Guide · Mis à jour · Par Buğra Sözeri
Comment envoyer un document à plusieurs signataires
Un pacte d'associés, un bail avec deux locataires, un contrat que votre client et son directeur financier signent tous les deux : bien des documents exigent plus d'une signature. La mécanique est simple dès que vous avez décidé deux choses : l'ordre dans lequel les personnes signent et qui remplit quel champ. Ce guide montre comment cela fonctionne dans eSignSimple, ce que voit chaque signataire et quand il vaut mieux utiliser l'envoi groupé.
Étape par étape
- Importez le document. Importez un fichier PDF ou Word, ou partez d'un modèle. Les fichiers Word sont convertis en PDF pour que chaque signataire voie exactement les mêmes pages.
- Ajoutez les signataires. Saisissez le nom et l'e-mail de chaque signataire. Les signataires n'ont pas besoin de compte. Si vous signez aussi, ajoutez-vous.
- Choisissez l'ordre de signature. Choisissez séquentiel (l'un après l'autre, dans l'ordre de la liste) ou parallèle (tout le monde reçoit le lien en même temps). Voir la section ci-dessous pour choisir.
- Placez les champs de chaque signataire. Faites glisser des champs signature, initiales, date et texte sur les pages et attribuez chaque champ à un signataire. Les champs de chaque signataire s'affichent dans une couleur différente pour voir facilement qui remplit quoi.
- Envoyez et laissez les relances agir. Envoyez le document. Les signataires reçoivent un e-mail avec leur lien personnel. Toute personne qui n'a pas signé reçoit une relance automatique tous les 3 jours, jusqu'à 3 fois.
- Récupérez le PDF final et le certificat. Quand la dernière personne a signé, le document est finalisé. Chacun reçoit le PDF signé, et vous obtenez la piste d'audit et le certificat de signature.
Signature séquentielle ou parallèle : laquelle choisir ?
La signature séquentielle envoie le document à la première personne ; ce n'est qu'une fois qu'elle a signé que la suivante reçoit son lien. Utilisez-la quand l'ordre compte : un salarié signe avant que son responsable contresigne, un client signe avant vous, un locataire signe avant le bailleur. Elle évite aussi que les signataires suivants voient un projet non signé. Notre entrée de glossaire sur l'ordre de signature va plus loin.
La signature parallèle envoie le lien à tout le monde en même temps, et chacun signe quand il peut. Utilisez-la quand personne ne dépend de personne, par exemple trois cofondateurs qui signent une décision d'associés. C'est plus rapide, car un signataire lent ne bloque pas les autres.
Notre règle empirique : si, au bureau, vous feriez passer le papier aux gens dans un ordre précis, choisissez séquentiel. Sinon, parallèle.
Que voit chaque signataire ?
Chaque signataire reçoit un e-mail avec un lien personnel vers la page de signature du site. Il voit l'ensemble du document, avec ses propres champs mis en évidence, et il est guidé de l'un à l'autre. Il peut dessiner ou taper une signature, et ne peut pas terminer tant qu'un de ses champs obligatoires est vide. Il peut aussi refuser, en indiquant un motif, ce qui arrête le processus et vous prévient.
Personne n'a besoin de créer un compte ni d'installer une application, et la page de signature fonctionne dans un navigateur mobile. Avec la signature séquentielle, un signataire voit les champs déjà remplis par les signataires précédents, ce qui est généralement ce que l'on veut pour une contre-signature.
Rôles, relances et ce que vous pouvez modifier après l'envoi
Toute personne que vous ajoutez signe. Si quelqu'un a seulement besoin d'une copie du document finalisé, il suffit de lui transférer le PDF final.
Les relances sont automatiques : tous les 3 jours, jusqu'à 3 fois, les signataires qui n'ont pas encore signé reçoivent un nouvel e-mail. Si vous repérez une erreur après l'envoi, annulez le document et envoyez une version corrigée, plutôt que de demander aux gens de signer quelque chose d'erroné. Vous pouvez voir à tout moment dans votre tableau de bord qui a signé et qui est encore en attente.
Qu'obtenez-vous à la fin ?
Quand la dernière signature est apposée, le document est finalisé : toutes les signatures sont intégrées dans un seul PDF, et un certificat de signature est joint, qui liste chaque signataire, son e-mail, l'heure de sa signature et son adresse IP, ainsi que l'empreinte SHA-256 du fichier final. L'ensemble correspond à ce que d'autres outils appellent une enveloppe. Conservez le PDF et le certificat ensemble ; ce sont vos preuves si quelqu'un conteste l'accord plus tard.
Plusieurs signataires ou envoi groupé : de quoi avez-vous besoin ?
On confond souvent les deux. Plusieurs signataires, c'est un document, une copie, plusieurs signatures : tout le monde signe le même accord. L'envoi groupé, c'est un document envoyé à de nombreuses personnes, chacune signant sa propre copie : une mise à jour de règlement pour 50 salariés, une décharge pour chaque bénévole.
Dans eSignSimple, l'envoi groupé utilise un modèle à signataire unique et une liste de noms et d'e-mails (collée ou au format CSV), jusqu'à 200 personnes par envoi. Chaque destinataire reçoit sa propre copie, sa piste d'audit et son certificat, et personne ne voit les coordonnées des autres. Si vous préférez que les gens viennent à vous, un lien de signature public fait le même travail sans liste ; voir comment recueillir des signatures avec un formulaire en ligne.
Combien coûte un envoi à plusieurs signataires ?
Avec eSignSimple, un document compte une seule fois, quel que soit le nombre de signataires. L'offre gratuite inclut 5 documents par mois ; Personal à 4,99 $ par mois est illimitée. Avec l'envoi groupé, chaque copie compte comme un document. Certains concurrents facturent à l'enveloppe ou plafonnent le nombre de signataires sur les offres moins chères ; nos comparatifs comme meilleures alternatives à DocuSign expliquent leurs différences. Pour les bases avec un seul signataire, commencez par comment envoyer un document à signer.
Notre avis
Par défaut, choisissez la signature séquentielle pour tout ce qui comporte une contre-signature et la signature parallèle pour le reste, sans trop réfléchir. L'erreur la plus fréquente que nous voyons, c'est d'utiliser plusieurs signataires alors qu'il fallait un envoi groupé, ou l'inverse : si tout le monde signe le même accord, ajoutez-les comme signataires ; si chacun signe sa propre copie, utilisez l'envoi groupé ou un formulaire web. Une fois ce choix fait, les relances et le certificat s'occupent du reste.
Questions fréquentes
Combien de signataires puis-je ajouter à un document ?
Ajoutez autant de signataires que le document l'exige. Le document compte une seule fois dans votre offre, quel que soit le nombre de signataires.
Puis-je contrôler l'ordre de signature ?
Oui. Choisissez la signature séquentielle et chacun reçoit son lien à tour de rôle dans l'ordre de la liste, ou parallèle pour envoyer à tout le monde en même temps.
Tous les signataires ont-ils besoin d'un compte eSignSimple ?
Non. Les signataires ouvrent un lien personnel depuis leur e-mail et signent dans le navigateur, y compris sur téléphone.
Que se passe-t-il si un signataire ne signe pas ?
Il reçoit des relances automatiques tous les 3 jours, jusqu'à 3 fois. Vous voyez qui est en attente dans votre tableau de bord, et pouvez annuler le document s'il n'est plus nécessaire.
Quelle différence entre plusieurs signataires et envoi groupé ?
Plusieurs signataires signent tous la même copie. L'envoi groupé donne à chaque personne sa propre copie d'un modèle à signataire unique, jusqu'à 200 personnes par envoi.
Tout le monde reçoit-il le document signé ?
Oui. Quand la dernière personne a signé, tous les signataires reçoivent le PDF final, et vous obtenez la piste d'audit et le certificat de signature.
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