署名順序

「署名順序」とは？

署名順序は、ルーティング順序や署名者の順番とも呼ばれ、文書の署名者が1人ずつ順番に署名するか、全員が同時に署名するかを決めるものです。順番に送る場合、2人目の署名者には1人目が署名を終えてから依頼が届きます。同時に送る場合は、全員が一度に依頼を受け取り、どの順番で署名してもかまいません。

設定は、たいてい受信者に番号を振るだけです。署名者1に最初にメールが届き、署名が終わるとサービスが自動的に署名者2に通知し、以降も同じように進みます。複数の人が同じ段階を共有できるツールもあり、たとえば共同創業者2人が同時に署名してから投資家に回す、といったことができます。受け渡しのたびに、タイムスタンプ付きで監査証跡に記録されます。

業務委託先と契約する小さな制作会社を考えてみましょう。まず委託先が契約書に署名し、その後に制作会社の代表者が署名するのが自然です。順番に回せば、代表者の受信箱に未署名の下書きが届くことはなく、相手が確約した後にだけ署名すれば済みます。一方、従業員5人が新しい規程を読んだと確認するような簡単な手続きなら、誰かを待つ必要はないので、同時署名のほうが理にかなっています。

よくある誤解の一つは、署名順序が法的な有効性に影響するというものです。一般にはそうではありません。全当事者が署名した契約は、誰が先に署名したかに関係なく、通常は拘束力を持ちます。ただし、会社の内部規程や取引条件によって、一方が最後に署名することが求められる場合はあります。もう一つの誤解は、順番に回すほうが常に安全だというものです。時間がかかり、反応しない人が1人いるとその後ろの全員が止まります。順番に回す流れでリマインダーがとても重要なのはそのためです。

署名順序はエンベロープの設定の一部であり、テンプレートと組み合わせて使われることもよくあります。テンプレートにルーティングを一度保存すれば、同じ契約書を送るたびに再利用できます。署名順序は、各署名者に見えるものにも影響します。順番に回す場合、後の署名者には先の人の署名がすでにページに入った状態で表示されることが多く、安心材料になります。同時署名では、ほかの欄がまだ空の版に署名することがあり、サービスが後ですべてを最終ファイルにまとめます。

私たちの見解：順番に回すのは、署名前の承認や、相手方に先に署名してもらう場合など、実際の業務上の必要があるときにしましょう。そうでなければ、同時署名のほうが速く、関係者全員にとって負担が少なくなります。できるからという理由で長い順番を組むと、契約の締結が遅れがちです。迷ったら、まず「誰かの署名を待つ理由が本当にあるか」を自問してみてください。

eSignSimple は、順番に署名する方式と同時に署名する方式の両方に対応しています。自動リマインダーを設定すれば署名が遅い人で流れが止まりにくくなり、ルーティングはテンプレートに保存でき、すべての手順を監査証跡と完了証明書で確認できます。署名者はどの段階でもアカウントが不要です。手順は文書を署名依頼として送る方法で詳しく紹介しています。

「署名順序」の具体例

スタートアップの雇用契約書で、候補者が先に署名し、CEO が後から署名する必要があるとします。eSignSimple で創業者は2人の署名者を追加し、署名順序をオンにして候補者を1番目にします。CEO には候補者が署名した後にだけメールが届くので、受諾されていない内定に署名してしまうことはありません。リマインダーは、そのとき順番が回ってきている人に届きます。

関連する用語

• 監査証跡: 署名の過程で文書に起きたすべての出来事（送信、閲覧、署名、完了など）を、日時、IP アドレス、端末とともに記録した履歴。
• エンベロープ（封筒）: エンベロープとは、1通以上の文書を1人以上の受信者に署名依頼として送るための入れ物で、1つの取引として共通の監査証跡を持ちます。
• カウンターパート（分割署名の副本）: カウンターパートとは、各当事者が別々に署名した同一内容の契約書の写しで、それらを合わせて1つの拘束力ある契約となるものです。
• 一括送信: 一括送信とは、1つの文書やテンプレートを多数の受信者に一度に送り、各人がそれぞれ自分用の写しを受け取って署名できる機能です。