エンベロープ（封筒）

「エンベロープ（封筒）」とは？

エンベロープは、署名を依頼するために送り出す「ひとまとまり」のことです。1通以上の文書、受信者のリスト、各人が署名する場所、署名の進め方のルールが含まれます。DocuSign などの電子署名アプリでエンベロープとは何かと疑問に思ったことがあれば、書類を封筒に入れ、宛名を書いて投函することのデジタル版だと考えてください。

一般的なエンベロープの中には、ファイルそのもの、ページ上に配置された署名欄や日付欄、受信者の情報、任意の署名順序、署名者へのメッセージ、リマインダーや有効期限などの設定が入っています。エンベロープは下書き、送信済み、閲覧済み、完了、辞退といったステータスを移り変わり、すべての変更が監査証跡に記録されます。

賃貸契約を更新する不動産管理会社なら、更新契約書と改定した入居規則を1つのエンベロープに入れて送るかもしれません。借主2人が署名し、最後に管理会社が署名します。すべてが一緒に動き、一緒に完了し、1通の完了証明書が作られます。3通の別々のメールと、追いかけるべき3つの別々の履歴が生まれることはありません。

よく混乱が生じるのは料金です。多くのベンダーがエンベロープ単位で課金するため、エンベロープ＝文書1通だと思われがちですが、通常はそうではありません。1つのエンベロープに複数の文書と複数の署名者を入れられます。逆の失敗もあり、ページごとに別々の依頼を送って、そのつながりを失ってしまうことがあります。また、エンベロープは業界用語であって法的な概念ではないことも知っておくとよいでしょう。ESIGN法や UETA はエンベロープについて何も定めていません。

ツールによっては、同じものをリクエスト、パケット、トランザクション、ドキュメントなど別の言葉で呼びます。名前よりも大切なのは、関連するファイル、署名者、記録がまとまったままになっているかどうかです。後で裁判所や監査人に何を示す必要があるかを考えると、判断しやすくなります。文書、関係者、出来事の順序です。よくできたエンベロープは3つすべてを1か所にまとめ、断片ではなく1つの監査証跡を残します。

私たちの見解：エンベロープというたとえは便利ですが、複雑にされすぎています。たいていの人は、PDF を送り、署名する人を選び、明確な記録付きで戻ってきてほしいだけです。エンベロープの設定を説明するのに研修が必要なツールなら、どこかがおかしいのです。

eSignSimple では、PDF か Word 文書をアップロードし、署名者を追加し、必要なら署名順序とリマインダーを設定して送信します。署名者にアカウントは不要です。よく送る文書には再利用できるテンプレートが役立ち、完了した依頼にはすべて監査証跡、完了証明書、/verify で確認できる SHA-256 ハッシュ値が付きます。一括送信（1回あたり最大200人）、公開ウェブフォーム、自社のソフトウェアから依頼を作成できる REST API も利用できます。

「エンベロープ（封筒）」の具体例

小さな不動産会社が、一緒に署名してもらう必要がある購入契約書と重要事項の開示書を買い手に送ります。エンベロープの考え方を採用しているサービスでは、2つのファイルが1つのまとまりとして、1つのステータスと1つの監査証跡を持って送られます。eSignSimple の単位は文書なので、アップロード前に2つの PDF を1つのファイルに結合すれば、一緒に署名され、完了し、ハッシュ値が計算されます。

関連する用語

• 監査証跡: 署名の過程で文書に起きたすべての出来事（送信、閲覧、署名、完了など）を、日時、IP アドレス、端末とともに記録した履歴。
• 署名順序: 署名順序（ルーティング順序）とは、署名者に文書を決まった順番で1人ずつ送るか、全員に同時に送るかを決める設定です。
• テンプレート: 電子署名のテンプレートとは、署名者の役割と入力欄をあらかじめ設定した再利用できる文書で、同じ契約書を設定し直さずに何度でも送れます。
• 一括送信: 一括送信とは、1つの文書やテンプレートを多数の受信者に一度に送り、各人がそれぞれ自分用の写しを受け取って署名できる機能です。