Guía · Actualizado · Por Buğra Sözeri
Cómo firmar electrónicamente un NDA
Un acuerdo de confidencialidad (NDA) suele ser el primer documento de una nueva relación: antes de una presentación, un periodo de prueba, una conversación sobre una alianza o un proyecto como autónomo en el que verás datos del cliente. Debería llevar minutos, no días. Aquí tienes cómo enviar un NDA para firma electrónica de principio a fin, cómo elegir entre un acuerdo mutuo y uno unilateral, y los detalles que conviene revisar antes de que nadie firme.
Paso a paso
- Elige mutuo o unilateral. Si solo una parte comparte información confidencial, usa un NDA unilateral. Si ambas van a compartir, usa un NDA mutuo para que las obligaciones vayan en los dos sentidos.
- Parte de una plantilla. Abre nuestra plantilla de NDA gratuita o usa tu propio acuerdo en PDF o Word. Completa los nombres legales de las partes, la finalidad, la definición de información confidencial y la duración.
- Súbelo y añade a los firmantes. En eSignSimple, sube el archivo y añade el nombre y el correo de cada firmante. Si la otra parte debe firmar antes de que tú contrafirmes, establece un orden de firma.
- Coloca los campos. Añade un campo de firma y otro de fecha para cada firmante, además de campos de nombre, cargo y empresa donde el NDA los pida. Guárdalo como plantilla reutilizable si envías NDA a menudo; consulta plantillas.
- Envía y haz seguimiento. Envía los enlaces de firma. Los firmantes no necesitan cuenta. Activa los recordatorios para que un correo sin abrir no retrase la reunión.
- Descarga el NDA firmado y el certificado. Cuando todos hayan firmado, todas las partes reciben el PDF final. Guárdalo con su certificado de finalización, que registra quién firmó, cuándo y desde dónde.
NDA mutuo o unilateral: ¿cuál necesitas?
Un NDA unilateral protege solo a la parte que revela la información: una startup que enseña su producto a un proveedor, o una empresa que da a un autónomo acceso a datos de clientes. Un NDA mutuo protege a ambas partes y encaja en negociaciones de alianzas, fusiones, proyectos conjuntos y conversaciones con proveedores en las que cada lado revela algo.
Si tienes dudas, un NDA mutuo es más fácil de vender, porque no pide a la otra parte aceptar nada que tú no aceptes. También evita una ronda de cambios. Si la información de verdad fluye en un solo sentido, un NDA unilateral es más sencillo y más honesto sobre lo que se protege.
¿Qué deberías revisar antes de enviar un NDA?
Las partes: la denominación legal de las entidades, no los nombres comerciales, y quién firma en nombre de cada empresa. La finalidad: una frase clara sobre por qué se comparte la información, ya que limita cómo puede usarse. La definición: qué se considera confidencial y las exclusiones habituales (ya pública, ya conocida, desarrollada de forma independiente, recibida lícitamente de un tercero). La duración: cuánto dura la obligación, a menudo de dos a cinco años, y si los secretos comerciales se protegen durante más tiempo. La devolución o destrucción: qué pasa con los materiales cuando terminan las conversaciones. La ley aplicable: qué ley del país o del estado se aplica.
Evita cláusulas que prohíban a alguien trabajar en su sector; eso corresponde a un pacto de no competencia aparte, donde las normas locales son estrictas. Para cualquier caso inusual o de mucho valor, pide a un abogado que revise la plantilla.
¿Es exigible un NDA firmado electrónicamente?
En EE. UU., el Reino Unido y la UE, los NDA son contratos mercantiles corrientes, y una firma electrónica simple suele ser suficiente. Lo que hace que un NDA firmado electrónicamente sea fiable es la prueba: el registro de auditoría con marcas de tiempo, direcciones de correo y direcciones IP, y un archivo final bloqueado. Nuestra guía ¿es legal la firma electrónica? explica la ley, y las páginas de validez legal cubren países concretos.
Errores habituales al firmar electrónicamente un NDA
Enviar el NDA después de la llamada confidencial en lugar de antes. Dejar que la otra parte edite el Word y firme una versión distinta de la que crees: envía un PDF final o revisa los cambios antes de enviar. Olvidarte de contrafirmar, de modo que solo ha firmado una parte. Enviarlo a un buzón genérico en lugar de a la persona con poder de firma. Y no guardar el certificado: seis meses después, el hilo de correos ha desaparecido y el PDF por sí solo cuenta la mitad de la historia.
Si tienen que firmar varias personas de una misma empresa, sigue cómo enviar un documento a varios firmantes. Si necesitas NDA de muchos visitantes o asistentes a un evento, un formulario web funciona mejor que enviarlos uno a uno; consulta cómo recoger firmas con un formulario online.
Nuestra opinión
Un NDA es tanto un documento de cortesía como uno legal: demuestra que te tomas en serio la información de la otra parte. Así que haz que firmarlo no cueste nada. Usa una plantilla corta y mutua salvo que haya un motivo real para no hacerlo, envíala en cuanto se cierre la reunión y deja que la otra parte firme desde el móvil sin crear una cuenta. Guarda tu NDA como plantilla una vez, y cada uno de los siguientes te llevará menos de un minuto. Y recuerda que un NDA solo ayuda si puedes demostrar que se firmó: guarda el certificado de finalización junto al PDF.
Preguntas frecuentes
¿Puedo firmar un NDA online gratis?
Sí. El plan gratuito de eSignSimple cubre 5 documentos al mes, con registro de auditoría en cada uno. Para firmar un NDA que te han enviado, basta con nuestra herramienta gratuita Firmar PDF.
¿Tienen que firmar el NDA ambas partes?
En un NDA mutuo, sí. En uno unilateral, debe firmar la parte receptora; que firme también la parte que revela la información es una buena práctica y evita dudas.
¿La otra parte necesita una cuenta de eSignSimple?
No. Los firmantes abren un enlace desde su correo y firman en el navegador.
¿Cuánto debería durar un NDA?
Muchos NDA comerciales fijan de dos a cinco años, con una protección más larga para los secretos comerciales. Elige lo que se ajuste a la información.
¿Puedo reutilizar el mismo NDA para cada nuevo contacto?
Sí. Guárdalo como plantilla con los campos colocados y envíalo cambiando solo los nombres y los correos.
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