Urutan penandatanganan

Apa arti Urutan penandatanganan?

Urutan penandatanganan, disebut juga routing order atau urutan penanda tangan, menentukan apakah orang-orang pada sebuah dokumen menandatangani satu per satu atau semuanya bersamaan. Dengan urutan berurutan (sekuensial), penanda tangan kedua baru diundang setelah yang pertama selesai; dengan urutan paralel, semua orang menerima permintaan sekaligus dan bisa menandatangani dalam urutan apa pun.

Pengaturannya biasanya cukup dengan memberi nomor pada penerima. Penanda tangan 1 menerima email lebih dulu. Setelah ia selesai, platform otomatis memberi tahu penanda tangan 2, dan seterusnya. Sebagian alat memungkinkan beberapa orang berbagi satu tahap, sehingga dua pendiri bisa menandatangani secara paralel sebelum dokumen diteruskan ke investor. Setiap peralihan dicatat dalam jejak audit beserta cap waktunya.

Bayangkan agensi kecil yang mengontrak seorang pekerja lepas. Pekerja lepas sebaiknya menandatangani perjanjian lebih dulu, lalu direktur agensi menandatangani balik. Dengan urutan berurutan, direktur tidak pernah menerima draf yang belum ditandatangani di kotak masuknya dan baru menandatangani setelah pihak lain berkomitmen. Untuk pernyataan tim yang sederhana, misalnya lima karyawan mengonfirmasi bahwa mereka sudah membaca kebijakan baru, penandatanganan paralel lebih masuk akal karena tidak ada yang perlu menunggu siapa pun.

Salah satu salah kaprah adalah anggapan bahwa urutan penandatanganan memengaruhi keabsahan hukum. Umumnya tidak: kontrak yang ditandatangani semua pihak biasanya mengikat terlepas dari siapa yang menandatangani duluan, meskipun aturan perusahaan atau ketentuan kesepakatan tertentu bisa mensyaratkan satu pihak menandatangani terakhir. Mitos lainnya adalah urutan berurutan selalu lebih aman. Cara ini lebih lambat, dan satu orang yang tidak merespons akan menahan semua orang di belakangnya, itulah sebabnya pengingat sangat penting dalam alur berurutan.

Urutan penandatanganan berada di dalam pengaturan amplop dan sering dipakai bersama templat, tempat alurnya disimpan sekali lalu dipakai ulang untuk setiap salinan perjanjian yang sama. Urutan ini juga memengaruhi apa yang dilihat tiap penanda tangan. Dalam alur berurutan, penanda tangan berikutnya biasanya sudah melihat tanda tangan sebelumnya di halaman, yang bisa menenangkan mereka. Dalam alur paralel, penanda tangan mungkin menandatangani versi yang kolom lainnya masih kosong, lalu platform menggabungkan semuanya ke file akhir setelahnya.

Pendapat kami: gunakan urutan berurutan jika memang mencerminkan kebutuhan bisnis nyata, seperti persetujuan sebelum tanda tangan atau pihak lawan menandatangani sebelum Anda. Selain itu, paralel lebih cepat dan lebih bersahabat bagi semua pihak. Memakai rantai panjang hanya karena bisa cenderung memperlambat kesepakatan.

eSignSimple mendukung urutan penandatanganan berurutan maupun paralel. Anda bisa menambahkan pengingat otomatis agar penanda tangan yang lambat tidak menghentikan rantai, menyimpan alurnya dalam templat, dan melihat setiap langkah di jejak audit serta sertifikat penyelesaian. Penanda tangan tidak perlu akun kapan pun. Lihat cara mengirim dokumen untuk ditandatangani untuk panduan langkah demi langkah.

Urutan penandatanganan: contoh nyata

Kontrak kerja sebuah startup mengharuskan kandidat menandatangani lebih dulu dan CEO menandatangani balik. Di eSignSimple, pendiri menambahkan kedua penanda tangan, mengaktifkan urutan penandatanganan, dan menempatkan kandidat di urutan pertama. CEO baru menerima email setelah kandidat menandatangani, sehingga ia tidak pernah menandatangani balik tawaran yang belum diterima, dan pengingat dikirim kepada siapa pun yang sedang mendapat giliran.

Istilah apa saja yang terkait?

• Jejak audit (audit trail): Riwayat bercap waktu dari setiap tindakan pada dokumen yang ditandatangani secara elektronik: pengiriman, pembukaan, tanda tangan, dengan IP dan perangkat.
• Amplop (envelope): Amplop adalah wadah untuk satu atau beberapa dokumen yang dikirim kepada satu atau beberapa penerima untuk ditandatangani sebagai satu transaksi dengan satu jejak audit bersama.
• Counterpart (rangkap perjanjian): Counterpart adalah salinan identik suatu perjanjian yang ditandatangani terpisah oleh pihak yang berbeda dan bersama-sama membentuk satu kontrak yang mengikat.
• Kirim massal (bulk send): Kirim massal memungkinkan Anda mengirim satu dokumen atau templat ke banyak penerima sekaligus, dan setiap orang menerima serta menandatangani salinannya sendiri.