Ordre de signature

Que signifie « Ordre de signature » ?

L'ordre de signature, aussi appelé ordre de routage ou circuit de signature, détermine si les personnes concernées par un document signent l'une après l'autre ou toutes en même temps. En mode séquentiel, le deuxième signataire n'est invité qu'une fois que le premier a terminé ; en mode parallèle, tout le monde reçoit la demande en même temps et peut signer dans n'importe quel ordre.

La mise en place consiste généralement à numéroter les destinataires. Le signataire 1 reçoit l'e-mail en premier. Quand il a terminé, la plateforme prévient automatiquement le signataire 2, et ainsi de suite. Certains outils permettent à plusieurs personnes de partager une même étape : deux cofondateurs signent en parallèle avant que le document passe à un investisseur. Chaque passage de relais est inscrit dans la piste d'audit avec un horodatage.

Prenons une petite agence qui fait appel à un prestataire. Le prestataire doit signer le contrat en premier, puis la directrice de l'agence contresigne. Avec un circuit séquentiel, la directrice ne voit jamais arriver de brouillon non signé et ne s'engage qu'une fois que l'autre partie l'a fait. Pour un simple accusé de lecture, par exemple cinq salariés qui confirment avoir lu une nouvelle politique interne, la signature en parallèle est plus logique, car personne n'a besoin d'attendre personne.

Une idée reçue veut que l'ordre de signature influe sur la validité juridique. En général, ce n'est pas le cas : un contrat signé par toutes les parties est habituellement contraignant quel que soit le premier à avoir signé, même si des règles internes ou les termes d'un accord peuvent imposer qu'une partie signe en dernier. Autre mythe : le mode séquentiel serait toujours plus sûr. Il est plus lent, et une seule personne qui ne répond pas bloque toutes celles qui suivent, d'où l'importance des relances dans les circuits séquentiels.

L'ordre de signature fait partie des réglages de l'enveloppe et fonctionne souvent avec les modèles, où le circuit est enregistré une fois puis réutilisé pour chaque exemplaire du même contrat. Il influe aussi sur ce que voit chaque signataire. En séquentiel, les signataires suivants voient en général les signatures précédentes déjà apposées, ce qui peut les rassurer. En parallèle, chacun peut signer une version où les autres champs sont encore vides, et la plateforme fusionne le tout dans le fichier final.

Notre avis : utilisez l'ordre séquentiel lorsqu'il répond à un vrai besoin, comme une validation avant signature ou la signature de la partie adverse avant la vôtre. Sinon, le parallèle est plus rapide et plus agréable pour tout le monde. Imposer une longue chaîne simplement parce que c'est possible ralentit les affaires.

eSignSimple prend en charge l'ordre de signature séquentiel comme parallèle. Vous pouvez ajouter des relances automatiques pour qu'un signataire lent ne bloque pas la chaîne, enregistrer le circuit dans un modèle et retrouver chaque étape dans la piste d'audit et le certificat de signature. Les signataires n'ont besoin d'un compte à aucun moment. Consultez comment envoyer un document à signer pour un pas-à-pas.

« Ordre de signature » : un exemple concret

Le contrat de travail d'une startup doit être signé d'abord par la candidate, puis contresigné par la PDG. Dans eSignSimple, le fondateur ajoute les deux signataires, active l'ordre de signature et place la candidate en premier. La PDG ne reçoit l'e-mail qu'une fois la candidate signataire : elle ne contresigne jamais une offre qui n'a pas été acceptée, et les relances vont à la personne dont c'est le tour.

Quels sont les termes associés ?

• Piste d'audit: Historique horodaté de chaque action sur un document signé électroniquement : envoi, ouverture, signature, avec adresse IP et appareil.
• Enveloppe: Une enveloppe regroupe un ou plusieurs documents envoyés à un ou plusieurs destinataires pour signature, en une seule transaction avec une piste d'audit commune.
• Exemplaire (counterpart): Les exemplaires (counterparts) sont des copies identiques d'un contrat signées séparément par différentes parties et qui, ensemble, forment un seul contrat.
• Envoi groupé: L'envoi groupé permet d'envoyer un document ou un modèle à de nombreux destinataires d'un coup, chacun recevant et signant son propre exemplaire.