Unterschriftsreihenfolge

Unterschriftsreihenfolge: Was bedeutet der Begriff?

Die Unterschriftsreihenfolge, auch Signaturreihenfolge oder Routing genannt, legt fest, ob die Beteiligten ein Dokument nacheinander oder alle gleichzeitig unterschreiben. Bei sequenzieller Reihenfolge wird die zweite Person erst eingeladen, wenn die erste fertig ist; bei paralleler Reihenfolge erhalten alle die Anfrage auf einmal und können in beliebiger Abfolge unterschreiben.

Eingerichtet wird das meist durch Nummerieren der Empfänger. Unterzeichner 1 bekommt die E-Mail zuerst. Ist er fertig, benachrichtigt die Plattform automatisch Unterzeichner 2 und so weiter. Manche Tools erlauben, dass sich mehrere Personen einen Schritt teilen, sodass zwei Mitgründer parallel unterschreiben, bevor das Dokument an einen Investor geht. Jede Übergabe wird mit Zeitstempel im Audit-Trail festgehalten.

Denken Sie an eine kleine Agentur, die einen Freelancer beauftragt. Der Freelancer soll den Vertrag zuerst unterschreiben, danach unterschreibt die Geschäftsführerin der Agentur gegen. Mit sequenziellem Routing sieht die Geschäftsführerin nie einen unsignierten Entwurf im Postfach und unterschreibt erst, wenn sich die andere Seite festgelegt hat. Für eine einfache Bestätigung im Team, etwa wenn fünf Mitarbeitende bestätigen, eine neue Richtlinie gelesen zu haben, ist paralleles Unterschreiben sinnvoller, weil niemand auf jemanden warten muss.

Ein Irrtum lautet, die Unterschriftsreihenfolge beeinflusse die Rechtsgültigkeit. In der Regel tut sie das nicht: Ein von allen Parteien unterschriebener Vertrag ist meist bindend, egal wer zuerst unterschrieben hat, auch wenn interne Regeln oder Vertragsbedingungen verlangen können, dass eine Seite zuletzt unterschreibt. Ein weiterer Mythos: Die sequenzielle Reihenfolge sei immer sicherer. Sie ist langsamer, und eine Person, die nicht reagiert, blockiert alle nach ihr. Deshalb sind Erinnerungen bei sequenziellen Abläufen so wichtig.

Die Unterschriftsreihenfolge gehört zu den Einstellungen des Umschlags und arbeitet oft mit Vorlagen zusammen, in denen das Routing einmal gespeichert und für jede Kopie desselben Vertrags wiederverwendet wird. Sie bestimmt auch, was jeder Unterzeichner sieht. Im sequenziellen Ablauf sehen spätere Unterzeichner meist schon die früheren Unterschriften auf der Seite, was beruhigen kann. Im parallelen Ablauf unterschreiben sie unter Umständen eine Fassung, in der andere Felder noch leer sind, und die Plattform führt danach alles in der fertigen Datei zusammen.

Unsere Meinung: Nutzen Sie die sequenzielle Reihenfolge, wenn sie einen echten geschäftlichen Bedarf abbildet, etwa eine Freigabe vor der Unterschrift oder wenn die Gegenseite vor Ihnen unterschreiben soll. Ansonsten ist parallel schneller und für alle angenehmer. Wer standardmäßig lange Ketten baut, nur weil es geht, bremst Abschlüsse meist aus.

eSignSimple unterstützt sequenzielle und parallele Unterschriftsreihenfolge. Sie können automatische Erinnerungen einstellen, damit ein langsamer Unterzeichner die Kette nicht aufhält, das Routing in einer Vorlage speichern und jeden Schritt im Audit-Trail und im Abschlusszertifikat nachvollziehen. Unterzeichner brauchen zu keinem Zeitpunkt ein Konto. Eine Anleitung finden Sie unter Dokument zur Unterschrift senden.

Unterschriftsreihenfolge: Wie sieht das in der Praxis aus?

Für den Arbeitsvertrag eines Start-ups soll die Bewerberin zuerst unterschreiben und der CEO gegenzeichnen. In eSignSimple fügt die Gründerin beide Unterzeichner hinzu, aktiviert die Reihenfolge und setzt die Bewerberin an die erste Stelle. Der CEO erhält die E-Mail erst, wenn die Bewerberin unterschrieben hat, und zeichnet so nie ein Angebot gegen, das nicht angenommen wurde; Erinnerungen gehen jeweils an die Person, die gerade an der Reihe ist.

Welche Begriffe hängen damit zusammen?

• Audit-Trail: Ein Audit-Trail ist das Protokoll aller Ereignisse an einem Dokument, mit Zeitstempel, IP-Adresse und Gerät, und der wichtigste Beweis für eine einfache elektronische Signatur.
• Umschlag (Envelope): Ein Umschlag (Envelope) bündelt ein oder mehrere Dokumente, die an einen oder mehrere Empfänger zur Unterschrift gehen, als einen Vorgang mit gemeinsamem Audit-Trail.
• Ausfertigung (Counterpart): Ausfertigungen (Counterparts) sind identische Exemplare eines Vertrags, die von verschiedenen Parteien getrennt unterschrieben werden und zusammen einen bindenden Vertrag bilden.
• Massenversand: Mit dem Massenversand schicken Sie ein Dokument oder eine Vorlage auf einmal an viele Empfänger, wobei jede Person ihre eigene Kopie erhält und unterschreibt.