insan kaynakları için e-imza · Güncellendi
İK ve insan yönetimi ekipleri için e-imza
İK ekipleri aynı belgeleri tekrar tekrar gönderir: iş teklif mektupları, iş sözleşmeleri, gizlilik sözleşmeleri, politika onayları ve işten ayrılış evrakı.
eSignSimple ile her birini tekrar kullanılabilir bir şablona dönüştürür, dakikalar içinde gönderir ve kayıtlarınız için tamamlanma sertifikalı imzalı bir kopya saklarsınız.
Yeni bir çalışanın imzaladığı ilk belge, tüm ilişkinin tonunu belirler. Bir kütüphanede yazdırması gereken bir PDF yerine telefonuna temiz bir imza bağlantısı olarak gelen teklif, adaya şirketinizin işini bildiğini gösterir.
Bizim görüşümüz: küçük ve orta ölçekli şirketlerin İK ekipleri, e-imzayı bordro ve performans değerlendirmeleriyle paketleyen İK yazılımlarında genellikle ihtiyaçlarından fazlasına para öder. Asıl ihtiyacınız tekliflerin, sözleşmelerin ve politika onaylarının savunulabilir bir kayıtla imzalanmasıysa, şablonları ve denetim kaydı olan odaklı bir araç daha ucuzdur ve kurulması daha kolaydır.
insan kaynakları alanında evrak işlerini ne yavaşlatıyor?
Yavaş işe alım
Adaylar bir teklifi, rakip bir teklif gelmeden aynı gün telefonlarından kabul edebilir. Buradaki hız bir gösteriş metriği değildir: sözlü teklif ile imzalı teklif arasındaki günler, adayların başka yerlerde mülakata devam ettiği günlerdir.
Tekrarlayan evrak
Şablonlar yeniden yazmayı ortadan kaldırır; toplu gönderim ise bir politika güncellemesini her biri kendi kopyasını alacak şekilde aynı anda 200 çalışana kadar ulaştırır. Pozisyon, maaş ve başlangıç tarihi gibi yer tutucular sayesinde İK yalnızca işe alımlar arasında değişen bilgileri doldurur.
Kayıt tutma
İmzalanan her belge, personel dosyasında saklayabileceğiniz bir denetim kaydı içerir. Bir çalışan daha sonra bir politikayı hiç kabul etmediğini söylerse, denetim kaydı bağlantının ne zaman açılıp imzalandığını ve hangi cihazdan imzalandığını gösterir.
insan kaynakları ekipleri eSignSimple ile hangi belgeleri imzalıyor?
| Belge | Kim imzalar | eSignSimple'da nasıl işler |
|---|---|---|
| İş teklif mektubu | Aday, işe alım yöneticisi | İş teklif mektubu şablonunu kullanın; aday telefonda imzalar, ardından yönetici karşı imza atar. |
| İş sözleşmesi | Çalışan, şirket yetkilisi | Her pozisyon türü için bir iş sözleşmesi kaydedin ve yalnızca adları, maaşı ve başlangıç tarihini doldurun. |
| Politika onayı | Tüm çalışanlar | Tek imzalayanlı bir şablonu 200 kişiye kadar toplu gönderin; herkes kendi kopyasını ve denetim kaydını alır. |
| Gizlilik veya müşteri ayartmama sözleşmesi | Çalışan veya yüklenici, şirket | Gizlilik sözleşmesini şirketin en son imzalayacağı bir imza sırasıyla gönderin. |
| Ayrılık sözleşmesi | Ayrılan çalışan, şirket | Ayrılık sözleşmesini gönderin ve hatırlatmadan önce yasal olarak zorunlu inceleme sürelerine uyun. |
insan kaynakları alanında hangi belgeler elektronik imzalanabilir?
- İş teklif mektupları
- İş sözleşmeleri
- Gizlilik sözleşmeleri (NDA)
- Rekabet yasağı ve müşteri ayartmama sözleşmeleri
- Staj sözleşmeleri
- İstifa ve fesih yazıları
- Ayrılık (tazminat) sözleşmeleri
insan kaynakları alanında e-imzadan en iyi nasıl yararlanılır?
- En sık işe aldığınız pozisyonlar için şablonlar oluşturun ve onları tekrar kullanın.
- Rekabet yasağı hükümlerinin uygulanabilirliği eyalete ve ülkeye göre büyük farklılık gösterir; bunları bir hukukçuya inceletin.
- Ayrılık sözleşmelerinde yasal olarak zorunlu inceleme süreleri olabilir; hatırlatma göndermeden önce bu sürelere uyun.
- Her belge türü için tek bir şablon tutun ve politikalar değiştiğinde sürümlendirin; böylece her kişinin hangi metni imzaladığını her zaman bilirsiniz.
- Politika onaylarını net bir son tarihle gönderin ve takibi otomatik hatırlatmalara bırakın.
- Bizim görüşümüz: imza talebini insanlara baskı yapmak için kullanmayın. Adaylara ve ayrılan çalışanlara, özellikle kısıtlayıcı hükümler ve ibraname niteliğindeki belgeler için okuma zamanı tanıyın; çünkü aceleyle atılan imzalar daha sonra itiraz edilenlerdir.
- Yeni bir çalışan el kitabı mı yayımlıyorsunuz? Toplu gönderimin nasıl çalıştığını okuyun, ardından yeni çalışanlar için iş teklif mektubu ve iş sözleşmesi şablonlarımızla başlayın.
Belirli bir belge için e-imzaya güvenmeden önce çalıştığınız yerdeki kuralları kontrol edin: Türkiye'de e-imza mevzuatı, Avrupa Birliği veya diğer ülkeler sayfalarına bakın ve imzalı belgeleri nasıl sakladığımızı ve koruduğumuzu okuyun.
insan kaynakları için şablonlar
İlgili içerikler
Sık sorulan sorular
E-imzalar bu belgeler için hukuken bağlayıcı mı?
Çoğu durumda evet. Basit elektronik imzalar ABD'de ESIGN Act ve UETA, AB'de ise eIDAS Tüzüğü kapsamında tanınır. Vasiyetnameler ya da bazı mahkeme ve taşınmaz işlemleri gibi belgeler ise yargı bölgesine göre ıslak imza, tanık veya noter onayı gerektirebilir.
Aynı politikayı tüm çalışanlara gönderebilir miyim?
Evet. Tek imzalayanlı bir şablonla toplu gönderimi kullanın: adları ve e-posta adreslerini yapıştırın ya da bir CSV yükleyin; gönderim başına en fazla 200 kişi. Her çalışan kendi kopyasını imzalar.
Çalışanların hesap açması gerekir mi?
Hayır. Çalışanlar güvenli bir bağlantı üzerinden imzalar.
İK'da iş belgelerini e-imzayla imzalamak yasal mı?
İş teklif mektupları, iş sözleşmeleri, gizlilik sözleşmeleri ve politika onayları ABD, Birleşik Krallık ve AB'de genel olarak basit elektronik imzayla geçerlidir. Bazı ülkelerde belirli hükümler veya belgeler için ek şekil şartları vardır; ülkeniz için yasallık sayfalarımıza bakın ve kısıtlayıcı hükümler için bir iş hukuku uzmanına danışın.
eSignSimple'ı Form I-9 için kullanabilir miyim?
Önermiyoruz. ABD'deki Form I-9'un, işverenin belge incelemesi de dahil olmak üzere elektronik doldurma ve saklama için kendi federal kuralları vardır. Bunun için özel bir I-9 veya E-Verify süreci kullanın; eSignSimple'ı kendi İK belgeleriniz için kullanın.
Bir sonraki belgenizi bugün imzalatın.
Ayda 5 ücretsiz belgeyle başlayın. Kredi kartı gerekmez.