Ordine di firma

Cosa significa «Ordine di firma»?

L'ordine di firma, detto anche ordine di instradamento o sequenza dei firmatari, stabilisce se le persone coinvolte in un documento firmano una dopo l'altra o tutte nello stesso momento. Con l'ordine sequenziale, il secondo firmatario viene invitato solo quando il primo ha finito; con l'ordine parallelo, tutti ricevono la richiesta insieme e possono firmare in qualsiasi sequenza.

Impostarlo di solito significa numerare i destinatari. Il firmatario 1 riceve l'email per primo. Quando ha finito, la piattaforma avvisa automaticamente il firmatario 2, e così via. Alcuni strumenti permettono a più persone di condividere uno stesso passaggio, così due cofondatori possono firmare in parallelo prima che il documento passi a un investitore. Ogni passaggio di mano viene registrato nell'audit trail con data e ora.

Pensiamo a una piccola agenzia che incarica un collaboratore esterno. Il collaboratore dovrebbe firmare per primo, poi controfirma il direttore dell'agenzia. Con l'instradamento sequenziale, il direttore non si ritrova mai una bozza non firmata nella casella di posta e firma solo quando l'altra parte si è impegnata. Per una semplice presa visione interna, come cinque dipendenti che confermano di aver letto una nuova policy, la firma in parallelo ha più senso perché nessuno deve aspettare nessun altro.

Un equivoco è che l'ordine di firma incida sulla validità giuridica. In genere non è così: un contratto firmato da tutte le parti di solito è vincolante indipendentemente da chi ha firmato per primo, anche se regole aziendali o condizioni dell'accordo possono richiedere che una parte firmi per ultima. Un altro mito è che l'ordine sequenziale sia sempre più sicuro. È più lento, e una persona che non risponde blocca tutti quelli dopo di lei: per questo i promemoria contano così tanto nei flussi sequenziali.

L'ordine di firma fa parte delle impostazioni della busta e spesso lavora insieme ai modelli, dove l'instradamento viene salvato una volta e riutilizzato per ogni copia dello stesso accordo. Incide anche su ciò che vede ciascun firmatario. In un flusso sequenziale, chi firma dopo di solito vede già le firme precedenti sulla pagina, il che può rassicurarlo. Nei flussi paralleli, i firmatari possono firmare una versione in cui altri campi sono ancora vuoti, e la piattaforma unisce tutto nel file finale in un secondo momento.

Il nostro parere: usa l'ordine sequenziale quando riflette un'esigenza reale, come un'approvazione prima della firma o la controparte che firma prima di te. Altrimenti il parallelo è più veloce e più gentile con tutti. Impostare per abitudine una lunga catena solo perché si può tende a rallentare gli accordi.

eSignSimple supporta sia l'ordine di firma sequenziale sia quello parallelo. Puoi aggiungere promemoria automatici perché un firmatario lento non blocchi la catena, salvare l'instradamento in un modello e vedere ogni passaggio nell'audit trail e nel certificato di firma. I firmatari non hanno mai bisogno di un account. Vedi come inviare un documento da firmare per una guida passo passo.

«Ordine di firma»: un esempio concreto

Il contratto di lavoro di una startup richiede che il candidato firmi per primo e che l'amministratrice delegata controfirmi. In eSignSimple il fondatore aggiunge entrambi i firmatari, attiva l'ordine di firma e mette il candidato al primo posto. L'amministratrice riceve l'email solo dopo la firma del candidato, così non controfirma mai un'offerta non accettata, e i promemoria vanno a chi è di turno.

Quali sono i termini correlati?

• Audit trail: Cronologia con data e ora di ogni azione su un documento firmato elettronicamente: invio, apertura, firma, con indirizzo IP e dispositivo.
• Busta (envelope): Una busta è un contenitore di uno o più documenti inviati a uno o più destinatari per la firma come un'unica transazione, con un solo audit trail condiviso.
• Esemplari (counterparts): Gli esemplari (counterparts) sono copie identiche di un accordo firmate separatamente da parti diverse che insieme formano un unico contratto vincolante.
• Invio massivo: L'invio massivo permette di inviare un documento o un modello a molti destinatari in una volta, e ciascuno riceve e firma la propria copia individuale.