一括送信

「一括送信」とは？

一括送信とは、同じ文書を1回の操作で多くの人に送りつつ、受信者ごとに署名用の別々の写しを用意する電子署名の機能です。大量送信やバッチ送信とも呼ばれ、1つの契約書を1人の相手ではなく、数十人から数百人の個人に届けなければならないときのために作られています。

通常はテンプレートから始めます。各受信者の名前、メールアドレス、入社日や部屋番号など個別の値を載せたリスト（多くは CSV）をアップロードします。するとサービスが1行ごとに1つのエンベロープを作り、すべてを送り、それぞれを個別に追跡するので、1人の遅れがほかの人を止めることはありません。

改定した就業規則の確認書を従業員200人に配る人事チームは、典型的な例です。一括送信がなければ、誰かが200通のエンベロープを手作業で作ることになります。一括送信なら、従業員リストを一度アップロードして完了の通知が届くのを見守り、遅れている人にだけ催促すれば済みます。建物全体に家賃の方針に関する通知を送る家主にも、規模は小さくとも同じニーズがあります。

よくある混同は、一括送信と1つの文書に多くの署名者を加えることの違いです。50人が1つのエンベロープに署名する場合、全員が同じ写しに署名し、最後の人が署名を終えたときにだけ完了します。一括送信では50通の別々の文書が作られ、それぞれが独自の監査証跡と完了証明書を持ちます。どちらを選ぶかは、1つの共通の契約が必要なのか、多数の個別の契約が必要なのかによります。

一括送信は、文書のレイアウトをテンプレートに頼り、受信者ごとに1つのエンベロープを作ります。ここではリマインダーがさらに重要です。大人数を手作業で催促するのは、時間がどんどん消えていくところだからです。

一括送信の前に少し準備しておくと、大きな違いが出ます。まず受信者リストを整えましょう。メールアドレスに1つでも誤字があれば、その人には写しが届きません。全員に送る前に少人数でテストし、文書に差し込む個別の値も念入りに確認します。リマインダーを設定しておけば、サービスが遅れている署名者を自動で催促してくれます。送信後は、ステータスの一覧を書き出すか確認して、誰が署名し、誰が辞退し、誰にまだ催促が必要かを把握しましょう。

私たちの見解：一括送信は、人事や不動産管理のチームには必須で、ほとんどのフリーランスや小さな会社にとってはあれば便利という程度の機能です。一度に数人にしか送らないなら、テンプレートとリマインダーでほとんど足ります。大切なのは、送る前のリストの確認と、送った後の追跡です。この2つを押さえておけば、数十人規模の署名集めも数分の作業で済み、誰がまだ署名していないかも一目でわかります。

eSignSimple では一括送信を利用できます。署名者が1人のテンプレートを選び、名前とメールアドレスの行を貼り付けるか2列の CSV をアップロードすれば、1回で最大200人に送れます。各受信者には自分用の写しが届き、写しごとに独自の監査証跡が付きます。

「一括送信」の具体例

学校の人事担当部署が、改定された児童保護方針に職員60人の署名をもらう必要があります。担当者は署名者の役割が1つのテンプレートを作り、職員名簿から名前とメールアドレスを CSV で書き出し、eSignSimple で一括送信を実行します。各職員は自分用の写しを受け取って署名し、担当者はダッシュボードで誰が署名したかを確認しながら、残りの人にはリマインダーが催促します。

関連する用語

• エンベロープ（封筒）: エンベロープとは、1通以上の文書を1人以上の受信者に署名依頼として送るための入れ物で、1つの取引として共通の監査証跡を持ちます。
• テンプレート: 電子署名のテンプレートとは、署名者の役割と入力欄をあらかじめ設定した再利用できる文書で、同じ契約書を設定し直さずに何度でも送れます。
• ウェブフォーム（署名リンク）: 電子署名のウェブフォームとは、公開リンクで開ける入力・署名用のページで、事前に招待されていなくても誰でも文書に記入して署名できるものです。
• 電子署名 API: 電子署名 API とは、ウェブアプリを操作する代わりに、ソフトウェアからプログラムで署名依頼の作成、送信、追跡、ダウンロードを行えるようにするインターフェースです。