Guida · Aggiornato · Di Buğra Sözeri
Come firmare un NDA online
Un accordo di riservatezza (NDA) è di solito il primo documento di un nuovo rapporto: prima di una presentazione, di un periodo di prova, di una trattativa di partnership o di un progetto in cui vedrai i dati di un cliente. Dovrebbe richiedere minuti, non giorni. Ecco come inviare un NDA per la firma elettronica dall'inizio alla fine, come scegliere tra un accordo reciproco e uno unilaterale, e i dettagli da controllare prima che qualcuno firmi.
Passo passo
- Scegli reciproco o unilaterale. Se solo una parte condivide informazioni riservate, usa un NDA unilaterale. Se entrambe condivideranno informazioni, usa un NDA reciproco, così gli obblighi valgono in entrambe le direzioni.
- Parti da un modello. Apri il nostro modello di NDA gratuito, oppure usa il tuo accordo in formato PDF o Word. Inserisci le denominazioni legali delle parti, lo scopo, la definizione di informazioni riservate e la durata.
- Caricalo e aggiungi i firmatari. In eSignSimple carica il file e aggiungi nome ed email di ogni firmatario. Se l'altra parte deve firmare prima della tua controfirma, imposta un ordine di firma.
- Posiziona i campi. Aggiungi un campo firma e un campo data per ogni firmatario, più i campi nome, ruolo e società dove l'NDA li richiede. Salvalo come modello riutilizzabile se invii spesso NDA; vedi modelli.
- Invia e segui. Invia i link di firma. I firmatari non hanno bisogno di un account. Attiva i promemoria, così un'email non aperta non blocca la riunione.
- Scarica l'NDA firmato e il certificato. Quando tutti hanno firmato, ogni parte riceve il PDF finale. Conservalo con il suo certificato di completamento, che registra chi ha firmato, quando e da dove.
NDA reciproco o unilaterale: quale ti serve?
Un NDA unilaterale protegge solo la parte che divulga: una startup che mostra il suo prodotto a un collaboratore, o un'azienda che dà a un freelance l'accesso ai dati dei clienti. Un NDA reciproco protegge entrambe, ed è adatto a trattative di partnership, fusioni, progetti congiunti e discussioni con fornitori in cui ciascuna parte rivela qualcosa.
Nel dubbio, un NDA reciproco è più facile da far accettare, perché non chiede all'altra parte nulla che tu non accetti a tua volta. Evita anche un giro di revisioni. Se le informazioni vanno davvero in una sola direzione, un NDA unilaterale è più semplice e più onesto su ciò che si sta proteggendo.
Cosa controllare prima di inviare un NDA?
Parti: le denominazioni legali, non i nomi commerciali, e chi firma per conto di ciascuna società. Scopo: una frase chiara sul perché le informazioni vengono condivise, dato che ne limita l'uso. Definizione: cosa è considerato riservato, e le esclusioni standard (già pubblico, già noto, sviluppato in modo indipendente, ricevuto lecitamente da terzi). Durata: per quanto tempo vale l'obbligo, spesso da due a cinque anni, e se i segreti commerciali sono protetti più a lungo. Restituzione o distruzione: cosa succede ai materiali quando le trattative finiscono. Legge applicabile: quale legge nazionale o statale si applica.
Evita clausole che vietano a qualcuno di lavorare nel proprio settore; quelle appartengono a un patto di non concorrenza separato, dove le regole locali sono severe. Per qualsiasi cosa insolita o di grande valore, fai rivedere il modello da un avvocato.
Un NDA firmato elettronicamente è valido?
Negli Stati Uniti, nel Regno Unito e nell'UE gli NDA sono normali contratti commerciali, e una firma elettronica semplice è in genere sufficiente. Ciò che rende affidabile un NDA firmato elettronicamente è la prova: l'audit trail con marche temporali, indirizzi email e indirizzi IP, e un file finale bloccato. La guida la firma elettronica ha valore legale? tratta la legge, e le pagine sulla validità legale coprono i singoli paesi.
Errori comuni quando si firma un NDA online
Inviare l'NDA dopo la chiamata riservata invece che prima. Lasciare che l'altra parte modifichi il file Word e firmi una versione diversa da quella che pensi: invia un PDF definitivo, oppure controlla le modifiche prima dell'invio. Dimenticare la controfirma, così ha firmato una sola parte. Inviare a una casella generica invece che alla persona con potere di firma. E non conservare il certificato: sei mesi dopo, il thread di email è sparito e il PDF da solo racconta metà della storia.
Se devono firmare più persone della stessa società, segui come inviare un documento a più firmatari. Se ti servono NDA da molti visitatori o partecipanti a un evento, un modulo web funziona meglio che inviarli uno per uno; leggi come raccogliere firme con un modulo online.
La nostra opinione
Un NDA è un documento di cortesia quanto un documento legale: segnala che prendi sul serio le informazioni dell'altra parte. Quindi rendi la firma semplicissima. Usa un modello breve e reciproco, a meno che non ci sia un vero motivo per non farlo, invialo appena la riunione è fissata e lascia che l'altra parte firmi dal telefono senza creare un account. Salva l'NDA come modello una volta sola e ogni NDA successivo richiederà meno di un minuto. E ricorda che un NDA aiuta solo se puoi dimostrare che è stato firmato: conserva il certificato di completamento insieme al PDF.
Domande frequenti
Posso firmare un NDA online gratis?
Sì. Il piano gratuito di eSignSimple copre 5 documenti al mese, ciascuno con il suo audit trail. Per firmare un NDA che ti hanno mandato basta il nostro strumento gratuito Firma PDF.
Entrambe le parti devono firmare un NDA?
Per un NDA reciproco sì. Per un NDA unilaterale deve firmare la parte che riceve le informazioni; far firmare anche la parte che divulga è una buona pratica ed evita dubbi.
L'altra parte ha bisogno di un account eSignSimple?
No. I firmatari aprono un link dalla loro email e firmano nel browser.
Quanto deve durare un NDA?
Molti NDA commerciali prevedono da due a cinque anni, con una protezione più lunga per i segreti commerciali. Scegli ciò che è adatto alle informazioni.
Posso riutilizzare lo stesso NDA per ogni nuovo contatto?
Sì. Salvalo come modello con i campi già posizionati, poi invialo cambiando solo nomi ed email.
Fai firmare il tuo prossimo documento oggi stesso.
5 documenti gratuiti al mese per iniziare. Nessuna carta di credito richiesta.