Webformular (Signaturlink)

Webformular: Was bedeutet der Begriff?

Ein Webformular, manchmal Signaturformular, PowerForm oder Self-Service-Signaturlink genannt, ist eine gehostete Seite, auf der jeder mit dem Link ein Dokument selbst ausfüllen und unterschreiben kann, ohne dass der Absender ihn einzeln einlädt. So wird aus einem statischen Vertrag etwas, das Sie auf Ihrer Website einbinden oder in einer Nachricht teilen können.

Sie erstellen das Formular aus einer Vorlage, legen fest, welche Felder der Besucher ausfüllt, etwa Name, E-Mail, Anschrift und Unterschrift, und veröffentlichen einen Link. Öffnet jemand ihn, gibt er seine Daten ein, unterschreibt und sendet ab. Die Plattform erzeugt für diese Person ein fertiges Dokument mit eigenem Audit-Trail und leitet es auf Wunsch zur Gegenzeichnung an jemanden auf Ihrer Seite weiter.

Eine Yogastudio-Inhaberin ist ein gutes Beispiel. Statt jedem neuen Schüler einen Haftungsverzicht per E-Mail zu schicken, setzt sie einen Link zum Verzicht auf ihre Buchungsseite. Die Schüler unterschreiben vor ihrer ersten Stunde, und die Inhaberin hat für jeden einen fertigen Nachweis, ohne einen Finger zu rühren. Ein Freelancer könnte dasselbe mit einer Standard-Auftragsvereinbarung machen.

Ein Irrtum lautet, Webformulare seien rechtlich weniger solide als eingeladenes Unterschreiben. Es gelten dieselben Grundsätze: Unterzeichnungsabsicht, Einverständnis mit der elektronischen Abwicklung und ein verlässlicher Nachweis. Der eigentliche Unterschied liegt bei der Identität: Weil jeder mit dem Link absenden kann, erfahren Sie aus den eingegebenen Daten und dem Audit-Trail, wer unterschrieben hat, und nicht daraus, wen Sie eingeladen haben.

Webformulare beruhen auf einer Vorlage und sind eine Art Selbstbedienungs-Verwandter des Massenversands: Der Massenversand schickt Dokumente an eine bekannte Liste, beim Webformular holen sich die Menschen das Dokument selbst.

Wenn Sie Webformulare nutzen wollen, überlegen Sie, was nach dem Absenden passiert. Entscheiden Sie, ob jemand aus Ihrem Team gegenzeichnen soll, wo fertige Kopien abgelegt werden und wie Sie doppelte oder unsinnige Einsendungen über einen öffentlichen Link erkennen. Ein Pflichtfeld für die E-Mail-Adresse ermöglicht es, jedem Unterzeichner eine Kopie dessen zu schicken, was er unterschrieben hat. Halten Sie das Formular außerdem kurz, denn jedes zusätzliche Feld senkt die Abschlussquote. Prüfen Sie den veröffentlichten Link regelmäßig, damit er weiterhin auf die aktuelle Fassung Ihres Dokuments zeigt.

Unsere Meinung: Webformulare sind großartig für Dokumente mit hohem Volumen und geringem Risiko wie Haftungsverzichte, Einwilligungen und einfache Aufnahmevereinbarungen. Für alles, bei dem es wirklich darauf ankommt, wer unterschrieben hat, ist eine direkte Signaturanfrage weiterhin das bessere Werkzeug.

Webformulare sind in eSignSimple verfügbar: Jede Vorlage mit einem Unterzeichner kann zu einem öffentlichen Link werden, den jeder öffnet, mit Name und E-Mail ausfüllt und im Browser unterschreibt, ganz ohne Konto. Der Link lässt sich jederzeit abschalten. Jedes fertige Dokument enthält einen Audit-Trail mit Zeitstempeln, IP- und Geräteangaben, ein Abschlusszertifikat und einen SHA-256-Hash, den Sie auf unserer öffentlichen Prüfseite kontrollieren können. Ein Haftungsverzicht gehört zu den Dokumenten, die am häufigsten auf diese Weise veröffentlicht werden.

Webformular: Wie sieht das in der Praxis aus?

Eine Kletterhalle möchte, dass jeder Besucher vor seiner ersten Session einen Haftungsverzicht unterschreibt. Der Hallenleiter erstellt den Verzicht als eSignSimple-Vorlage, veröffentlicht ihn als Webformular und setzt den Link in die Buchungsbestätigung sowie als QR-Code an den Empfang. Besucher öffnen ihn auf dem Handy, geben ihre Daten ein und unterschreiben; jede Einsendung wird zu einem eigenen unterschriebenen PDF mit Audit-Trail.

Welche Begriffe hängen damit zusammen?

• Vorlage: Eine E-Signatur-Vorlage ist ein wiederverwendbares Dokument mit festgelegten Unterzeichnerrollen und Feldern, damit Sie denselben Vertrag immer wieder senden können, ohne ihn neu einzurichten.
• Massenversand: Mit dem Massenversand schicken Sie ein Dokument oder eine Vorlage auf einmal an viele Empfänger, wobei jede Person ihre eigene Kopie erhält und unterschreibt.
• Eingebettete Signatur (Embedded Signing): Bei der eingebetteten Signatur unterschreiben Personen Dokumente direkt in Ihrer eigenen Website oder App, statt einem E-Mail-Link zur Seite des E-Signatur-Anbieters zu folgen.
• E-Signatur-API: Eine E-Signatur-API lässt Software Signaturanfragen programmatisch anlegen, versenden, verfolgen und herunterladen, statt dafür die Web-App zu nutzen.