Versand einer NDA prüfen?
Parteien: die rechtlich korrekten Firmennamen, nicht Handelsnamen, und wer für jedes Unternehmen unterschreibt. Zweck: ein klarer Satz dazu, warum Informationen geteilt werden, denn er begrenzt, wie sie verwendet werden dürfen. Definition: was als vertraulich gilt, und die üblichen Ausnahmen (bereits öffentlich, bereits bekannt, unabhängig entwickelt, rechtmäßig von Dritten erhalten). Laufzeit: wie lange die Pflicht gilt, oft zwei bis fünf Jahre, und ob Geschäftsgeheimnisse länger geschützt sind. Rückgabe oder Vernichtung: was mit Unterlagen geschieht, wenn die Gespräche enden. Anwendbares Recht: welches Landesrecht gilt.
Vermeiden Sie Klauseln, die jemandem verbieten, in seinem Fachgebiet zu arbeiten; das gehört in ein separates Wettbewerbsverbot, für das vor Ort strenge Regeln gelten. Lassen Sie die Vorlage bei allem Ungewöhnlichen oder Wertvollen von einem Anwalt prüfen.
Ist eine elektronisch unterschriebene NDA durchsetzbar?
In den USA, im Vereinigten Königreich und in der EU sind NDAs gewöhnliche Handelsverträge, und eine einfache elektronische Signatur genügt in der Regel. Worauf Sie sich bei einer elektronisch unterschriebenen NDA verlassen können, ist der Beweis: der Audit-Trail mit Zeitstempeln, E-Mail- und IP-Adressen und eine gesperrte finale Datei. Unser Ratgeber Ist eine elektronische Unterschrift rechtsgültig? behandelt die Rechtslage, und die Seiten zur Rechtslage behandeln einzelne Länder.
Häufige Fehler beim elektronischen Unterschreiben einer NDA
Die NDA nach dem vertraulichen Gespräch verschicken statt davor. Die Gegenseite die Word-Datei bearbeiten lassen, sodass eine andere Fassung unterschrieben wird, als Sie denken: Senden Sie eine finale PDF oder prüfen Sie Änderungen vor dem Versand. Die Gegenzeichnung vergessen, sodass nur eine Partei unterschrieben hat. An ein allgemeines Postfach statt an die zeichnungsberechtigte Person senden. Und das Zertifikat nicht aufbewahren: Sechs Monate später ist der E-Mail-Verlauf weg, und die PDF allein erzählt nur die halbe Geschichte.
Müssen mehrere Personen eines Unternehmens unterschreiben, folgen Sie Dokument an mehrere Unterzeichner senden. Brauchen Sie NDAs von vielen Besuchern oder Veranstaltungsteilnehmern, funktioniert ein Webformular besser, als jede einzeln zu versenden; siehe Unterschriften mit einem Online-Formular sammeln.
Unsere Einschätzung
Eine NDA ist ebenso eine Höflichkeitsgeste wie ein Rechtsdokument: Sie zeigt, dass Sie die Informationen der Gegenseite ernst nehmen. Machen Sie das Unterschreiben also mühelos. Nehmen Sie eine kurze, gegenseitige Vorlage, sofern es keinen echten Grund dagegen gibt, verschicken Sie sie, sobald das Meeting steht, und lassen Sie die Gegenseite am Handy unterschreiben, ohne ein Konto anzulegen. Speichern Sie Ihre NDA einmal als Vorlage, und jede weitere dauert weniger als eine Minute. Und denken Sie daran: Eine NDA hilft nur, wenn Sie zeigen können, dass sie unterschrieben wurde. Bewahren Sie das Abschlusszertifikat mit der PDF auf.
Häufige Fragen
Kann ich eine NDA kostenlos online unterschreiben?
Ja. Der Gratistarif von eSignSimple umfasst 5 Dokumente im Monat, jedes mit Audit-Trail. Um eine NDA zu unterschreiben, die Ihnen jemand geschickt hat, genügt unser kostenloses Tool PDF unterschreiben.
Müssen beide Parteien eine NDA unterschreiben?
Bei einer gegenseitigen NDA ja. Bei einer einseitigen NDA muss die empfangende Partei unterschreiben; auch die offenlegende Partei unterschreiben zu lassen, ist gute Praxis und vermeidet Zweifel.
Braucht die Gegenseite ein eSignSimple-Konto?
Nein. Unterzeichner öffnen einen Link aus ihrer E-Mail und unterschreiben im Browser.
Wie lange sollte eine NDA gelten?
Viele geschäftliche NDAs legen zwei bis fünf Jahre fest, mit längerem Schutz für Geschäftsgeheimnisse. Wählen Sie, was zu den Informationen passt.
Kann ich dieselbe NDA für jeden neuen Kontakt wiederverwenden?
Ja. Speichern Sie sie als Vorlage mit platzierten Feldern und versenden Sie sie dann, wobei Sie nur Namen und E-Mail-Adressen ändern.
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