Rehber · Güncellendi · Yazan: Buğra Sözeri
Gizlilik Sözleşmesi (NDA) E-İmzayla Nasıl İmzalanır?
Gizlilik sözleşmesi (NDA) genellikle yeni bir ilişkideki ilk belgedir: bir sunumdan, deneme çalışmasından, ortaklık görüşmesinden ya da bir müşterinin verilerini göreceğiniz serbest bir projeden önce. Günler değil, dakikalar sürmeli. İşte bir NDA'yı baştan sona elektronik imzaya nasıl göndereceğiniz, karşılıklı ve tek taraflı sözleşme arasında nasıl seçim yapacağınız ve kimse imzalamadan önce kontrol etmeye değer ayrıntılar.
Adım adım
- Karşılıklı mı, tek taraflı mı seçin. Gizli bilgiyi yalnızca bir taraf paylaşıyorsa tek taraflı bir NDA kullanın. İki taraf da paylaşacaksa yükümlülüklerin iki yönlü işlemesi için karşılıklı bir NDA kullanın.
- Bir şablonla başlayın. Ücretsiz gizlilik sözleşmesi şablonumuzu açın ya da kendi sözleşmenizi PDF veya Word dosyası olarak kullanın. Tarafların resmî unvanlarını, amacı, gizli bilginin tanımını ve süreyi doldurun.
- Yükleyin ve imzalayanları ekleyin. eSignSimple'da dosyayı yükleyin ve her imzalayanın adını ve e-posta adresini ekleyin. Karşı tarafın sizden önce imzalamasını istiyorsanız bir imza sırası belirleyin.
- Alanları yerleştirin. Her imzalayan için bir imza ve tarih alanı, NDA'nın istediği yerlerde ad, unvan ve şirket alanları ekleyin. Sık NDA gönderiyorsanız yeniden kullanılabilir bir şablon olarak kaydedin; bkz. şablonlar.
- Gönderin ve takip edin. İmzalama bağlantılarını gönderin. İmzalayanların hesap açması gerekmez. Açılmamış bir e-posta toplantıyı geciktirmesin diye hatırlatmaları açın.
- İmzalı NDA'yı ve sertifikayı indirin. Herkes imzaladığında tüm taraflar son PDF'i alır. Kimin, ne zaman ve nereden imzaladığını kaydeden tamamlanma sertifikasıyla birlikte saklayın.
Karşılıklı mı, tek taraflı NDA mı: hangisine ihtiyacınız var?
Tek taraflı NDA yalnızca bilgiyi açıklayan tarafı korur: ürününü bir yükleniciye gösteren bir girişim ya da bir serbest çalışana müşteri verilerine erişim veren bir şirket gibi. Karşılıklı NDA ise iki tarafı da korur ve her tarafın bir şey açıkladığı ortaklık görüşmelerine, birleşmelere, ortak projelere ve tedarikçi görüşmelerine uyar.
Emin değilseniz karşılıklı NDA'yı kabul ettirmek daha kolaydır, çünkü karşı taraftan sizin kabul etmediğiniz hiçbir şeyi kabul etmesini istemez. Ayrıca bir düzeltme turunu da önler. Bilgi gerçekten tek yönlü akıyorsa tek taraflı NDA daha basittir ve neyin korunduğu konusunda daha dürüsttür.
NDA göndermeden önce neleri kontrol etmelisiniz?
Taraflar: ticari isimler değil, tüzel kişilerin resmî unvanları ve her şirket adına kimin imzalayacağı. Amaç: bilginin neden paylaşıldığına dair net bir cümle; bilginin nasıl kullanılabileceğini bu sınırlar. Tanım: neyin gizli sayıldığı ve standart istisnalar (zaten kamuya açık, zaten bilinen, bağımsız olarak geliştirilen, başkasından hukuka uygun biçimde alınan). Süre: yükümlülüğün ne kadar süreceği (çoğu zaman iki ila beş yıl) ve ticari sırların daha uzun korunup korunmadığı. İade veya imha: görüşmeler bittiğinde materyallere ne olacağı. Uygulanacak hukuk: hangi ülkenin ya da eyaletin hukukunun uygulanacağı.
Birinin kendi alanında çalışmasını yasaklayan maddelerden kaçının; bunlar yerel kuralların katı olduğu ayrı bir rekabet yasağı sözleşmesine aittir. Olağan dışı ya da yüksek değerli her şey için şablonu bir avukata inceletin.
Elektronik olarak imzalanan bir NDA uygulanabilir mi?
ABD, Birleşik Krallık ve AB'de NDA'lar olağan ticari sözleşmelerdir ve basit bir elektronik imza genellikle yeterlidir. E-imzalı bir NDA'ya güvenmeyi kolaylaştıran şey kanıttır: zaman damgaları, e-posta adresleri ve IP adresleri içeren denetim kaydı ve kilitli bir son dosya. Elektronik imza hukuken geçerli mi rehberimiz hukuku, geçerlilik sayfaları ise belirli ülkeleri ele alıyor.
NDA'yı e-imzalarken sık yapılan hatalar
NDA'yı gizli görüşmeden önce değil, sonra göndermek. Karşı tarafın Word dosyasını düzenlemesine izin verip sandığınızdan farklı bir sürümü imzalamasına yol açmak: son hâli PDF olarak gönderin ya da göndermeden önce değişiklikleri inceleyin. Karşı imzayı unutmak, böylece yalnızca bir tarafın imzalamış olması. Yetkili kişi yerine genel bir gelen kutusuna göndermek. Ve sertifikayı saklamamak: altı ay sonra e-posta yazışması kaybolmuştur ve PDF tek başına hikâyenin yarısını anlatır.
Bir şirketten birkaç kişinin imzalaması gerekiyorsa belgeyi birden fazla kişiye imzalatma rehberini izleyin. Çok sayıda ziyaretçiden ya da etkinlik katılımcısından NDA almanız gerekiyorsa her birine ayrı göndermek yerine bir web formu daha iyi çalışır; bkz. online formla imza toplama.
Bizim görüşümüz
Bizim görüşümüz: NDA hukuki olduğu kadar bir nezaket belgesidir; karşı tarafın bilgisini ciddiye aldığınızı gösterir. O yüzden imzalanmasını zahmetsiz hâle getirin. Gerçek bir neden yoksa kısa, karşılıklı bir şablon kullanın, toplantı ayarlandığı anda gönderin ve karşı tarafın hesap açmadan telefonundan imzalamasına izin verin. NDA'nızı bir kez şablon olarak kaydedin; sonraki her biri bir dakikadan kısa sürer. Ve unutmayın, NDA ancak imzalandığını gösterebiliyorsanız işe yarar: tamamlanma sertifikasını PDF'le birlikte saklayın.
Sık sorulan sorular
NDA'yı online olarak ücretsiz imzalayabilir miyim?
Evet. eSignSimple'ın ücretsiz planı, her birinde denetim kaydıyla ayda 5 belgeyi karşılar. Size gönderilen bir NDA'yı imzalamak için ücretsiz PDF imzalama aracımız yeterli.
NDA'yı iki tarafın da imzalaması gerekir mi?
Karşılıklı NDA'da evet. Tek taraflı NDA'da bilgiyi alan taraf imzalamalıdır; bilgiyi açıklayan tarafın da imzalaması iyi bir uygulamadır ve şüpheleri önler.
Karşı tarafın eSignSimple hesabı olması gerekir mi?
Hayır. İmzalayanlar e-postalarındaki bağlantıyı açar ve tarayıcıda imzalar.
Bir NDA ne kadar sürmeli?
Birçok ticari NDA iki ila beş yıl öngörür, ticari sırlar için daha uzun koruma sağlar. Bilgiye uygun olanı seçin.
Aynı NDA'yı her yeni kişi için yeniden kullanabilir miyim?
Evet. Alanları yerinde olan bir şablon olarak kaydedin, sonra yalnızca adları ve e-posta adreslerini değiştirerek gönderin.
Bir sonraki belgenizi bugün imzalatın.
Ayda 5 ücretsiz belgeyle başlayın. Kredi kartı gerekmez.