ترتيب التوقيع

ماذا يعني «ترتيب التوقيع»؟

ترتيب التوقيع، ويُسمى أيضًا ترتيب التوجيه أو تسلسل الموقّعين، يحدد ما إذا كان الأشخاص على المستند يوقّعون واحدًا بعد الآخر أم جميعًا في الوقت نفسه. في الترتيب المتتابع، لا يُدعى الموقّع الثاني إلا بعد أن ينتهي الأول؛ وفي الترتيب المتوازي، يتلقى الجميع الطلب في وقت واحد ويمكنهم التوقيع بأي تسلسل.

يكفي عادةً ترقيم المستلمين لإعداده. يتلقى الموقّع رقم 1 الرسالة أولًا. وعندما ينتهي، تُبلغ المنصة الموقّع رقم 2 تلقائيًا، وهكذا. وتسمح بعض الأدوات لعدة أشخاص بمشاركة خطوة واحدة، فيوقّع شريكان مؤسسان بالتوازي قبل أن ينتقل المستند إلى المستثمر. وكل انتقال يُسجَّل في سجل التدقيق مع توقيته.

تخيّل وكالة صغيرة تتعاقد مع متعاقد مستقل. ينبغي أن يوقّع المتعاقد الاتفاقية أولًا، ثم يوقّع مدير الوكالة توقيعًا مقابلًا. مع التوجيه المتتابع، لا يرى المدير مسودة غير موقّعة في بريده، ولا يوقّع إلا بعد أن يلتزم الطرف الآخر. أما في إقرار بسيط داخل فريق، كأن يؤكد خمسة موظفين قراءتهم سياسة جديدة، فالتوقيع المتوازي أنسب لأن أحدًا لا يحتاج إلى انتظار غيره.

من المفاهيم الخاطئة أن ترتيب التوقيع يؤثر في الصحة القانونية. عمومًا لا يؤثر: فالعقد الذي وقّعه جميع الأطراف ملزم عادةً بصرف النظر عمن وقّع أولًا، وإن كانت بعض قواعد الشركات أو شروط الصفقة قد تشترط أن يوقّع طرف معيّن أخيرًا. ومن الخرافات أيضًا أن الترتيب المتتابع أكثر أمانًا دائمًا. فهو أبطأ، وشخص واحد لا يستجيب يعطّل كل من بعده، ولهذا تكتسب التذكيرات أهمية كبيرة في المسارات المتتابعة.

يقع ترتيب التوقيع ضمن إعدادات الظرف، وكثيرًا ما يعمل مع القوالب، حيث يُحفظ التوجيه مرة واحدة ويُعاد استخدامه لكل نسخة من الاتفاقية نفسها. كما يؤثر فيما يراه كل موقّع. ففي المسار المتتابع، يرى الموقّعون اللاحقون عادةً التوقيعات السابقة على الصفحة، مما قد يطمئنهم. وفي المسارات المتوازية، قد يوقّع الموقّعون نسخة ما زالت فيها حقول الآخرين فارغة، ثم تدمج المنصة كل شيء في الملف النهائي.

رأينا: استخدم الترتيب المتتابع عندما يعكس حاجة عمل حقيقية، كالموافقة قبل التوقيع أو أن يوقّع الطرف الآخر قبلك. وفي غير ذلك، فالتوقيع المتوازي أسرع وأرفق بالجميع. أما اعتماد سلسلة طويلة لمجرد أن الأداة تسمح بذلك فيبطئ الصفقات غالبًا.

يدعم eSignSimple ترتيب التوقيع المتتابع والمتوازي. يمكنك إضافة تذكيرات تلقائية حتى لا يعطّل موقّع بطيء السلسلة، وحفظ التوجيه في قالب، ورؤية كل خطوة في سجل التدقيق وشهادة إتمام التوقيع. ولا يحتاج الموقّعون إلى حساب في أي مرحلة. راجع طريقة إرسال مستند للتوقيع للاطلاع على الشرح خطوة بخطوة.

«ترتيب التوقيع»: مثال واقعي

عقد عمل في شركة ناشئة يحتاج إلى أن يوقّعه المرشح أولًا ثم يوقّعه الرئيس التنفيذي توقيعًا مقابلًا. في eSignSimple يضيف المؤسس الموقّعَين، ويفعّل ترتيب التوقيع، ويضع المرشح أولًا. لا تتلقى الرئيسة التنفيذية الرسالة إلا بعد أن يوقّع المرشح، فلا توقّع أبدًا عرضًا لم يُقبل، وتذهب التذكيرات إلى من حان دوره.

ما المصطلحات ذات الصلة؟

• سجل التدقيق: تاريخ مؤرَّخ لكل إجراء على مستند موقّع إلكترونيًا: الإرسال والفتح والتوقيع، مع عنوان IP والجهاز.
• الظرف (Envelope): الظرف حاوية لمستند واحد أو أكثر تُرسل إلى مستلم واحد أو أكثر للتوقيع كمعاملة واحدة لها سجل تدقيق مشترك واحد.
• النسخ المتقابلة (Counterparts): النسخ المتقابلة نسخ متطابقة من اتفاقية يوقّعها أطراف مختلفون كلٌّ على حدة، وتشكّل معًا عقدًا واحدًا ملزمًا.
• الإرسال الجماعي: الإرسال الجماعي يتيح لك إرسال مستند أو قالب واحد إلى مستلمين كثيرين دفعة واحدة، فيتلقى كل شخص نسخته الخاصة ويوقّعها.