人事・労務向けの電子署名 · 更新日
人事・労務チームのための電子署名
人事チームは同じ書類を何度も送ります。内定通知書、雇用契約書、NDA、社内規程の確認書、退職関係の書類などです。
eSignSimpleなら、それぞれを再利用できるテンプレートにして数分で送り、完了証明書付きの署名済みコピーを記録として保管できます。
新入社員が最初に署名する書類は、その後の関係全体の印象を決めます。図書館で印刷しなければならないPDFではなく、スマートフォンにすっきりした署名リンクとして届く内定通知は、「この会社はきちんとしている」と候補者に伝えます。
私たちの考え：中小企業の人事チームにとって、電子署名を給与計算や人事評価とセットにした人事システムは多くの場合、機能過多です。本当に必要なのが、内定、契約、規程の確認を、説明のつく記録とともに署名してもらうことなら、テンプレートと監査証跡を備えたシンプルなツールのほうが安く、導入も簡単です。
人事・労務の書類仕事を遅くしているものは？
入社手続きが遅い
候補者は、競合する内定が届く前に、その日のうちにスマートフォンで内定を承諾できます。ここでのスピードは見栄えのための数字ではありません。口頭での内定から署名済みの承諾までの数日間こそ、候補者が他社の面接を続ける期間だからです。
繰り返しの書類作業
テンプレートで再入力が不要になり、一括送信を使えば社内規程の改定を最大200人の従業員に一度に届けられ、各自が自分のコピーに署名します。職種、給与、入社日などのプレースホルダーを使えば、人事は採用ごとに変わる部分だけを入力すれば済みます。
記録の保管
署名済みの書類にはすべて監査証跡が付き、従業員ファイルと一緒に保管できます。後になって従業員が「規程に同意した覚えはない」と言っても、監査証跡にはリンクがいつ開かれ、いつ、どのデバイスで署名されたかが残っています。
人事・労務では eSignSimple でどんな文書に署名しますか？
| 文書 | 署名する人 | eSignSimple での扱い |
|---|---|---|
| 内定通知書 | 候補者、採用担当マネージャー | 内定通知書テンプレートを使います。候補者がスマートフォンで署名し、その後マネージャーが署名します。 |
| 雇用契約書 | 従業員、会社の署名権者 | 職種ごとに雇用契約書を1つ保存し、名前、給与、入社日だけを入力します。 |
| 規程の確認書 | 全従業員 | 署名者1名のテンプレートを最大200人に一括送信します。各自が自分のコピーと監査証跡を受け取ります。 |
| NDA・引き抜き禁止契約 | 従業員または業務委託先、会社 | NDAを署名順序付きで送り、会社が最後に署名するようにします。 |
| 退職合意書 | 退職する従業員、会社 | 退職合意書を送り、リマインダーの前に法定の検討期間があれば必ず守ります。 |
人事・労務で電子署名できる文書は？
- 内定通知書
- 雇用契約書
- NDA（秘密保持契約）
- 競業避止・引き抜き禁止契約
- インターンシップ契約
- 退職届・解雇通知書
- 退職合意書（退職金に関する合意）
人事・労務で電子署名を最大限に活用するには？
- よくある職種ごとにテンプレートを作り、使い回しましょう。
- 競業避止条項の有効性は州や国によって大きく異なります。弁護士に確認してもらってください。
- 退職合意書には法律で定められた検討期間がある場合があります。リマインダーを送る前にそれを守ってください。
- 書類の種類ごとにテンプレートを1つにし、規程が変わったら版を管理すれば、誰がどの文言に署名したかが常にわかります。
- 規程の確認書は明確な期限を付けて送り、フォローアップはリマインダーに自動で任せましょう。
- 私たちの考え：署名依頼を相手にプレッシャーをかける手段にしないでください。特に競業避止などの制限条項や権利放棄については、候補者や退職者に読む時間を与えてください。急がされた署名こそ、後で争われるものだからです。
- 新しい就業規則を展開するなら、一括送信の仕組みを読んでから、新入社員向けに内定通知書と雇用契約書のテンプレートから始めましょう。
特定の文書で電子署名に頼る前に、事業を行う場所のルールを確認してください。日本の電子署名の法律、アメリカ、その他の国の解説と、署名済み文書の保存と保護の仕組みをご覧ください。
人事・労務向けテンプレート
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よくある質問
これらの書類に電子署名は法的に有効ですか？
ほとんどの場合、有効です。シンプルな電子署名は、米国のESIGN法やUETA（統一電子取引法）、EUのeIDAS規則で認められています。ただし、遺言書や一部の裁判所・不動産関連の提出書類などは、法域によって手書きの署名（ウェットインク）、証人、公証が必要になる場合があります。
同じ規程を全従業員に送れますか？
はい。署名者1名のテンプレートで一括送信を使います。名前とメールアドレスを貼り付けるかCSVをアップロードすれば、1回の送信で最大200人に送れ、各従業員が自分のコピーに署名します。
従業員にアカウントは必要ですか？
いいえ。従業員は安全なリンクから署名します。
人事の雇用関係書類を電子署名で交わすのは合法ですか？
内定通知書、雇用契約書、NDA、規程の確認書は、米国、英国、EUでは一般にシンプルな電子署名で有効です。国によっては特定の条項や書類に追加の形式要件があるため、各国の法的有効性のページでご自身の国を確認し、制限条項については労働法の専門家に相談してください。
eSignSimpleをForm I-9に使えますか？
おすすめしません。米国のForm I-9には、雇用主による書類確認を含め、電子的な記入と保管について独自の連邦規則があります。I-9にはI-9専用またはE-Verifyの手続きを使い、自社の人事書類にeSignSimpleをお使いください。