ガイド · 更新日 · 執筆：Buğra Sözeri
PDF にイニシャルを追加する方法
賃貸借契約書、ローンの書類、長い契約書では、各ページの下部と特定の条項の横にイニシャルを求められることがよくあります。目的は、署名者が全ページを確認したこと、そして後から誰もページを差し替えていないことを示すことです。自分のイニシャルを入れるのは無料ツールで簡単にできます。他の人に全ページへイニシャルを入れてもらうことこそ、電子署名ツールが真価を発揮する場面です。
ステップごとの手順
- 誰が何にイニシャルを入れるかを決める. 書類全体でイニシャル欄を探します。ページのフッター、変更した条項、ペット条項のような任意の項目などです。イニシャルを入れるのが自分だけか、他の当事者もかを確認しておきます。
- イニシャルを一度作成する. PDF ツールで、イニシャルだけを含む2つ目の署名を作成します。Mac のプレビュー、iPhone のマークアップ、Acrobat Reader、当社の PDF に署名 は、いずれも保存または再利用できます。
- 各ページに配置する. 1ページずつ、各欄にイニシャルを配置し、大きさを揃えます。最後に縮小表示してスクロールし、抜けているページがないか確認します。
- 他の署名者にはイニシャル欄を使う. 電子署名ツールで、必要な場所すべてにイニシャルのフィールドをドラッグして配置し、正しい署名者に割り当てます。eSignSimple では、必須のフィールドがすべて入力されるまで署名者は完了できません。
- 送信して記録を保管する. 書類を送信します。全員が署名したら、最終版の PDF を、誰がいつ各手順を完了したかを示す監査証跡と完了証明書と一緒に保管します。
契約書が全ページにイニシャルを求めるのはなぜ？
紙の時代の安全策です。最後のページの署名は何かに同意したことを証明しますが、全ページのイニシャルがあれば、後から「4ページ目は見せられていない」と主張したり、差し替えのページを紛れ込ませたりすることがずっと難しくなります。取り消し線を引いた賃料や任意の条項など、特定の変更への同意を示すためにも使われます。
法的には、契約に拘束力を持たせるためにイニシャルが必要なことは通常ありません。大事なのは署名です。ただし、相手方の書類がイニシャルを求めているなら入れましょう。イニシャル欄が1つ空いているだけで、貸主や貸し手に書類一式を突き返される理由になります。
自分のイニシャルを無料で追加する方法
Mac なら、PDF をプレビューで開き、マークアップツールバーで署名を選んで、イニシャルだけの新しい署名を作成します。iPhone と iPad なら、ファイルアプリのマークアップを使います。Windows と Android なら、Acrobat Reader の「入力と署名」に別途イニシャルの項目があります。Chromebook なら、ギャラリーアプリで手書きの署名を保存して各ページに配置できます（Chromebook で PDF に署名する方法 を参照）。
どのブラウザでも、当社の無料ツール PDF に署名 でイニシャルを手書きまたは入力し、ページごとに配置できます。ファイルは端末上にとどまります。PDF にイニシャル用のフォームフィールドがあれば、PDF に入力 ツールで入力できます。
これらのツールはどれも、全ページに自動でイニシャルを入れてはくれません。正直なところ、それで構わないと当社は考えています。自分で配置すれば各ページに実際に目を通すことになり、それこそが本来の目的だからです。
他の人に全ページへイニシャルを入れてもらうには？
イニシャルのフィールドを設定して、電子署名ツールで書類を送ります。eSignSimple では、PDF または Word ファイルをアップロードし、各ページにイニシャルのフィールドを、最後のページに署名のフィールドをドラッグして配置し、各フィールドを署名者に割り当てます。貸主と借主のように2人が署名する場合は、それぞれに専用のフィールドを用意します。各署名者のフィールドはそれぞれの色で表示されます。
署名者はフィールドごとに案内され、イニシャル欄を空けたままでは完了できないため、「7ページ目を見落とした」という問題はなくなります。全員が終わると、監査証跡に各署名者のメールアドレス、時刻、IP アドレスが記録され、完了証明書には最終版 PDF の SHA-256 フィンガープリントが含まれるため、ページが差し替えられれば検出できます。全体の流れは 複数の署名者に書類を送る方法 をご覧ください。
イニシャルが必要になることが多い書類は？
典型例は住居用と事業用の賃貸借契約書です。当社の 賃貸借契約書、事業用賃貸借契約書、転貸借契約書、ペット飼育に関する追加条項 のテンプレートは、いずれも貸主が各ページや重要な条項の横にイニシャルを求めることが多い書類です。ローンの書類、和解契約書、長い業務委託契約書もそうです。賃貸借契約については 賃貸借契約にオンラインで署名する方法 で詳しく解説しています。
短い書類で必要になることはまれです。1ページの NDA にイニシャルのフィールドを追加することはおすすめしません。署名者のクリックが増えるだけです。
よく送る書類で時間を節約する
同じ賃貸借契約書や契約書を定期的に送るなら、イニシャルのフィールドを一度配置して、書類を テンプレート として保存しましょう。次からは署名者の名前とメールアドレスを入力するだけです。どの書類もプランの件数としては1件と数えられます。無料プランは月5件まで、Personal は月額4.99ドルで無制限です。
私たちの見解
自分のイニシャルなら、どの無料 PDF ツールでも構いません。1分余計にかけて、1ページずつ進めましょう。他の人のイニシャルなら、PDF をメールで送って全部の欄を見つけてくれるよう祈るのはやめましょう。電子署名ツールのイニシャルのフィールドなら1つも飛ばせなくなり、監査証跡が、そもそもイニシャルで得たかった証拠を与えてくれます。
よくある質問
PDF の全ページに自動でイニシャルを追加できますか？
ほとんどの無料ツールでは、ページごとに配置する必要があります。電子署名ツールならイニシャルのフィールドを一度配置して書類をテンプレートとして保存できるので、次からはすぐに送れます。
イニシャルは法的に必要ですか？
契約を有効にするためには通常不要で、拘束力を生むのは署名です。ただし、書類がイニシャルを求めているなら入れてください。入れないと相手方に受け付けてもらえないことがあります。
電子的なイニシャルは有効ですか？
米国、EU、その他多くの地域では、電子的なイニシャルは電子署名と同様に扱われ、賃貸借契約書のような日常的な書類では一般に有効です。
同じ書類に2人がイニシャルを入れられますか？
はい。eSignSimple では各署名者に専用のイニシャルのフィールドを用意します。順番に署名する設定なら、1人目が終わってから2人目がイニシャルを入れます。
イニシャルのフィールドと署名のフィールドの違いは何ですか？
大きさと目的だけです。イニシャルのフィールドは各ページに短いイニシャルを入れる小さな欄で、署名のフィールドは通常最後にあります。