Ordem de assinatura

O que significa Ordem de assinatura?

A ordem de assinatura, também chamada de ordem de roteamento ou sequência de signatários, define se as pessoas de um documento assinam uma depois da outra ou todas ao mesmo tempo. Na ordem sequencial, o segundo signatário só é convidado quando o primeiro termina; na ordem paralela, todos recebem a solicitação de uma vez e podem assinar em qualquer sequência.

Configurar costuma ser questão de numerar os destinatários. O signatário 1 recebe o e-mail primeiro. Quando ele termina, a plataforma avisa automaticamente o signatário 2, e assim por diante. Algumas ferramentas permitem que várias pessoas dividam uma etapa, de modo que dois sócios fundadores assinem em paralelo antes de o documento seguir para um investidor. Cada passagem fica registrada na trilha de auditoria com data e hora.

Pense em uma pequena agência contratando um prestador de serviços. O prestador deve assinar o contrato primeiro, e depois a diretora da agência assina. Com o roteamento sequencial, a diretora nunca vê uma minuta sem assinatura na caixa de entrada e só assina quando o outro lado já se comprometeu. Já para uma simples ciência de equipe, como cinco funcionários confirmando que leram uma nova política, a assinatura paralela faz mais sentido, porque ninguém precisa esperar ninguém.

Um equívoco é achar que a ordem de assinatura afeta a validade jurídica. Em geral, não afeta: um contrato assinado por todas as partes costuma ser vinculante independentemente de quem assinou primeiro, embora regras internas da empresa ou termos do negócio possam exigir que um lado assine por último. Outro mito é que a ordem sequencial é sempre mais segura. Ela é mais lenta, e uma pessoa que não responde trava todos que vêm depois, por isso os lembretes importam tanto em fluxos sequenciais.

A ordem de assinatura fica nas configurações do envelope e costuma funcionar junto com modelos, em que o roteamento é salvo uma vez e reutilizado em toda cópia do mesmo contrato. Ela também afeta o que cada signatário vê. Em um fluxo sequencial, quem assina depois normalmente já vê as assinaturas anteriores na página, o que pode tranquilizar. Em fluxos paralelos, os signatários podem assinar uma versão com outros campos ainda em branco, e a plataforma junta tudo no arquivo final depois.

Nossa opinião: use a ordem sequencial quando ela refletir uma necessidade real do negócio, como aprovação antes da assinatura ou a outra parte assinando antes de você. Fora isso, a paralela é mais rápida e mais gentil com todos os envolvidos. Montar uma cadeia longa só porque é possível tende a atrasar negócios.

O eSignSimple aceita ordem de assinatura sequencial e paralela. Você pode ativar lembretes automáticos para que um signatário lento não trave a cadeia, salvar o roteamento em um modelo e ver cada etapa na trilha de auditoria e no certificado de conclusão. Os signatários não precisam de conta em nenhum momento. Veja como enviar um documento para assinatura para um passo a passo.

Qual é um exemplo de Ordem de assinatura?

O contrato de trabalho de uma startup precisa que a candidata assine primeiro e o CEO assine depois. No eSignSimple, o fundador adiciona os dois signatários, ativa a ordem de assinatura e coloca a candidata em primeiro lugar. O CEO só recebe o e-mail depois que a candidata assina, então nunca assina uma proposta que não foi aceita, e os lembretes vão para quem estiver na vez.

Quais termos estão relacionados?

• Trilha de auditoria: Registro cronológico de todos os eventos de um documento na plataforma de assinatura, com data, hora, endereço IP e dispositivo de cada ação.
• Envelope: Um envelope é um pacote com um ou mais documentos enviados a um ou mais destinatários para assinatura como uma única transação, com uma trilha de auditoria compartilhada.
• Vias do contrato (counterparts): Vias (counterparts) são cópias idênticas de um contrato assinadas separadamente por partes diferentes que, juntas, formam um único contrato vinculante.
• Envio em massa: O envio em massa permite mandar um documento ou modelo para muitos destinatários de uma vez, com cada pessoa recebendo e assinando a própria cópia.